Аудит расчетов с подотчетными лицами.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. Вопросами подготовки документов для командирования работников в ООО «Веда» занимается бухгалтер, ответственный за работу с персоналом организации. Основные правила оформления направления работника в командировку по территории РФ изложены в Инструкции N 62. В ее п. 2 сказано, что направление работников в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения. По усмотрению руководителя ООО «Веда» направление рабтника в командировку, наряду с командировочным удостоверением, оформляется приказом. При однодневных командировках командировочное удостоверение не выписывается, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
В таблице 2.7 приведен список документов по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Веда».
Таблица 2.7 - Список документов по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Веда»
№ Шифр документа Краткое название Полное название Краткая характеристика
1 Д001 (Ф. № Т-9) Приказ о направлении в командировку Первичный документ, оформляющийся при направлении работника в командировку
2 Д002 (Ф. № Т-5) Командировочное удостоверение подтверждает время пребывания работника в служебной командировке
3 Д003 (Ф № КО-2) Расходный кассовый ордер Используется как первичный документ для выдачи денег из кассы
4 Д004 (Ф№ КО-1) Приходный кассовый ордер Используется для оформления поступления наличных денег в кассу
5 Д005 (Ф № АО-1) Авансовый отчет
Используется для обобщения данных об израсходованных суммах
6 Д006 (Ж/о № 7) Журнал-ордер № 7 Для учета расчетов с подотчетными суммами
7 Д007 (Журнал по сч. синтет учета) Регистрационный журнал по счетам синтетического учета
8 Д005 (Главная книга) Главная книга Служит регистром, где показывается вступительное сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету
9 Д009 Оборотно-сальдовая ведомость Оборотно-сальдовая ведомость
10 Д010 (Ф. №1, Ф.№5) Бухгалтерский баланс, приложение к бухгалтерскому балансу Составляется на основе данных об остатках по дебету и кредиту синтетических счетов и субсчетов на начало и конец перио¬да, взятых из Главной книги.
Для учета израсходованных денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные и командировочные расходы, в ООО «Веда» применяется унифицированная форма "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. N 55.
В бухгалтерии организации проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета, которые дебетуются на эти суммы. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру (форма N КО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88) в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (форма N КО-2). На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Таким образом, в данной главе особое внимание уделено налоговому учету расчетов с подотчетными лицами, а также проведено сравнение бухгалтерского и налогового учета. Несмотря на то, что эта тема достаточно хорошо изучена и освещена в специальных изданиях, у бухгалтеров часто возникают вопросы по поводу правильного отражения и налогообложения данных операций.
Для улучшения учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Веда» необходимо провести работу по запуску единой сети, которая будет объединять все структурные звенья управления предприятием. И соответственно, изменится программное обеспечение учета.
Для предложения мероприятий по совершенствованию учетной работы в ООО «Веда» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами и по прочим операциям с персоналом. В ООО «Веда» деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Веда» имеет особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств.
6 Проведение аудита в ООО «Веда» и отчет аудитора
На рисунке 3.2 представлены основные этапы аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Веда».


Рис. 3.2. Этапы аудиторской проверки
I этап проверки - ознакомительный: Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить:
- имеются ли приказы об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет;
- соблюдаются ли сроки, на которые выдаются авансы на операционно-хозяйственные расходы.
Далее, на основе полученной информации необходимо заполнить тесты проверки состояния систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета по данному разделу проверки (таблица 3.7) и сформулировать мнение в отношении первоначальной оценки эффективности указанных систем.
Таблица 3.7 - Вопросник аудитора при проверке расчетов с подотчетными лицами
№ Вопрос Вариант ответа Информация или документ, который следует запросить Назначаемая аудиторская процедура Номер вывода
1
Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию
Да Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хознужды
Подотчет 1.1.1.
Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы ООО «Веда» средний. В ООО «Веда» установлен приказом руководителя круг лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды
Нет
2
Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам
Да Журнал-ордер № 7
Подотчет 1.1.2.

