Проблемы разработки и внедрения безбумажного документооборота в государственном и муниципальном управлении.

Введение Актуальность. Глобальное информационное пространство, Интернет-скорости распространения информации, мобильность населения и капитала предоставляют совершенно новые условия и требования для выравнивания комфортности проживания и ведения бизнеса, международного инвестирования и конкуренции, что является беспрецедентным вызовом в сфере государственного и муниципального управления. Директивные органы государств действуют во взаимосвязанной среде мировой экономики, конкурируя за инвестиционные ресурсы и талантливые кадры. Для сохранения конкурентных преимуществ территорий и обеспечения их экономического роста, формирования единых подходов к оказанию электронных государственных услуг и принятию решений необходимо сокращение разрыва между правительствами стран в применяемых технологиях управления. При этом, несмотря на возможности использования носителей знаний через глобальные сети Интернет, наиболее распространенный доступ к современным моделям управления осуществляется через эпизодические коммуникации во время различного уровня форумов, конференций и встреч. Такое положение не обеспечивает широкого и системного покрытия международного информационного пространства для поиска лучшего опыта и выбора наиболее адекватных инструментов реализации властных полномочий. Особая актуальность этой научно-практической проблемы в приложении к органам исполнительной власти (ОИВ) связана с их спецификой. Характерными чертами ОИВ является монополизм, устойчивое, независимое от профессионализма, финансирование функций, множественность коллективных и индивидуальных интересов, зачастую противоречащих друг другу, политико-деловой цикл активности, высокая сложность объекта управления, неопределенность показателей конечного результата деятельности. Специфические факторы, характерные для системы директивного управления, стимулируют значительный уровень пассивности и инертности к использованию инноваций. У каждого успешного правительства есть свои стратегии и методы преодоления этих ограничений, благодаря которым создается благоприятный инвестиционный климат, поддерживается инициатива и активные творческие процессы в среде государственных и муниципальных служащих. Органы власти должны учитывать решения, которые были уже осуществлены в других регионах и странах с положительным или отрицательным опытом и использовать только лучшие практики и инструменты. Цель работы: проанализировать процесс разработки и внедрения безбумажного документооборота в государственном и муниципальном управлении и предложить пути усовершенствования. Задачи работы: 1. Рассмотреть понятие и принципы организации документооборота. 2. Изучить виды компьютерных систем управления документооборотом в органах управления. 3. Рассмотреть управление документооборотом в государственном и муниципальном управлении. 4. Дать общую характеристику органа управления. 5. Проанализировать состояние документооборота и компьютеризации. 6. Разработать предложения по созданию системы электронного документооборота. 7. Рассчитать эффективность внедрения электронного документооборота. Объект исследования: Многофункциональный центр Центрального района Санкт-Петербурга. Предмет исследования: система документооборота. Практическая значимость работы состоит, прежде всего, в том, что результаты исследования могут быть рекомендованы к использованию их в организации деятельности Многофункциональных центров и других государственных органов управления. Использованы следующие методы исследования: - анализ и синтез; - системный подход; - структурный принцип; - метод группировки; - метод сравнительного анализа.

Введение 3 1. Компьютерные системы управления документооборотом в органах управления 6 1.1. Понятие и принципы организации документооборота 6 1.2. Виды компьютерных систем управления документооборотом в органах управления 12 1.3. Управление документооборотом в государственном и муниципальном управлении 32 2. Анализ состояния документооборота в Многофункциональном центре Центрального р-на СПб 44 2.1 Общая характеристика органа управления 44 2.2. Состояние документооборота и компьютеризации 60 3. Внедрение системы электронного документооборота 66 3.1 Разработка предложений по созданию системы электронного документооборота 66 3.2 Эффективность внедрения электронного документооборота 78 Выводы 82 Список литературы 86

1. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ (с изменениями от 27 июля 2010 г.) 2. «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ 3. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ (с изменениями от 29 июня, 27 июля 2010 г.) 4. «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ 5. «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 № 124-ФЗ 6. Gartner Group: Knowledge Management Scenario: Trends and Directions for 1998-2003, 1999. 7. Андреева, В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная Книга для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей / В.И. Андреева – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2004. – 191 с. 8. Баласанян, В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. – 2009.— №2. – С. 46—48. 9. Баласанян, В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М.,– 2008. – С.22—25. 10. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина // Учеб.-метод. пособие / ВолГУ. – 2008. – 78 с. 11. Билл Гейтс. Бизнес со скоростью мысли. Как добиться успеха в информационную эру. Пер. с англ.: Издательство ЭКСМО-Пресс, 2001, с.480. 12. Билл Гейтс. Дорога в будущее. Пер. с англ.: Изд-во Русская редакция, 1996, с.312 13. Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2008. – №2. – С.27–33. 14. Бобылева, М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. – 2009. – №2. – С. 15–17. 15. Бобылева, М.П. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2007. – №2. – С. 41—43. 16. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательство МЭИ, 2008—49 с. 17. Букович У. Управление знаниями: руководство к действию. Пер. с англ.: - М.: ИНФРА-М, 2010, 503с. 18. Витин, Ю.Г. От документооборота классического – к электронному! / Ю.Г. Витин// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2009. – № 4. – С. 50-55. 19. Вовкотруб, О.В. Документ и информация в век компьютеров и множительной техники / О.В. Вовкотруб // Сборник материалов II Междунар. Научно-практической конференции «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении». – Пенза, – 2007. – С. 3–10. 20. Гаврилова Т. А. Базы знаний интеллектуальных систем. - СПб.: Питер, 2010, 382с. 21. Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2006. – №10 – С. 17–22. 22. Гельман-Виноградов, К.Б. Некоторые вопросы научной трактовки понятия «документ» / К.Б. Гельман-Виноградов // XI Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией» – М., – 2005. – С. 84–87. 23. Гельман-Виноградов, К.Б. О сложностях трактовки понятия «документ» и способах их преодоления / К.Б. Гельман-Виноградов // Делопроизводство. – 2005. – № 2. – С. 16–24. 24. Гельман-Виноградов, К.Б. Пространственная одиссея документов как глобальное явление / К.Б. Гельман-Виноградов // Отечественные архивы. – 2002. – № 6. – С. 24–30. 25. Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик// - Секретарское дело. – 2006. – № 9 – С. 45–75. 26. Голицына О. Л. Базы данных. - М.: Форум: Инфра-М, 2010, 351с. 27. Джулер, А. Креативные стратегии в рекламе / А. Джулер, Б. Дрюниани – СПб: «Питер», 2008. – 289 с. 28. Домарев, В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем/ В.В. Домарев. – К.: «Диа-Софт», 2009. – 38 с. 29. Доронина, Л.А. Новые информационные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) / Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. – 2007. – №2. – С. 39–43. 30. Живаева, О.В. Управление информационными потоками на основе оптимизации документооборота: Дис. … канд. эконом. наук: 03.00.02 / О.В. Живаева. – В., 2007. – 148 с. 31. Информационная и психологическая безопасность в СМИ. В 2 т. Т. 1. Телевизионные и рекламные коммуникации. - М.: Аспект Пресс, 2007, 335с. 32. Кочеткова, П. Система автоматизации делопроизводства «СompanyMedia-Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. – 2006. – №8. – С.20. 33. Кудряев, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. – М.: Инфа-М, 2008. – 356 с. 34. Кузнецов, С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2005. – №10. – С. 32–35. 35. Куциняк, Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к электронному документообороту / Д.Л. Куциняк // X Междунар. Научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М., – 2006. – С. 18– 23. 36. Ларин, М.В. Управление документацией в организации / М.В. Ларин // –М.: «Научная книга», 2007. – 110 с. 37. Ларин, М.В. Управление документацией: теория и практика (тезисы доклада) / М.В. Ларин // Делопроизводство. – 2006. – № 1. – С. 5–9. 38. Ларин, М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2011. – №2. – С.30–38. 39. Элвин Тоффлер. Метаморфозы власти. Пер. с англ.: - М.: АСТ, 2003, 669с. 40. Элвин Тоффлер. Шок будущего. Пер. с англ.: - М.: АСТ, 2009, 560с. 41. http://www.osp.ru/resources/focus-centers/bpm /experience/ experience _32.html 42. http://www.nitec.kz/?mod=chapter&opt=view&lng=rus&cat=esido 43. http://gu.spb.ru/mfc/