Назначение и основные принципы организации колонтитулов.

Векторные изображения (клипарты) удобны тем, что их не надо предварительно готовить в графическом редакторе. Они прекрасно масштабируются «по месту», при этом не происходит преобразование изображения, так что и качество изображения не ухудшается.
В программе реализован механизм хранения клипартов в виде коллекции, основанный на технологиях баз данных. Сравнительно небольшая, но представительная коллекция клипартов поставляется вместе с программой и устанавливается на компьютере вместе с программой. Желающие могут пополнить свою коллекцию, получив дополнительные клипарты с веб-узла компании Microsoft.
2 Работа с макросом

2.1 Назначение макроса

Макросом называют файл, в котором хранится программа последовательности действий, заданная пользователем. Макрос имеет уникальное имя.
С помощью макросов можно автоматизировать многие типовые технологические этапы при работе с документами, например, макрос, выполняющий последовательность команд по созданию стиля для каждого абзаца документа. После вызова макроса записанная в нем последовательность действий или команд будет в точности воспроизведена
Макрос создают двумя способами:
автоматически в специальном режиме текстового процессора путем записи последовательности действий пользователя;
программированием последовательности команд, подлежащих выполнению.
Макрос может храниться в самом файле документа (например, WinWord). Он может также храниться в специальном стилевом файле как элемент общего окружения документа.
Если при работе с Microsoft Excel для Windows у вас возникла необходимость несколько раз выполнить одну и ту же последовательность действий, то вы можете записать эту последовательность под определенным именем. Записанная под определенным именем последовательность действий называется макросом. Записанный макрос можно вызывать для выполнения из основного меню при помощи кнопки на панели инструментов или на рабочей области, а также комбинации клавиш. Макрос может быть назначен так же графическому объекту.
Макрос записывается на языке Visual Basic for Applications. Текст макроса можно вызывать для редактирования.

2.2 Создание макроса для редактирования нижнего колонтитула

Допустим, нам надо настроить MS Word так, чтобы каждый наш документ программа по умолчанию снабжала актуализируемым нижним колонтитулом следующего вида: имя файла с путем.doc * Стр. n из nn * Распечатано дд.мм.гг в чч:сс. Как это сделать?
Если мы знаете несколько способов, как можно добиться такого результата, укажите их все.
Для того чтобы программа MS Word по умолчанию снабжала каждый документ пользователя актуализируемым нижним колонтитулом, содержащим необходимую информацию, необходимо в первую очередь создать такой колонтитул.
Шаг 1.
1. Открываем документ.
2. Для создания колонтитула идем в меню Вид (View) и выбираем команду Колонтитулы (Header and Footer). Появляется панель Колонтитулы (См. рис. 7).
На этой панели, щелкнув кнопку Верхний/нижний колонтитул (Switch Between Header and Footer), выбираем нужный нам Нижний колонтитул.
3. Из выпадающего меню на панели колонтитулов Вставить автотекст (Insert AutoText) выбираем нужные нам данные и помещаем их в нижнем колонтитуле. При этом в колонтитуле создаются поля, которые автоматически выводят нужную нам информацию. В нашем случае выбираем поля: Полное имя файла (Filename and Path), Стр. из (Page X of Y) и Дата печати (Last printed). Необходимо отметить, что поле Полное имя файла выводит имя файла и весь путь к нему только в том случае, если файл уже сохранен в тот или иной директории или папке. В противном случае, выводится только имя файла.

Оглавление

Введение 3
1 Работа с колонтитулами 4
1.1 Назначение и основные принципы организации колонтитулов 4
1.2 Начало и завершение работы 6
1.3 Элементы колонтитула 7
2 Работа с макросом 13
2.1 Назначение макроса 13
2.3. Создание макроса для редактирования нижнего колонтитула 14
Заключение 19
Список использованной литературы 20

Введение

Обработка текста на компьютере осуществляется с помощью специальных программ, называемых текстовыми процессорами. С их помощью можно ввести и отформатировать текст, исправить ошибки и просмотреть документ перед печатью.
Microsoft Word представляет собой текстовый процессор, который используется для подготовки личной и деловой документации. Помимо стандартных средств, Word включает многие функции настольных издательских систем, а также шаблоны типовых документов (писем, отчетов, бюллетеней, факсов и др.), на основе которых можно легко и быстро создавать документы, имеющие профессиональный вид.
Word позволяет автоматизировать работу пользователя для выполнения отдельных стандартных действий путем использования макрокоманд или программирования на языке Visual Basic for Application.
Данная работа посвящена изучению колонтитулов и макроса в Word.