Нет В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы
3
Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировки Да Письменные распоряжения руководителя
Подотчет 2.1.2.
Приказы о направлении работников в командировки оформляются.
Нет
4 Облагаются ли подоходным налогом суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия Да Приказ руководителя о . возмещении Подотчет 2.2.1. Суточные, возмещаемые работникам предприятия сверх норм, не облагаются подоходным налогом
Нет
5 Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения Да Подотчет 2.1.5.
6 Имеются ли утвержденные письменным распоряжением руководителя предприятия сметы представительских расходов Да Подотчет 4.1.1. Для целей налогообложения учет командировочных сумм ведется в пределах норм
Нет 6
7 Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения Да Письменные распоряжения руководителя и сметы Подотчет 4.1.2. Сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия
Нет

Из проведенного тестирования следует, что внутренний контроль расчетов с персоналом по прочим операциям и подотчетным лицам, находится в ООО «Веда» на среднем уровне, а система бухгалтерского учета не совсем отвечает требованиям сопоставимости, достоверности, оперативности и полноты. Нет уверенности в том, что все расчетные операции реальны, документированы и отражены в учете. В связи с этим необходимо проверить: подлинность первичных документов, их соответствие требованиям нормативных документов по начислению и выплате заработной платы; наличие подписей должностных лиц, ответственных за учет выполненных работ; нет ли в документах неоговоренных исправлений и подчисток. Рабочий документ по проверке оформления первичных документов приводится в таблице 3.8.

Оглавление

1 Краткая характеристика предприятия: виды деятельности, структура управления 3
2 Учетная политика предприятия 6
3 Динамика технико-экономических показателей ООО «Веда» 9
4 Организация бухгалтерского и налогового учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Веда» 14
5 Оценка системы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Веда» 23
6 Проведение аудита в ООО «Веда» и отчет аудитора 27
Заключение 38
Список литературы 40
Приложения 43

1 Краткая характеристика предприятия: виды деятельности, структура управления
ООО «Веда» создано в соответствии с Федеральным Законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», Гражданским кодексом РФ и иным действующим законодательством.
Исходя из Устава, ООО «Веда» является юридическим лицом по законодательству Российской Федерации. Уставный капитал ООО «Веда» - 100 тыс. руб. В ООО «Веда» есть все условия для стабильной и качественной работы: мощная и современная производственная база, коллектив квалифицированных специалистов, большой опыт работы в данной отрасли. Многопрофильная производственная база позволяет обеспечить изготовление, монтаж и последующие обслуживание оборудования в рамках одного договора.
ООО «Веда» была создана в 1998 году и практически сразу стала одним из основных участников российского рынка ветеринарных препаратов. Успехи в торговле и обслуживании сельхозпроизводителей позволили через непродолжительное время начать реализацию главной задачи создания предприятия, организации собственного производства.
На сегодняшний день ООО «Веда» имеет многолетний опыт в области исследований и производства различных ветеринарных препаратов. Результатом работы стали победы в тендерах по линии Всемирного банка в Казахстане в 1994 году и по заказу Мин-сельхоза РФ в 1998 и 2001 годах. В 2000 году ГК ВИК стала Лауреатом конкурса «1000 лучших предприятий и организаций России XXI века» и является постоянным участником и призером престижных Российских и международных выставок, что свидетельствует о высоком уровне производства ветеринарных препаратов. В арсенале ООО «Веда» 35 дипломов и 18 медалей различных номинаций, основная из которых - за разработку новых, эксклюзивных лекарственных форм.
В номенклатуре представлен широчайший спектр препаратов, позволяющих ветеринарным врачам хозяйств эффективно решить практически любую проблему. Интеллектуальный потенциал компании 7 патентов, все торговые марки защищены. ООО «Веда» располагает так же кормовыми добавками, витаминами. В ассортиментной политике компания придерживается принципа импортозамещения, что позволяет обеспечивать качество, не уступающее зарубежным аналогам, и приемлемую для внутреннего рынка цену.
Свою деятельность компания строит на комплексном подходе к профилактике и лечению заболеваний животных и птицы. Специалисты не просто производят и продают ветеринарные препараты, а ставят своей целью быть в постоянном контакте с потребителями продукции. Они выезжают на птицефабрики и животноводческие комплексы для консультаций и оказания помощи на месте. На базе опыта крупнейших хозяйств разработаны и успешно внедрены программы рационального применения ветеринарных препаратов ООО «Веда» в птицеводстве и свиноводстве, профилактики и лечения паразитозов рогатого скота и другие.
Важное место в деятельности ООО «Веда» отводится сервисной компании ВетМаркет, которая обеспечивает ветклиники, аптеки, питомники и зоомагазины различной зооветеринарной продукцией, включая все ветеринарные препараты отечественного и импортного производств, а так же Веда-турс, занимающейся повышением квалификации сельхозпроизводителей России за рубежом. Регулярно организуются зарубежные поездки для участия в конференциях, симпозиумах, международных выставках. Услугами Веда-турс можно воспользоваться также и для проведения отдыха.
ООО «Веда» неуклонно стремятся максимально соответствовать потребностям своих партнеров и быть ближе к конечному потребителю.


