Создание и обработка Баз данных средствами СУБД Access.

5. Представление по каждому запросу его описания в режиме конструктора и в режиме SQL, а также результат его выполнения.

Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице. При создании таблицы с помощью MS Access можно заметить, что программа не разрешает использовать вычисляемые поля. Не существует также возможности выполнить сортировку не по первичному ключу. Благодаря запросам, можно выполнить сортировку или вычислить выражения. Например, свести вместе данные из связанных таблиц.
При выполнении запроса MS Access считывает данные из таблиц и отображает результат выполнения в режиме таблицы. При этом следует учитывать, что результат выполнения запроса не сохраняется. Данные всегда хранятся в таблицах. В запросе MS Access хранит только инструкции о том, как должны быть организованы данные в результате выполнения запроса.
Для некоторых запросов можно внести изменения в результат запроса, отображаемый в режиме таблицы. Эти изменения отразятся и в исходных таблицах. На основании запроса можно разработать форму или отчет.
В Access можно создавать разные виды запросов: простые запросы, запросы с параметрами, перекрестные запросы, итоговые запросы, запросы-действия (на удаление, обновление, добавление).
В нашей БД было разработано 9 различных запроса простые запросы на выборку из одной таблицы, сложные на выборку из нескольких таблиц, перекрестные, итоговые, запросы-действия на удаление, запросы с параметрами и др.
Далее рассмотрим основные запросы нашей БД.

Рис.5.1. Запрос на выборку «3_0» в режиме конструктора
Текст запроса 3_0 в режиме SQL:


Рис.5.2. Результат выполнения запроса «3_0»

Рис.5.3. Запрос на выборку «3_1 Проверочный» в режиме конструктора
Текст запроса 3_1 Проверочный в режиме SQL:


Рис.5.4. Результат выполнения запроса «3_1 Проверочный»

Рис.5.5. Запрос на выборку «4_0» в режиме конструктора
Текст запроса 4_0 в режиме SQL:

Рис.5.6. Результат выполнения запроса «4_0»

Рис.5.7. Запрос на выборку «5_0» в режиме конструктора
Текст запроса 5_0 в режиме SQL:


Рис.5.8. Результат выполнения запроса «6_0»

Рис.5.9. Запрос на выборку «6_0» в режиме конструктора
Текст запроса 6_0 в режиме SQL:

Рис.5.10. Результат выполнения запроса «6_0»

Рис.5.11. Запрос на выборку «7_0» в режиме конструктора
Текст запроса 7_0 в режиме SQL:


Рис.5.12. Результат выполнения запроса «7_0»

Рис.5.13. Запрос на выборку «7_1» в режиме конструктора
Текст запроса 7_1

Рис.5.14. Результат выполнения запроса «7_1»

Рис.5.15. Запрос на выборку «9_0» в режиме конструктора
Текст запроса 9_0 в режиме SQL:


Рис.5.16. Результат выполнения запроса «9_0»


Рис.5.17. Запрос на обновление «8 Увеличение цены произвольно заданной продукции» в режиме конструктора
Текст запроса 8 Увеличение цены произвольно заданной продукции в режиме SQL:


Рис.5.18. Подтверждение обновления записей.

Рис.5.19. Результат выполнения запроса «8 Увеличение цены произвольно заданной продукции». Видим, что цена на продукцию «Столешница» была увеличена на 10%.


6. Представление по каждой форме ее изображения в режиме конструктора и в режиме формы. Для управляющих элементов должны быть представ лены значения их свойств.

Формы являются основным средством создания интерфейса пользователя, который обеспечивает наиболее удобный способ представления, просмотра, редактирования данных и управления ходом выполнения приложения.
Преимущества формы для ввода и редактирования данных состоит в простоте и наглядности, так как записи таблицы или запроса представлены в форме в удобном виде. В режиме Формы можно в полной мере воспользоваться возможностями, предоставляемые графической средой Windows. Кроме того, можно создавать необходимые для решения задачи элементы формы. В формах пользователь самостоятельно определяет, сколько места должно быть определено для представления конкретной информации. С их помощью значительно упрощается внесение изменений, добавление и удаление данных из базы.
В нашей БД было разработано 3 формы.
Одна из них представляет собой меню, и уже была представлена на рис.3.1. Это просто кнопочная форма и конструктор ее не представляет интереса для рассмотрения. Далее рассмотри все остальные формы в режиме конструктора и режиме формы.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 2
1. Распечатка таблиц с исходными данными. 4
2. Описание структуры записей таблиц в режиме конструктора, включая свойства полей.
7
3. Распечатка формы, содержащей меню курсового проекта. 13
4. Описание способов реализации каждого пункта задания и его вызова из меню.
14
5. Представление по каждому запросу его описания в режиме конструктора и в режиме SQL, а также результат его выполнения.
16
6. Представление по каждой форме ее изображения в режиме конструктора и в режиме формы. Для управляющих элементов должны быть представ лены значения их свойств.

