Автоматизация рабочего места менеджера по работе с клиентами напримере ООО Все для офиса .

Обзор и анализ предметной области Предметной областью данной работы является автоматизация одного из бизнес-процессов компании «Все для офиса». Компания занимает ведущее место среди торговых организаций города. За более, чем семь лет своего существования в городе Губкине компания зарекомендовала себя как надежного партнера в вопросе выбора и приобретения компьютерной техники для дома и офиса. В ООО «Все для офиса» представлен богатый ассортимент как непосредственно компьютерной техники, так и сопутствующих товаров: фотоаппаратов, кондиционеров, компьютерной мебели, в наличии и под заказ. Компания не большая: в штате всего 18 человек и поэтому структура не очень сложная. В городе Губкин находятся два офиса. В сети Интернет функционирует интернет магазин компании. Рассмотрим теоретические основы функционирования предприятий торговли. Все торговые предприятия можно разделить на три основные группы: это предприятия оптовой торговли, предприятия мелкооптовой торговли и предприятия розничной торговли. Также из теории нам известно, что товар от производителя до потребителя проходит через данные типы предприятий в следующем порядке: производитель – оптовик – мелко оптовое предприятие – розничный продавец – потребитель. Группы предприятий отличаются еще и выполняемыми торговыми операциями. Основные торговые операции включают в себя: контрактацию ; спецификацию ; оплату ; получение . Очевидно, что предприятия оптовой торговли выполняют все четыре операции. Сначала между поставщиком и клиентом заключается долгосрочный договор о сотрудничестве. Затем в течение срока договора клиент заказывает у поставщика определенные товары в определенном количестве и в зависимости от условий поставки оплачивает и получает или получает и оплачивает товар. Для предприятий мелкооптовой торговли операция контрактации как таковая не выполняется. Спецификация и контрактация выполняются одновременно, в момент заключения договора на поставку товара. Для розницы контрактация также не выполняется. Но помимо этого еще и операции спецификации, оплаты и получения могут все вместе или попарно происходить в один и тот же момент времени либо операции спецификации, оплаты и получения разделены во времени. Например, в нашей компании могут быть следующие варианты проведения торговых операций. В случае если Покупатель сначала выбирает товар по образцам, находящимся в торговом зале, затем оплачивает покупку через кассу, после чего получает товар на складе, пункте выдачи или ожидает его доставку, то операции разделены по времени. При торговле через Интернет-магазин потребитель сначала выбирает товар, оформляет заказ, а оплачивает и получает его через несколько дней, когда приедет курьер. Торговля "через прилавок" означает одновременную спецификацию и оплату, а затем уже получение товара. Кроме того все торговые предприятия работают по трем основным торговым процессам: закупка товара, хранение товара, продажа товара (сбыт). Закупка и продажа товара происходят по уже рассмотренной схеме "контрактация - спецификация - оплата - получение". Под хранением товара подразумевается его складской учет, т. е. приходование и списание. При продаже товара менеджеры по продажам сначала принимают от клиентов заявки на товар, проверяют наличие товара на складе в требуемом количестве и его цену, после чего заявка клиента может быть скорректирована. После согласования заявки клиент делает заказ на товар, и товар считается зарезервированным для данного клиента и уже не может быть включен в другой заказ. Оплата заказов осуществляется на условиях предоплаты. На текущий момент компания активно использует программы пакета офисного ПО MS Office: MS Word, MS Excel. При этом в качестве информационных каналов для отправки и получения информации существуют: электронная почта, факс, доставка курьером, обычная почта. Постановка задачи Для автоматизации деятельности компании были предложены следующие бизнес-процессы: закупки, складской учет, продажи и бухгалтерский учет. Однако ключевым процессом для компании «Все для офиса» является процесс продаж, и именно его автоматизация была признана наиболее целесообразной. В процессе проведенной диагностики и анализа имеющихся бизнес-процессов были выработаны следующие требования к итоговой информационной системе: 1. Информационная система должна обеспечивать Выдачу документов на оплату и типового договора на основании внесенной информации о заказах, заранее определимся что в случае если клиентом является физическое лицо, то документы на оплату выписываются, но договор не оформляется, если клиентом является юридическое лицо, то оформляются и документы на оплату и договор; 2. Информационная система должна корректно работать как в локальном режиме, так и в сетевом с возможностью подключения нескольких пользователей; 3. Необходимо по возможности минимизировать затраты на внедрение информационной системы. 4. Информационная система должна обладать простым дружественным интерфейсом. (Отсутствие необходимости специального обучения сотрудников) 5. Информационная система должна иметь подробную инструкцию пользователя.

