Учет денежных средств в кассе и контроль за ведением кассовых операций".

В процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятия возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам и на хозяйственно-административные цели.
Работники организации получившие средства на эти цели называются подотчетными лицами. В подотчет можно получить деньги для командировочных расходов, для хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:
приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
предтавительские расходы.
Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка по отчет.
Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.
При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.
Подотчетное лицо должно отчитаться о потраченных денежных средствах полученных под отчет, предоставив подтверждающие документы. Затем, все документы проверяются и отчет подтверждаются руководителем предприятия. После этого авансовый отчет принимается к учету. Если в результате выявился остаток подотчетных средств, то тогда подотчетное лицо сдает его в кассу. Это оформляется приходным кассовым ордером и в бухгалтерском учете делается проводка: Дебет 50 Кредит 71. Если же обнаруживается перерасход, то тогда он выдается подотчетному лицу из кассы. Оформляется расходным кассовым ордером. В учете делается проводка: Дебет 71 кредит 50.
4. Расчет по заработной плате
Основанием для выдачи заработной платы из кассы наличными является платежная ведомость.
Выплата заработной платы из кассы строго ограничена по срокам. Предприятию отводится только три дня с момента получения наличнх денежных средств в учреждении банка.
Если работник не получил зарплату в течение этих трех дней, то она депонируется. В платежной ведомости против Ф.И.0. работника делается отметка '"депонировано" и не выданные суммы называются депонентскими.
Кассир закрывает ведомость. Закрытая платежная ведомость и реестр не выданной заработной платы передаются кассиром в бухгалтерию в организации. После их проверки бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на сумму выданной заработной платы, оформляет и передает его в кассу для составления отчета кассира.
Вся, депонированная заработная плата, возвращается в банк. Выплата отпускных и расчета при увольнении оформляется либо расходным ордером, либо платежной ведомостью.
5. Инвентаризация и аудит
Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 и сообщенным Письмом Банка России от 4 октября 1993 г. N 18.
Государство уделяет пристальное внимание регулированию кассовых операций. Агентами контроля кассовых операций являются банки.
Из-за того, что операции по кассе носят массовый характер, аудиторская проверка является достаточно трудоемкой.
Путем проведения сплошной проверки необходимо убедиться, соответствует ли принятый на предприятии порядок учета денежных средств порядку, установленному соответствующими нормативными документами. Так, порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен Центробанком .
При проверке кассы предприятия обязательно устанавливается соблюдается ли лимит. Лимит может быть превышен только в течение трех дней, когда на предприятии производится расчет по заработной плате и социальные выплаты.
При инвентаризации кассы необходимо проверить: имеется ли приказ о назначении кассира; заключен ли с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы; соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности средствами пожарно-охранной сигнализации.
При проверки кассы аудитор исследует:
- как ередаются деньги в банк. Созданы ли условия для безопасности;
- вовремя и полностью ли происходит оприходование наличности;
- первичная документация на предмет правильности ее заполнения;
- вся ли документация подписана;
- кассовая книга на предмет правильности ее заполнения и расчетов остатка по ней;
- на всех ли ордерах проставлены штампы «получено» или «оплачено»;
- соответствие денежных средств в кассе лимиту;
- зарегистрирована ли контрольно-кассовая машина в налоговых органах.
Кроме наличных средств, в кассе хранятся и денежные документы. Осуществлять контроль ведения кассовых операций можно и без аудитора. В определенные сроки, установленные руководителем предприятия в кассе производится инвентаризация. Для этого создается специальная комиссия. При инвентаризации кассы обязательно там должны присутствовать кассир и главный бухгалтер.
Комиссия проверяет всю денежную наличность путем пересчета. На момент инвентаризации кассир составляет отчет. В результате проведенной инвентаризации могут быть выявлены недостача или излишки.
О причине их возникновения кассир пишет объяснения. Следует учесть, что хранение денежных средств, не принадлежащих предприятию, в кассе запрещается. При их обнаружении они считаются излишками и должны быть оприходованы. Все выявленные излишки приходуются. Это отражается бухгалтерской проводкой:
Дебет 50 кредит 91-1 «Прочие доходы»
Недостатки должны быть взысканы с кассира. Сумма выявленной недостачи отражается проводкой:
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» кредит 50.
Затем сумма недостачи относится на счет 73-2 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба» следующей проводкой:
Дебет 73-2 кредит 94
Если кассир отказывается возмещать недостачу, дело передается в суд. Если по решению суда виновный не установлен, то сумма недостачи относится на 91-2 «Прочие расходы»и составляется бухгалтерская проводка:
Дебет 91-2 кредит 94.
Если недостача денежных средств в кассе произошла в результате чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий она списывается на убытки предприятия. Это отражается проводкой:
Дебет 99 кредит 50.
Следует помнить, что существуют ограничения при расчете наличными между юидическими лицами. В соответствии с письмом Центробанка РФ по одной сделке оплата наличными может быть произведена в размере 60 000 рублей .
В заключении инвентаризации составляется акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15), в котором и отражаются результаты инвентаризации. Он составляется в двух экземплярах. Все экземпляры должны быть подписаны членами комиссии и кассиром. Результаты доводятся до сведения руководителю организации. Акты отдаются в бухгалтерию и кассиру.