29
7. Распечатка отчета и изображение отчета в режиме конструктора. 35
8. Тексты созданных процедур VBA. 44
Заключение. 50
Список литературы. 51



Введение
Система управления базами данных ACCESS (СУБД ACCESS) входит в стандартный набор прикладных программ пакета Microsoft Office, который так сложилось исторически используется практически в каждой организации нашей страны. Значимость создания баз данных в нашей стране начали понимать совсем недавно, а ведь это начало начал, это базис для принятия правильных и своевременных решений.
СУБД Access при обработке информации рассматривает БД как набор нескольких структурных элементов, каждый из которых, может включать, один или несколько объектов. Среди основных составляющих БД с точки зрения Access можно выделить следующие объекты.
1. Таблицы. Представляют собой объекты, которые создаются пользователем для хранения информации о предметах или субъектах в определенной структуре. Любая таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк).
2. Запросы. Являются объектами, которые предназначены для получения требуемых данных из имеющихся в БД таблиц. Как правило, при создании запросов используется язык SQL. При помощи запросов можно создавать выборки данных, добавлять или удалять информацию в определенной таблице. Кроме этого, с помощью запроса возможно также создание новых таблиц на основании одной или нескольких имеющихся в БД таблиц.
3. Формы. Представляют собой объекты, используемые для разработки интерфейса, при помощи которого происходит ввод данных пользователем, а также отображение имеющейся в БД информации на экране. Кроме этого, формы применяются для управления разработанным приложением, например, для выполнения какого-либо действия при возникновений определенного события.
4. Отчеты. Являются объектами, которые используются для подведения каких-либо итогов на основании имеющихся данных, и вывода этих итогов в определенном формате на печать.
5. Страницы. Представляют собой объекты, которые обеспечивают доступ к информации, имеющейся в БД, из сети Internet посредством браузера Internet Explorer. Каждая страница, как правило, представляет собой HTML-файл, посредством которого пользователи Internet получают доступ к имеющейся БД.
6. Макросы. Являются объектами, предназначенными для выполнения определенных действий при возникновении того или иного события. Например, с помощью макросов можно создавать запросы, формировать отчеты, открывать таблицы, обрабатывать формы и т. д.
7. Модули. Представляют собой объекты, которые содержат одну или несколько процедур, написанных на языке Visual Basic в системе разработки приложений Visual Basic for Applications. С помощью модулей можно реализовывать широкий спектр возможностей по обработке данных, которые недоступны разработчику в случае использования макросов.

1. Распечатка таблиц с исходными данными.

MS Access поддерживает реляционную модель данных, т.е. база данных состоит из множества взаимосвязанных отношений, каждому отношению соответствует отдельная таблица.
Таблицы состоят из строк и столбцов. Столбцы таблицы отражают общие свойства или характеристики объектов реального мира, которые моделируются с использованием данной таблицы. Для каждого свойства пользователь выделяет один столбец. Строки таблицы соответствуют различным экземплярам реальных объектов и называются записям.
Желательно для каждой таблицы определить первичный ключ столбец или набор столбцов однозначно определяющих строку таблицы.
Ниже приведены исходные данные 3х таблиц нашей БД.

Данные таблицы «Предприятие»
ID_Enterprise Предприятие Адрес Дата_основания
1 Энергия Гмбх г.Москва, ул. Новочеремушкинская, 18-135 11.07.1993
2 Бакалея Групп г.Санкт-петербург, 121 19.11.1998
3 ОДО "Амар" г.Москва, ул. Бабушкина, 5-47 23.03.2000
4 ЗАО "ИнвестСистем" г.Минск, ул.Городецкая, 19-11 25.02.2003
5 ООО "АресаСервис" г.Москва, ул. Багратиона, 11 11.08.2005

Данные таблицы «Продукция»
ID_Product Продукция Описание
1 Столешница Простая столешница из нержавейки
2 Стул кухонный Все виды простых стульев
3 Стол письменный Любой вид стола
4 Телевизор Разные модели телевизоров
5 Дрель ударная Различные модификации ударных дрелей
6 Радиотелефон Стационарные радиотелефоны
7 Модем Различные модемы



