Место секретаря в управленческой структуре организации.

Введение Секретарь, помощник руководителя - это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании. В конце 80-х - начале 90-х годов, с приходом "дикого капитализма" и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое "омоложение" профессии. Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Л.А.Кондрашова: "И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии" . Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность. В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. По мнению Е. Ишутиной, современный секретарь - "Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя" . Е.Скриптунова, М.Рогожин и М.Стенюков указывают на многофункциональность и разностороннюю развитость современного секретаря . Н.В.Воржаева обращает внимание на повышение требований к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества . Практически все авторы (Е.Скриптунова, К.Зельцерман, М.Рогодин, М.Стенюков, Е.Ишутина) отмечают большое значение роли секретаря в эффективной работе руководителя и самой организации в целом. Неоднократно печатались, и вероятно будут печататься ещё не раз, материалы Т.В.Кузнецовой, С.А. Бирюковой, Л.В.Санкиной и др. о высоком месте секретаря в управленческой структуре, требованиях к нему, о должностных инструкциях – главном организационно-правовом документе, определяющем его права, положение в организации, характер работ . За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть "лицом фирмы", то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров. Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря - оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ, как: работа с документами, со средствами связи и посетителями; подготовка и проведение совещаний. Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обонянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее организации. Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от секретаря постоянного повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского труда, делопроизводства. Одним из путей обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных сотрудников как секретари. Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится главным образом к освоению технических навыков - стенография, машинопись и т.п. Вопросы же рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые навыки вырабатываются у секретарей в процессе длительной практической работы методом "проб и ошибок". Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической информации, высоко эффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах создания электронной конторы будущего. Может быть, при таком уровне развития техники уже не имеет существенного значения организационные и психологические аспекты труда служащих, и техника способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководителя и секретаря. Конечно же, нет. Эффективно с помощью современной техники решаются лишь вопросы автоматизации информационных процессов, то есть те, которые наиболее хорошо поддаются формализации. Значительно труднее формализовать процессы и связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь предпринимаются попытки использования достижений современной вычислительной техники. Тем не менее, в управленческой деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых решений. Очень большое влияние на эффективность труда в сфере управления оказывают и психологические аспекты взаимоотношения людей. Предпринимаются попытки перестройки организационной структуры ряда фирм США с использованием подхода к управленческому труду, как к процессу обработки информации. С помощью создания автоматизированных центров обработки информации на ЭВМ пытались добиться сокращения числа служащих и повышения производительности труда в сфере управления. Однако при реализации такого подхода ярко проявились неудобства работы для руководителей высшего и среднего звена при замене личных секретарей централизованной службой подготовки и обработки информации. В результате были вынуждены вернуться к прежним организационным структурам. Вероятно, ключом к решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления. Актуальность данной работы определяется тем, что современное учреждение невозможно представить себе без секретаря. Специалисты этой профессии способствуют улучшению организации труда руководящих работников и повышению его эффективности, являются посредниками между ними и остальными членами организации. Секретарь - это лицо учреждения. В его труде все важно, в нем нет мелочей. Отписка, неряшливо оформленный служебный документ, не по адресу и не вовремя отправленное письмо, забывчивость, небрежность могут принести большой ущерб делу. Возрастание роли руководства предприятием заставляют по-новому взглянуть на обязанности, права, организацию труда и место секретаря в структуре управления Исходя из вышесказанного, цель нашей работы – изучение деятельности секретаря и ее значения в управленческой структуре организации. Задачи: 1. Рассмотреть исторические аспекты становления секретарской профессии. 2. Выявить особенности нормативно-правового регулирования документационного обеспечения управления. 3. Рассмотреть основные функциональные особенности секретаря, определяющие его место в структуре управления предприятием.

Введение 3 1 История развития служб документации и секретарских служб в России 10 1.1 История развития секретарской службы 10 1.2 Нормативные документы по документационному обеспечению управления 13 2 Секретарь в структуре управления современной организацией 18 2.1 Организация рабочего места и рабочего времени секретаря 18 2.2 Работа с посетителями в приемной 22 2.3 Ведение деловых бесед 26 2.4 Организация переговоров, собраний, деловых встреч руководителя 28 2.5 Виртуальный офис 32 Заключение 36 Литература 38

1. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 г. №59-ФЗ. 2. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003. – 17 с. 3. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. - М. ИНФРА-М, 2002. - 326 с. 4. Веселов П.В. Вы - секретарь. М.: Изд-во стандартов, 2003. - 120 с. 5. Воржаева Н.В., Фролова И.М., Епифанцева Н.Л. Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. М.: Попурри, 2007 – 602 с. 6. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО "Бизнес-школа Интел-синтез" 2001 - 324 с. 7. Ишутина Е. Секретарь - доверенное лицо руководителя. М.: Деловая книга, 2005. – 302 с. 8. Рогожин М.Е. Офис-мастер. М.: МЦФЭР, 2007. – 382 с. 9. Селезнева Т.А. Секретарь-референт в структуре управления современной организацией. – М., 2008. – 512 с. 10. Стенюков М.В. Секретарю-референту. Помощник руководителя. М.: А-Приор, 2007. – 256 с. 11. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 304 с. Периодическая литература: 12. Быкова Т.А. Секретарь фирмы (некоторые аспекты зарубежного опыта) // Секретарское дело. – 1996. - №3. 13. Бирюкова С.А., Вялова Л.М. Современные требования к профессии секретаря // Секретарское дело. – 2000. - № 3. 14. Вялова Л.М. Как стать секретарём-профессионалом // Секретарское дело. – 1998. - № 1 15. Кузнецова Т.В. Место и значение секретаря в структуре управления // Секретарское дело. – 1998. - №2. 16. Кузнецова Т.В. Подготовка секретарей-референтов высшей квалификации // Секретарское дело. – 2000. - №3. 17. Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело. – 1999. - №1. 18. Липецкая В. Готовимся к деловой беседе. //Секретарь-референт. - 2004. - №10. - С.78-81. 19. Несмеева А.Ф. Краткий курс корпоративного дарения. // Секретарь-референт. - 2004. - №12. - С. 45-47. 20. Место секретаря-референта в управленческой структуре и его обязанности глазами студентов-первокурсников (факультет документоведения РГГУ) // Секретарское дело. – 2000. - №4. 21. Секретариат: требования к работникам. Обзор рынка труда // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. - №11 - с. 16 - 18. 22. Санкина Л.В. Специальность – секретарь // Секретарское дело. – 1998. - №2. 23. Скриптунова Е., Зельцерман К. Организуем прием посетителей.// Секретарь-референт. - 2006. - №4. - С.35-43. 24. Санкина Л.В. Должностные обязанности секретаря // Секретарское дело. – 1996. - № 3. 25. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретарю-референту // Секретарское дело. – 1997. - № 4. 26. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря структурного подразделения // Секретарское дело. – 1998. - № 1. 27. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя // Секретарское дело. – 1998. - № 2. 28. Холщева Л. А. Организация рабочего места секретаря // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. - № 5 - с. 28 - 31 29. Шатина Н.В. Как получить работу секретаря-референта // Секретарское дело. – 1996. - № 3. 30. Шатина Н.В. Функции секретаря-помощника руководителя // Секретарское дело. – 1997. - № 4. 31. Шатина Н.В. Секретарь и посетители фирмы. //Секретарское дело. - 2000. - №2 - с. 10 - 14. 32. Виртуальный офис. - http://www.livebusiness.ru/