Рис. 2.1. Организационная структура ООО «Веда»

Центральным звеном в структуре управления является директор, назначенный учредителем ООО «Веда» и сам являющийся учредителем предприятия, который действует на основании устава. Директор организует всю работу организации и несет полную ответственность за ее состояние и деятельность. Заместитель директора обеспечивает внедрение достижений технического процесса в управлении, отвечает за состояние охраны труда техники безопасности, организует работу производственных участков. Так как в ООО «Веда» работает более двух бухгалтеров, то бухгалтерская служба оформляться как структурное подразделение и возглавляется главным бухгалтером, который и осуществляет руководство бухгалтерией.
2 Учетная политика предприятия
Учетная политика ООО Веда» определяет избранные способы бухгалтерского учета в организации на предстоящий отчетный период.
В учетной политике ООО «Веда» в частности, в ее Приказе, находят отражение вопросы об ответственности лиц, на которых возложена обязанность по оформлению и своевременной передаче в бухгалтерию качественно составленных первичных документов.
В соответствии с Законом о бухгалтерском учете руководитель несет ответственность:
- за организацию бухгалтерского учета в возглавляемой им организации;
- за соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций.
Так, руководитель организации обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное выполнение всеми структурными подразделениями и службами, работниками организации, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера или бухгалтера, выполняющего его функции в организации, по вопросам оформления и представления для учета необходимых документов и сведений.
Бухгалтерская служба предприятия работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка. Рабочее время сотрудников бухгалтерии не нормировано, в связи с чем они пользуются компенсацией, предусмотренной трудовым законодательством.
Ревизия деятельности бухгалтерии осуществляется ежегодно путем проведения аудиторских проверок.
Основные функции бухгалтеров
Главный бухгалтер руководит разработкой и реализацией мероприятий, направленных на соблюдение государственной и финансовой дисциплины, осуществляет экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления и мобилизации внутрихозяйственных, федеральных конституционных законов, указов Президента Российской Федерации, правовых актов Правительства РФ резервов. Ведет учет оплаты труда, осуществляет учет затрат труда рабочих, исчисление заработной платы работникам, контроль за использованием фонда оплаты труда, учет всех расчетов с работниками предприятия, бюджетом, Фондом социального страхования и другими ведомствами, связанными с оплатой труда. Главный бухгалтер ведет учет основных средств, затрат на производство, Главную книгу, составляет бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности.
В ООО «Веда» на каждого бухгалтера составлена должностная инструкция, утвержденная директором завода.
Должностная инструкция состоит из шести частей:
1. Общие положения;
2. Цель деятельности;
3. Обязанности;
4. Права;
5. Ответственность;
6. Взаимодействие с отделами и подразделениями.
Информационная взаимосвязь изучаемого участка бухгалтерии с другими структурными подразделениями
Взаимоотношения бухгалтерской службы ООО «Веда» с другими подразделениями и их служебные связи разрабатываются руководителем организации и составляют:
- с канцелярией руководителя предприятия (получает копии приказов, распоряжений и служебную коррес¬понденцию по вопросам финансово-хозяйственной деятельности);
- с подразделениями (получает первичные документы по расходованию ТМЦ в производстве, табели учета рабочего времени, наряды и другие документы, служащие основанием для начисления зарплаты и доплат).
Журнально-ордерная форма основана на использовании шахматного принципа регистрации операций и их накапливания за каждый отчетный месяц (выполняется одновременно хронологиче¬ская и систематическая запись). Учетная регистрация заключается в том, что однородные операции записываются в хронологическом порядке в специальных накопительных ведомостях, именуемых журнал-ордерами, по кредитовому признаку. То есть записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом других счетов. Записи производятся непосред¬ственно из первичных документов, а при наличии боль¬шого количества однородных документов - из вспомога¬тельной (разработочной) ведомости (по ее итогам), где эти документы предварительно группируются. Итоги журнал-ордеров являются месячными оборотами соответствующих синтетических счетов, сгруппированные по взаимосвязанным корреспондентским счетам.