Данные таблицы «Выпуск»
ID_Release Предприятие Продукция Выпуск1 Выпуск2 Выпуск3 Выпуск4 Цена
1 1 1 12 2 45 11 12
2 2 1 5 5 4 4 15
3 3 1 3 4 5 6 14
4 1 2 1 2 2 1 82
5 1 7 130 120 110 100 19,5
6 2 3 20 20 30 30 45
7 5 3 5 6 8 11 82
8 4 4 1200 1100 1150 1300 293
9 1 4 25 35 45 55 315
10 3 6 170 150 180 200 22,7
11 2 6 40 25 40 25 32
12 1 5 14 43 43 47 27,5
13 5 5 412 290 370 480 19,6
14 3 5 13 17 23 13 25,5


2. Описание структуры записей таблиц в режиме конструктора,
включая свойства полей.

Прежде чем создать таблицу, необходимо открыть базу данных, в которой MS Access будет хранить эту таблицу. Затем в окне базы данных следует выбрать закладку ТАБЛИЦА, нажать кнопку "Создать", и в открывшемся окне диалога выбрать необходимый режим создания таблицы: Мастер или Конструктор.
MS Access предлагает большое количество таблиц-примеров, содержащих данные из различных областей. В списке Образцы полей появится список полей данных, которые можно выделить и поместить в список Поля новой таблицы. Если имена полей недостаточно информативны, их можно изменить.
Далее в режиме Мастер MS Access предлагает установить первичный ключ.
Для изменения структуры таблицы необходимо воспользоваться режимом Конструктор. Поля таблицы расположены друг под другом. Для каждого поля имя, тип и описание. Поле первичного ключа таблицы, как правило, может иметь тип данных "Счетчик" (AutoNumber). Этот тип данных гарантирует, что во время ввода данных MS Access автоматически нумерует строки таблицы в возрастающей последовательности.
В режиме Конструктора можно изменить имеющиеся поля и добавить новые. Если таблица уже содержит данные, то при изменении структуры таблицы они теряются только в исключительных случаях. MS Access предупреждает об этом соответствующим сообщением.
В именах полей запрещено использовать символы ! , . , [ , ]. Максималная длина имени 64 символа. Не рекомендуется использовать в именах полей пробелы, т.к. в дальнейшем могут некорректно выполняться запросы.
В качестве типа данных поля можно использовать следующие стандартные типы: числовой, текстовый, счетчик, поле MEMO, денежный, логический, дата/время, поле объекта OLE.
Для каждого поля можно ввести произвольный комментарий, относящийся к полю данных. Типичным комментарием является описание назначения поля.
Для каждого поля можно задать дополнительные характеристики. Например, для текстовых полей можно определить размер поля, а для числового определить длину разрядной сетки и количество разрядов после запятой.
При создании таблиц с помощью Конструктора MS Access автоматически задает первичный ключ. Чтобы определить в качестве первичного ключа иной набор полей, следует выделить соответствующие поля и нажать пиктограмму ОПРЕДЕЛИТЬ КЛЮЧ на панели инструментов. Во время ввода данных в поля, определенные в качестве первичного ключа, MS Access автоматически следит за тем, чтобы вводились только уникальные значения. МЕМО-поля и поля объекта OLE не могут быть первичными ключами.

1. С.Д. Кузнецов. Стандарты языка реляционных баз данных SQL: краткий обзор. //СУБД, 1996, N2, с. 6-36.
2. Савельева Н.Г. Интегрированный пакет Microsoft Office: Учебное пособие. - Ростов-на-Дону, 1999. 350с.
3. Дж. Мартин. Организация баз данных в вычислительных системах. - М.;Мир,1980. - 662с.
4. Н.Д. Угринович. Информатика и информационные технологии. Учебное пособие. М., Лаборатория Базовых Знаний. 2000.
5. Баричев С., Плотников О. Ваш Office 2000. - М.: КУДИЦ-ОБРАЗ., 2000., -320c.
6. Гончаров Р.В., Красильникова О.В., Любимов М.Ф. Табличный процессор MS-Access: Лабораторный практикум. - Ростов-на-Дону, 2000.
7. Мячев А.А. Системы обработки информации: справочник М.:Энергоатомиздат 1998. 384с.
8. Мячев А.А., Степанов В.Н., Щербо В.К. Интерфейсы систем обработки данных: Справочник /Под ред. А.А.Мячева. М.: Радио и связь. 1998