Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами..

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчет-ному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным по-рядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подот-четным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном по-рядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кас-совому ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производит-ся списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Форма №АО-1 Авансовый отчет предназначена для применения юридическими лицами всех форм собственности (кроме бюджетных учреждений), введена в действие с 1 января 2002года и применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным ли-цам на административно-хозяйственные расходы. Эта форма содержит реквизиты, преду-сматривающие отражение подотчетных сумм, как в рублях, так и в иностранной валюте.
Авансовый отчет документ двусторонний, он заполняется подотчетным лицом и бухгалтером организации. Составляется авансовый отчет в одном экземпляре, причем он может быть заполнен на бумажном или машинном носителе.
Подотчетное лицо на лицевой стороне указывает наименование организации, но-мер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, та-бельный номер (если он есть), профессию (должность), и назначение аванса. Ниже, в ле-вой части лицевой формы авансового отчета, расположена таблица, в которой подотчет-ное лицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время де-нежных средствах, их расходе и остатке.
Лицевая сторона авансового отчета содежит таблицу Бухгалтерская запись, в которую бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета и суммы). Далее проверяется целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправда-тельных документов и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью), ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или пе-рерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.
В самом низу лицевой части авансового отчета новый раздел расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке ука-зываются фамилия, имя и отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых до-кументов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и др.), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается сумма в валюте. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Полностью проверенный отчет утверждает руководитель организации (или упол-номоченное лицо), на лицевой стороне указывается его должность, дата и подпись с рас-шифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету.
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организа-ции по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансово-му отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на осно-вании данных утвержденного авансового отчета.
Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета конкретного подотчетного ица по ранее выданному авансу.
Если у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, вы-дача другой подотчетной суммы не допускается. Подотчетное лицо обязано вернуть в кас-су организации сумму неиспользованного аванса. Передача выданных под отчет налич-ных денег одним лицом другому запрещается. На данное положение бухгалтеру необхо-димо обратить особое внимание.
В соответствии с Планом счетов финансово-хозяйственной деятельности организа-ций, утвержденным приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н, для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам, выданным на хозяйствен-но-операционные и командировочные расходы, предназначен специальный счет 71 Рас-четы с подотчетными лицами.
Счет 71 Расчеты с подотчетными лицами предназначен для обобщения информа-ции о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.
При отражении операций с подотчетными суммами счет 71 дебетуется в коррес-понденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лица-ми суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 Расчеты с подотчетными лицами. Так при приобретении подотчетными лицами за плату у других организаций и лиц оборудовании, требующего монтажа, дебетуется счет 07 Оборудова-ние к установке и кредитуется счет 71.
При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 Вложения во внеоборотные активы в корреспонденции с кредитом счета 71. оплата под-отчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально-производственных запасов, товаров, отражается по дебету счетов 10 Материалы , 11Животные на выра-щивании и откорме, 41 Товары.
Сумма НДС по приобретенным материальным ценностям, оплаченным подотчет-ными лицами, отражается по дебету счета 19 Налог на добавленную стоимость в кор-респонденции с кредитом счета 71.
При использовании организацией для отражения в бухгалтерском учете приобрете-ния (заготовления) материальных ценностей счетов 15 и 16, при оплате подотчетными ли-цами приобретенных ценностей осуществляется запись по дебету счета 15Заготовление и приобретение материальных ценностей в корреспонденции с кредитом счета 71.
Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организа-цией в целом, отражается по дебету счетов 20Основное производство, 23 Вспомога-тельные производства, 25 Общепроизводственные расходы, 26 Общехозяйственные расходы, 44 Расходы на продажу.
Расходы подотчетного лица, связанные с формированием организацией расходов операционного или внереализационного характера, отражаются по дебету счета 91Прочие доходы и расходы в корреспонденции с кредитом счета 71.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отра-жаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 Недостачи и потери от порчи ценностей. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 Недостачи и потери от порчи матери-альных ценностей в дебет счета 70 Расчеты с персоналом по оплате труда (если они могут быть удержаны из зарплаты работника), или 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
По дебету счета 97 Расходы будущих периодов отражаются расходы подотчет-ных лиц, относящиеся к будущим периодам.
Аналитический учет по счету 71 Расчеты с подотчетными лицами ведется в раз-резе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.
Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например на хозяйст-венные расходы, бухгалтер должен сделать запись:
Д 71Расчеты с подотчетными лицами К50Касса - выданные под отчет денеж-ные средства
Счет 71 является аналитическим, следовательно, он дебетуется по конкретной сум-ме.
При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме производится списание израсходованных подотчетных сумм:
Д20 (23,25,26,10,08) К71 - Списаны расходы подотчетного лица
Ели организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного по-ставщиками товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 Налог на добавленную стои-мость по приобретенным ценностям. Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой;
Д 19Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям К 71 - Учте-на сумма НДС по расходам подотчетного лица.
Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается так:
Д 50 К 71 - Остаток неиспользованной суммы возвращен в кассу организации.
Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 Недостачи и потери от порчи ценностей:
Д 94 Недостачи и потери от порчи ценностей К71 - Отражена сумма невозвра-щенного аванса.
В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработ-ной платы работника:
Д70 Расчеты с персоналом по оплате труда К94 Недостачи и потери от порчи ценностей - Удержана задолженность по подотчетным суммам из заработной платы ра-ботника