1. Работа с колонтитулами

1.1 Назначение и основные принципы организации колонтитулов

Наличие колонтитулов или их отсутствие это свойства печатных страниц. То же относится и к содержанию колонтитулов. Формируя колонтитул, мы не формируем содержание документа, а настраиваем свойство печатной страницы.
На колонтитулы возлагаются две задачи: оформительская и информационная. С одной стороны, они украшают страницу, а с другой упрощают работу с документом. В частности, в колонтитулах принято размещать следующие элементы:
номер печатной страницы (колонцифра);
общее количество печатных страниц;
название документа;
название текущего раздела;
сведения об авторе или предприятии;
дата и время создания документа;
имя файла документа и путь доступа к нему;
любые другие текстовые или графические данные, например логотип предприятия и другие элементы корпоративного стиля.
Колонтитулы не обычные текстовые элементы. Строго говоря, их не вводят, а формируют на основе тех данных, которые уже имеются в документе.
Создание колонтитулов отдаленно напоминает визуальное программирование, потому что выполняется похожими приемами.
Колонтитул формируется из отдельных элементов, которые размещаются по зонам. Простейшая модель колонтитулов представлена на рисунке 1. В эту модель входят два колонтитула (верхний и нижний), в каждом из которых располагаются по три зоны: левая, средняя и правая. Логично предположить, что элемент, попадающий в левую зону, выравнивается по левому краю, а в среднюю зону посередине. Соответственно, элементы, которые размещаются в правой зоне, обычно выравнивают по правому краю.


Рисунок 1 Простейшая модель колонтитулов

Дополнительно отметим, что по воле автора документа колонтитулы сопредельных страниц, принадлежащих одному развороту, можно сделать различимыми. То есть колонтитулы левой страницы (четной) и правой (нечетной) могут различаться по составу элементов.
Как правило, в каждой зоне располагают по одному элементу. По одному элементу на зону вполне достаточно, да и то часто остаются неиспользованные зоны.
В качестве элементов колонтитулов можно использовать все, что угодно: стационарный текст, небольшие изображения, но наиболее эффективно применять здесь динамические поля, значения в которые подставляются автоматически. К таковым относятся: поле номера страницы, поле общего количества страниц, поле даты и другие.

1.2 Начало и завершение работы

Как всегда, существует два приема действий: основной и оперативный. Начнем с основного.
Размещение колонтитула на странице рассматривается как операция вставки. Соответственно, инструменты этой операции находятся на вкладке Вставка. Здесь в группе Колонтитулы располагаются три кнопки для первичного создания колонтитулов: верхнего, нижнего и упрощенного, содержащего только номер страницы.
После того как базовый колонтитул будет вставлен с помощью любой из этих кнопок, на инструментальной ленте откроется контекстная вкладка, предназначенная для всех видов работ с колонтитулами. Она называется Работа с колонтитулами -> Конструктор.


Рисунок 2 - Средства работы с колонтитулами

Оперативный прием выполняется еще проще. Двойной щелчок на верхнем поле документа открывает область верхнего колонтитула, а вместе с ней контекстную вкладку Работа с колонтитулами > Конструктор. Аналогично действует двойной щелчок на нижнем поле документа, только в этом случае открывается область не верхнего, а нижнего колонтитула.
Чтобы завершить работу с колонтитулами, щелкните на кнопке Закрыть окно колонтитулов. Если при этом в области колонтитула нет элементов, колонтитул перестает существовать, если же в ней имеются какие-то элементы, область редактирования колонтитулов закрывается и колонтитулы фиксируются на странице.

1.3 Элементы колонтитула

Самый простой колонтитул, какой только можно себе представить, - это колонтитул, содержащий один-единственный элемент - колонцифру. Колонцифра представляется в области колонтитулов динамическим полем. Оно автоматически заполняется и обновляется во время работы с документом. Для вставки колонцифры необходимо выбрать Вставка > Номера страниц.
Microsoft Word 2007 предоставляет широкие возможности по нумерации страниц документа. Помимо обычной числовой нумерации возможна нумерация буквами латинского алфавита (прописными и строчными), римскими цифрами (прописными и строчными), а также комбинированная,объединяющая в колонцифре порядковый номер главы и порядковый номер страницы в данной главе. Для выбора формата страниц необходимо выбрать Вставка > Номера страниц > Формат.
Номер страницы это самый известный и самый распространенный элемент колонтитула. Но это далеко не единственный возможный элемент, существуют и другие. Средства для доступа к ним располагаются в группе Вставить на вкладке Работа с колонтитулами > Конструктор. Этих средств четыре: кнопка для вставки динамического поля даты и времени, раскрывающийся список коллекции экспресс-блоков, средство вставки рисунка из файла и средство вставки рисунков из коллекции клипартов (рис. 4.21).
В свою очередь механизм работы с экспресс-блоками позволяет использовать следующие элементы:поля свойств документа, динамические поля и готовые решения.

Меженный О. А. Microsoft Office Word 2007. СПб.: Питер, 2007. 423с.
2. Свиридова М. Ю. Текстовый редактор Word. СПб.:Питер, 2007. 381с.
3. Симонович С. В. Эффективная работа: MS Word 2007. М.: Вильямс, 2007. 465с.
4. Слетова Л. А. Word 2007. М.: Эком, 2007. 529с.