Содержание.

Введение.3
1. Общие положения4
2. Денежные документы..9
3. Подотчетные лица.......9
4. Расчетов по заработной плате......11
5. Инвентаризация и аудит12
Заключение....17
Список литературы...19
Приложение...21

Введение.
Бухгалтерский учет отличается от других видов учета и имеет свои особенности:
Бухгалтерский учет является строго документированным, т.е все хозяйственные операции отражаются на основании документов;
Бухгалтерский учет является сплошным, т.е. не допускается выборочная регистрация хозяйственных операций;
Бухгалтерский учет является непрерывным во времени, т.е. все бухгалтерские операции регистрируются в соответствии с датами, указанными в документах в хронологическом порядке;
Бухгалтерский учет производится в денежном выражении. Это позволяет анализировать и прогнозировать хозяйственную деятельность предприятия.
Учет денежных средств в кассе является частью бухгалтерского учета. Следовательно, все перечисленные выше особенности учета относятся и к учету по кассе.
Современному бухгалтеру необходимо знать правовую базу в области учета и уметь применять ее на практике.
Предметом исследования в моей работе выступает методика учета денежных средств в кассе, а также контроль за ведением кассовых операций.
Целью работы является исследование, анализ, мероприятий по учету денежных средств в кассе и контроля за ведением кассовых операций.
Согласно цели в работе необходимо решить следующие задачи:
выявить общие положения по учету денежных средств в кассе;
проанализировать расчеты с подотчетными лицами;
рассмотреть учет расчетов по оплате труда;
изучить методику контроля за ведением кассовых операций.
Работа состоит из введения, шести глав, заключения, списка литературы, приложения.
кассе при расчете с персоналом по оплате труда.
В приложении собраны все образцы документов, которые используются при учете денежных средств в кассе.
Методологической базой выполненной работы являются нормативно правовые акты Российской Федерации, специальная научная и учебная литература.
1. Общие положения
Все предприятия обязаны хранить денежные средства в банке. А для приема, хранения, расходования наличных денег на предприятии имеется касса и ведется кассовая книга по установленной форме.
Помещение кассы должно быть специально оборудовано: бронированные двери, решетки на окнах и на дверях. Помещение обязательно должно быть оборудовано сигнализацией. Сейф обязательно или вмонтирован в стену или прикреплен к полу. В помещение кассы доступ строго ограничен
Кассовые операции совершает кассир. Он должен быть ознакомлен с правилами учета и ведения таких операций. С кассиром обязательно заключается договор о материальной ответственности.
В соответствии с правилами хранения денежных средств наличные деньги в кассе хранятся в пределах лимита. Лимит устанавливается банком в котором у предприятия открыт расчетный счет, по согласованию с руководством предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. Сумма лимита зависит от объема операций, совершаемых с денежной наличностью.
Вся денежная наличность превышающая установленный лимит должна быть сдана в банк для зачисления на расчетный счет. Они могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков.
Предприятия имеют право хранить наличные деньги в своих кассах, которые превышают лимит только для расчетов с персоналом, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий. На эти выплаты предприятию выделяется не больше 3-х рабочих дней. Если предприятие находится в районах Крайнего Севера то срок превышения лимита увеличивается до 5 дней). Отсчет начинается со дня получения денег в банке.
Каждая операция по кассе должны быть оформлены первичными документами, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 по согласованию с Министерством финансов РФ и введены в действие с 1 января 1999 г. Это следующие документы:
1. Приходные кассовые ордера форма № КО-1;
2. Расходные кассовые ордера форма № КО-2;
3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров формы № КО-3 и КО-3а;
4. Кассовая книга форма № КО-4.
5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).
