Виды документов. Строение документов - реквизиты, формуляр клаузула. Деловая переписка, основные виды деловых писем..

1. Документ как основа документирования: понятие, формуляр, клаузула

Понятие. Итогом документирования, т.е. записи информации на различных носителях по установленным правилам, является документ. Согласно стандартному определению «Документ (документированная информация) это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» . Документ является результатом отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ вы ступает и как предмет труда, и как результат труда.
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к информации во времени. Таким образом, первая функция любого документа информационная.
Документ в переводе с латинского доказательство, свидетельство. Чрезвычайно важна для любой, в том числе для управленческой деятельности, юридическая значимость документа. Документ служит основой для принятия управленческих решений, фиксирует принятые решения, подтвержает факт их исполнения. Правовая функция документа также его необходимое свойство. Им обладают, прежде всего, документы, фиксирующие правовые нормы. Но любой управленческий документ несет в себе эту функцию, т. к. обладает определенной юридической силой.
Коммуникативная функция документа это его свойство служить средством связи, коммуникации между различными должностными лицами, структурными подразделениями, между государственными организациями, управляющей и управляемой системой и т. д. Документ обладает этой функцией, т. к. служит средством передачи информации и во времени, и в пространстве.
Таким образом, любой документ полифункционален. Документы выступают одновременно средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций, отражают все формы управленческой деятельности . Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников.
Формуляр. Каждый документ состоит из набора отдельных элементов (автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись печать и др.), которые получили название реквизитов. Набор реквизитов официального письменного документа, рас положенных в определенной последовательности, составляет формуляр документа . Формуляр складывался в течение длительного времени и формировался под влиянием, с одной стороны, необходимости закрепления официального характера информации документа, придания ему юридической силы, а с другой стороны, отражения на документе его "пути" в аппарате управления, т. е. прохождение таких операций, как рассмотрение, исполнение, обработка передача, поиск, использование для наведения справок. Формирование формуляра документа привело к закреплению в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно, основной функцией документа является запечатление и сохранение официальной информации.

Содержание

Введение 3
1. Документ как основа документирования: понятие, формуляр, клаузула 4
2.2 Виды и формы документов 7
2.3 Реквизиты документов 14
2. Особенности деловой переписки 17
2.1 Характеристика деловой переписки 17
2.2 Виды деловых писем 18
Заключение 21
Список литературы 22


Введение

Точное время появления документа не установлено, но многие ученые считают, что его возникновение можно связывать с появлением письменности. Потребность в письме (зарубками и рисунками на камне, резами на деревьях) диктовалась необходимостью вести учет, производить счет при мене, разделе добычи, при передаче информации, указаний на дорогу или о грозящей опасности. В Древней Руси также была развитее письменность и создавались документы, некоторые из которых сохранились до наших дней. Основными документами тех времен были летописи, путевые записки иностранцев. Летопись об отношениях Киевского государства и Византии, сообщает содержание договоров, заключенных между ними, что свидетельствует о наличии дипломатической переписки.
В настоящее время форма, вид и структура документа, безусловно, изменились и существенно отличаются от ранних форм документирования. В современном мире без документа не возможен практически ни один вид деятельности. Бухгалтерия, коммерция, бизнес, государственная служба, юриспруденция, делопроизводство это лишь маленькая часть тех отраслей, работа которых просто невозможна и незаконна без документов. Поэтому, можно сказать, что документ это средство осуществления юридических функций учреждения, его операций.
Данная работа посвящена документам, их видам и структуре, а также особенностям деловой переписки.

Список литературы

1. Быкова Т.А. и др. Делопроизводство. М.: МЦФЭР, 2004.
2. Быкова Т.А. и др. Делопроизводство. М.: МЦФЭР, 2004.
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. М.: изд-во станартов, 2003.
5. Делопроизводство: Учебник для ВУЗов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.
6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа "Интел-синтез"», 2003.
7. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЮНИТИ, 2006.
8. Организация работы с документами. Учебник. М.: Инфра-М, 2002.
9. Павлюк Л.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работе на компьютере. М.: Владос, 2004.
10. Санкина Л.В. Делопроизводство. М.: МЦФЭР, 2002.
11. Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (документная систематика) //Делопроизводство. 2002. №3.
12. Справочник по деловой переписке. М.: Межрегионсервис, 2006.
13. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2001.
14. Трохина Р.С. и др. Ведение документации и корреспонденции. М.: Тетра-системс, 2004.