Оглавление Оглавление 2 РЕФЕРАТ 4 Обзор и анализ предметной области 6 Постановка задачи 8 Выбор методов и средств решения поставленных задач 10 Проектирование и создание программного комплекса 14 Инфологическая схема и ее описание 14 Физическая модель (Даталогическая) БД. 16 Создание базы данных. 20 Таблица 1 Имена 20 Таблица 2 Отчества 21 Таблица 3 Должности 22 Таблица 4 Клиент 22 Таблица 5 Заказ. 23 Таблица 6 Продавец 24 Таблица 7 Товар 25 Таблица 8 ТоварЗаказ. 25 Таблица 9 Реквизиты. 26 Связи 26 Первоначальное заполнение. 30 Создание интерфейса. 30 Формы ввода справочников. 30 Форма «Клиент» 34 Форма комплектации заказов. 37 Главная кнопочная форма. 41 Контрольные запросы 49 Счет на оплату 54 Договор 56 Результат использования. 59 Расчет затрат по созданию БД . 60 Расчет затрат на дополнительную заработную плату 62 Расчет отчислений на социальные нужды 62 Расчет затрат при выполнении работ на персональном компьютере 62 Расчёт накладных расходов 63 Смета затрат на проведение научно-исследовательской работы 63 Заключение. 65 Список литературы. 66 Приложение 1. Фрагмент таблицы Товар. 68 Приложение 2. Заполнение справочных таблиц. 70 Приложение 3. Тестовые данные 72 Приложение 4. Формы «Отчества» и «Должности» 74 Приложение 5. Счет на оплату 75 Приложение 6. Типовой договор 76

Список литературы. 1. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ О персональных данных 2. Автоматизация сбора, обработки и представления информации /Под ред. С.И. Авдюшина. – М.: Машиностроение, 2005. – 95 с. 3. Аносов А Критерии выбора СУБД при создании информационных систем, www.interface.ru 2001 г 4. Аносов А, Критерии выбора СУБД при создании информационных систем, журнал «Открытые системы», №3 2003 5. Баженова Ирина Юрьевна SQL и процедурно-ориентированные языки Интернет-университет информационных технологий - ИНТУИТ.ру 2004 6. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем Интернет-университет информационных технологий - ИНТУИТ.ру, 2008 7. Грекул В.И., Коровкина Н.Л., Богословцев Д.А., Синайская Н.Н. Автоматизация деятельности предприятия розничной торговли с использованием информационной системы Microsoft Dynamics NAV БИНОМ. Лаборатория знаний, Интернет-университет информационных технологий - ИНТУИТ.ру, 2008 8. Грошев Александр Сергеевич Основы работы с базами данных Интернет-университет информационных технологий - ИНТУИТ.ру, 2006 9. Мамаев Е., Шкарина Л. Microsoft SQL Server 2000 для профессионалов. СПб.: Питер, 2001. - 1088 с 10. Милгром П., Робертс Дж Экономика, организация и менеджмент СПб., 1999, Гл. 5 11. Полякова Л.Н.Основы SQL БИНОМ. Лаборатория знаний, Интернет-университет информационных технологий - ИНТУИТ.ру, 2007 12. Прохоров А.Я могу работать в современном офисе. Интернет-университет информационных технологий - ИНТУИТ.ру, 2005 13. Работа в Microsoft Access XP, Интернет-университет информационных технологий - ИНТУИТ.ру, 2006 14. Спиричев Вадим Небольшой субъективный обзор СУБД, встреченных в ОС Linux 2000 г www.cit-forum.com