1. Трудовой кодекс РФ. от 30.12.2001 г.
2. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть 2. ФЗ от 05.05.200г № 118-ФЗ.
3. О бухгалтерском учете. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ (с изм. и доп. от 23 июля 1998 г., 28 марта, 31 декабря 2002 г., 10 января, 28 мая, 30 июня 2005 г.).
4. Об аудиторской деятельности. Федеральный Закон от 7 августа 2001 года № 119 ФЗ.
5. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. № 34-н. от 29.07.1998г приказ Минфина РФ.
6. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации»: (ПБУ 1/99 приказ МФ РФ от 30.12.99г. № 60н).
7. Положение по бухучету «Бухгалтерская отчетность организаций» (ПБУ 4/99 приказ МФ РФ от 06.07.99г., №43н).
8. Положение по бухгалтерскому учету "Доходы организации" (ПБУ 9/99), утв. Приказом МФ РФ от 06.05.99 г. № 32н (в ред. Приказа МФ РФ от 30.03.2001 г. № 27н).
9. Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утв. Приказом МФ РФ от 06.05.99 г. № ЗЗн (в ред. Приказа МФ РФ от 30.03.2001 г. № 27н).
10. «О коллективных договорах и соглашениях». Закон РФ от 21.12.1995г. № 207-ФЗ.
11. Методические рекомендации по применению гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Налогового кодекса РФ.
12. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н.
13. Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. №105;
14. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. № 49.
15. Авдеев В.Ю. Глава 25 Налогового кодекса РФ. Налоговый и бухгалтерский учет: сходства и различия.- М.: Издательско-консультационная компания «Статус-Квр97», 2005.
16. Агеева Ю.Б., Агеева А.Б. Аудиторская проверка: практическое пособие для аудитора и бухгалтера. - "Бератор-Пресс", 2001 г.
17. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух № 4, 2005.
18. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. М.: «Издательство ПРИОР», 2002.
19. Бакаев А.С. Бухгалтерские термины и определения. «Бухгалтерский учет», 2002.
20. Бакаев А.С. Комментарии к новому плану счетов бухгалтерского учета. М: Информ. агентство «ИПБ-БИНФА», 2001.
21. Богатая И.Н. «Исчисление среднего заработка для оплаты отпусков и пособий по временной нетрудоспособности» Издание 2-ое.- М. «Приор»: 2002.
22. Воробьева Е.В. Заработная плата в 2005 году с учетом требований налоговых органов: Практические рекомендации для бухгалтера. М.: АКДИ «Экономика и жизнь», 2005.
23. Выдача наличных денег под отчет. Порядок и документальное оформление выдачи наличных денег под отчет (С.Н. Cергеева, "Консультант бухгалтера", N 11, ноябрь 2005 г.)
24. Глушков И.Е. «Бухгалтерский учет на современном предприятии». Москва, «КНОРУС», 2002.
25. Загранкомандировки - вопросы оформления, учета и налогообложения (Т.В.Шулепова, "Консультант бухгалтера", N 3, март 2000 г.)
26. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух № 20, 2005.
27. Кожинов В.Я. Методика бухгалтерского учета и составления отчетности по новому Плану счетов. - СПС "ГАРАНТ", 2002 г.
28. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. «Бухгалтерский учет в организациях» М.: Финансы и статистика, 2002.
29. Кондраков Н.П. «Бухгалтерский учет»: Учебное пособие 4-е изд., -М.: ИНФРА-М, 2005.
30. Подотчетные денежные средства: получение, расходование, отчет, возврат и налогообложение (В.Б.Гуккаев, "Консультант бухгалтера", N 5, май 2000 г.)
31. Порядок отражения командировочных расходов в бухгалтерском и налоговом учете (В.Д. Глинистый, "Налоговый вестник", N 8, август 2002 г.)
32. Ройбу А. В. Если утеряны командировочные документы // Бухгалтерский учет № 7, 2005.
33. Составляем авансовый отчет (Е. Капкова, ФПА АКДИ "Экономика и жизнь", выпуск 4, апрель 2002 г.).