Приход денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером. Расход денег из кассы оформляют расходным кассовым ордером. Нумерация ведется с №1 с 1 января либо с даты начала работы предприятия и до конца года. Одновременно с заполнением приходного кассового ордера заполняется и квитанция к нему. Она отрывается и передается на руки лицу, внесшему деньги. При заполнении кассовой книги могут быть допущены ошибки. Все исправления должны быть с текстом «Исправленному верить» и росписями кассира и главного бухгалтера. Деньги могут поступать в кассу с расчетных счетов, от покупателей и заказчиков.
По кассовым ордерам можно получить или выдать деньги только в тот же день, когда их составляли.
Сделать выплату из кассы можно еще и по платежным или расчетно-платежным ведомостям. Это делается при выплате зарплаты, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии. Эти документы должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером.
Первичные документы по кассе учитываются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
В обязанности кассира входит ведение кассовой книги. Записи в кассовую книгу производятся на основании приходных и расходных кассовых ордеров по мере совершения хозяйственных операций. Записи в кассовой книге ведутся ручкой или чернилами в двух экземплярах через копирку. Каждый лист кассовой книги состоит из двух частей. Разлинованная часть заполняется как первый экземпляр, а вторая часть через копирку. По линии отреза второй экземпляр отрывается. Он сдается в бухгалтерию вместе с приложенными приходными и расходными ордерами и является отчетом кассира.
Отчет составляется за каждый день, за который в кассе происходили хозяйственные операции.
Отчет кассира, поступивший в бухгалтерию, проверяется и является основанием для записей в ведомость и журнал-ордер по счету 50. Для каждого отчета кассира отводится одна строка. В конце месяца подсчитываются итоги и в журнале-ордере и в ведомости.
В небольших оранизациях, обязанности кассира выполняют те лица, которые были утверждены письменным приказом руководителем предприятия. Это может быть и просто бухгалтер и главный бухгалтер.
В бухгалтерском учете все операции с наличными денежными средствами ведутся на счете 50 "Касса". Этот счет активный, поэтому поступление денежных средств в кассу отражается по дебету счета, а расход по кредиту. У этого счета есть субсчета: 50-1 "Касса организации", 50-2 "Операционная касса", 50-3 "Денежные документы" и др.
На субсчете 50-1 "Касса организации" учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.
На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.
Чтобы учитывать операций в валюте в организациях создается специальная касса. Им так же банки устанавливают лимиты, но уже в иностранной валюте. В валютных кассах обязательно должны содержаться все инструкции, контрольные и справочные материалы. Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.
Принимая, от покупателей иностранную валюту кассир обязан проверить их подлинность. Требуется проверить платежеспособность, полноту и правильность заполнения реквизитов документов платежных документов. Иностранная валюта, не должна вызывать сомнений в ее подлинности. Купюры не должны быть повреждены, вызывать сомнение в платежеспособности. В противном случае кассир не должен принимать денежные знаки от клиентов.

Федеральный закон от 22.05.2003г. «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
2. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О ухгалтерском учете".
3. Закон РФ от 02.12.1990 №395-1 «О банках и банковской деятельности».
4. Указание ЦБ РФ от 14.11.2001 №1050-У предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке.
5. Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н.
6. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 N 40.
7. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.
8. Бухгалтерский учет: Учебник / А. С. Бакаев, П. С. Безруких, Н. Д. Врублевский и др.; Под ред. П. С. Безруких. 5-е изд., перераб. и доп. М.: Бухгалтерский учет, 2004
9. Безруких П.С. Как работать с новым Планом счетов. - М.: Бухгалтерский учет, 2001.
10.Керимов В. Бухгалтерский учет. Учебник Высшее экономическое образование.2005
11. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА - М, 2002.
12. Нормативная база бухгалтерского учета: Сборник. А.С. Бакаева. - М.: Бухгалтерский учет, 2000.
13. Палий В.Ф. Комментарий нового Плана счетов бухгалтерского учета. - М.: Проспект, 2001.
14. Папковская П.Я. Теория бухгалтерского учета. Учебник. Информпресс. 2006
15. Соколов Я.В., Бухгалтерский учет. Учебник ИПБ БИНФА, 2006