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Происходящие в последние годы изменения в российском бухгалтерском учете и отчетности в значительной степени касаются учета расчетов. Это связано как с общим реформированием рос-сийского бухгалтерского учета, так и с отдельными его нормами.
Бухгалтеру необходимо четко представлять себе иерархию документов, регулирующих и регламентирующий бухгалтерский учет расчетов. Ее можно представить в виде четырех уровней.
Первый уровень законодательный - представлен Федеральными законами. Второй уровень нормативный - представлен Положениями по бухгалтерском учету. Третий уровень методиче-ский - представлен методическими разъяснениями и указаниями Минфина России по применению ПБУ. Техническим документом этого уровня является также План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвер-жденные приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н. Четвертый уровень - уровень ор-ганизации - представлен организационно-распорядительной и методической документацией по ор-ганизации и ведению бухгалтерского учета расчетов и подготовке бухгалтерской отчетности непо-средственно в коммерческой организации.
Одним из важнейших направлений учета расчетов является бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.
Подотчетные лица физические лица, которым выданы наличные деньги, а также другие ценности, обязанные предоставить отчет об их использовании.
Наличные денежные средства, выдаваемые под отчет на хозяйственные нужды, в том числе на приобретение ГСМ, могут выдаваться только определенному кругу лиц ра-ботникам организации, список которых утверждает руководитель. Значит, в обязательном порядке в организации должен быть издан приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право получить наличные деньги под отчет. Срок, на который могут выдаваться суммы на хозяйственные расходы, законодательно не ограничен, такие сроки организация обязана установить самостоятельно соответствующим приказом.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными команди-ровками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Основанием для выдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя о направлении работника орга-низации в служебную командировку.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается це-левое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на другие цели не допускается.
Получая наличные денежные средства из кассы организации на какие-то опреде-ленные цели, подотчетное лицо в дальнейшем обязано отчитаться по расходованию под-отчетных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть сдан в ус-тановленные сроки.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из команди-ровки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произ-вести окончательный расчет по ним. Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а так же наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы.
Т. е., по истечении установленного срока сотрудник организации, получивший де-нежные средства под отчет, обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет (унифи-цированная форма №АО-1,утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01 августа 2001 г. №55) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчет-ным лицам на административно-хозяйственные расходы, составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Он может составляться на бумажном и машинном носителе информации.
На оборотной стороне данного документа подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдатель-ных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (гра-фа 9).

Список литературы

1. Постановление Госкомстата РФ от 01 августа 2001 г. №55 "Об утверждении унифици-рованной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет"
2. Трудовой Кодекс РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ
3. Налоговый кодекс РФ: часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ.
4. Аудит. Практикум: Учеб. пособие для вузов /В.И. Подольский, Л.Г. Макарова, А.А. Савин, Л.В. Сотникова и др.; Под ред. проф. В.И. Подольского. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2003. - 606 с.
5. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.88 № 62 "О слу-жебных командировках в пределах СССР"
6. Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федера-ции, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".
7. Бакаев А. С. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности органи-зации и инструкция по его применению. М.: Экономика, 2001. - 248с.
8. Бухгалтерский учет: Учебник / А.С. Бакаев, П.С. Безруких, Н.Д. Врублевский и др. / Под ред. П.С. Безруких. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Бухгалтерский учет, 2002. 418 с.
9. Глушков И. Е. Бухгалтерский (налоговый, финансовый, управленческий) учет на современном предприятии: В 2 т. // И. Е. Глушков, Т. В. Киселева. - М.: КноРус, 2004. - 2015 стр.
10. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2005. 717 с.
11. Мазманова Б.Г.Управление оплатой труда: Учебник. - М.: Финансы и статистика. 2005 г. 413 с.
12. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и Инструкции по его применению, утвержденный Приказом Минфина РФ от 31.10.00 г. №94н
13. Приказ Минфина России от 22.07.2003 г. №67-н «О формах бухгалтерской отчетности органи-заций»
14. Постановление Госкомстата РФ от 5 Января 2004 г. № 1 Об утверждении унифициро-ванных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты
15. Приказ Минфина РФ от 2 августа 2004 г. № 64н Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран.