Анализ проблем работы с электронными документами.

ВВЕДЕНИЕ Для службы документационного обеспечения управления любого крупного учреждения актуальна проблема автоматизации хранения, поиска и обработки больших массивов информации, так как объемы данной информации делают ее ручную обработку крайне затруднительной. В некоторых случаях на поиск документа сотрудники затрачивают больше времени, чем на непосредственную работу с ним. Не менее важно обеспечение безопасности хранения, передачи и возможности совместного использования данных. Особенно для тех случаев, когда организация является территориально-распределенной. Другая группа проблем, с которым сталкивается любое крупное учреждение - это объединение существующих разрозненных информационных систем. Они, как правило, обладают различным функционалом, логикой, архитектурой и форматом хранения данных. Причём большая часть этих систем создавалась для решения определённых задач и разными разработчиками, а, следовательно, обладает простыми (на уровне передачи информации файлами определенной структуры) механизмами интеграции с другими информационными системами. Эта ситуация приводит к целому ряду проблем, например, многократное дублирование хранимой информации, сложность поиска необходимых для синхронизации данных, низкая надёжность хранения и эффективность работы с данными и др. Помимо этого для учреждения также необходима возможность взаимодействия со внешними информационными системами. Для решения перечисленных проблем создаётся система электронного документооборота (СЭД), способная автоматизировать управление документами и бизнес-процессами, а также содержащая механизмы интеграции информационных систем. На электронный документооборот в России сегодня влияют два фактора. С одной стороны, это сокращение затрат на ИТ, с другой — увеличение спроса на системы управления документами. Результаты борьбы этих двух тенденций будут ясны лишь в конце финансового года. Но в любом случае одним из последствий кризиса явится оздоровление отрасли, поскольку в нелегкий, как сейчас, период выживают игроки, способные эффективно решать проблемы заказчиков и обеспечивать максимальную и быструю отдачу от вложенных инвестиций. Заказчик вводит новые «методы учета документооборота».

ОГЛАВЛЕНИЕ ВВЕДЕНИЕ 3 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 9 1.1. Понятие электронного документа, его формирование 9 1.2 Анализ литературных источников по электронному документообороту 23 2 АНАЛИЗ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 29 2.1. Проблемы работы с электронными документами 29 2.2 Системы управления электронными документами 38 3 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВНЕДРЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ СЭД 50 3.1 Анализ нормативно-правовой базы за 2006-2010 годы по использованию электронного документа 50 3.2 Пути решения проблем использования электронных документов 63 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 68 ЛИТЕРАТУРА 72

ЛИТЕРАТУРА 1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. 2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. 3. Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" 4. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемой средствами вычислительной техники. Основные положения. М.: Изд-во стандартов, 1984. 5. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные положения. М.: Изд-во стандартов, 1988. 6. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» 7. ГОСТ Р-6.30-2003 "Требования к оформлению документов" 8. Единая государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., 1988. 9. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления // Главархив СССР. ВНИИДАД. М., 1991. С. 21. 10. Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, одобренная распоряжением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. N 632-р 11. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) 12. Приказ от 27 декабря 2004 года N 343 «О вводе в действие системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) "Дело" Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору» 13. Полный сборник кодексов РФ. – М.: ЭКСМО, 2009. – 1376 с. 14. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года N 536 15. Бачило И.Л., Семилетов С.И. Комментарий к Федеральному закону "Об электронной цифровой подписи" от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ // База данных Консультант плюс М, 2002. 16. Белов Г.В., Семилетов С.И. Информационно-правовая платформа электронного документооборота в системах государственного управления России // Делопроизводство, М., 2002. - № 2 17. Баласанян В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту / В. Э. Баласанян // Справочник секретаря и офис-менеджера. - N 4. - С. 14-18. 18. Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М. П. Бобылева // Делопроизводство. - 2003. - N 2. - С. 14-18. 19. Бобылева М.П. Некоторые вопросы использования элементов электронного документооборота между организациями / М. П. Бобылева // Делопроизводство. - 2003. - N 3. - С. 36-40. 20. Вершинин А.П. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде // Городец-издат. М., 2000 21. Власова А. Особенности внедрения электронного документооборота в крупных корпорациях. - www.korusconsulting.ru 22. Говорухин О. Электронный документооборот: термины и определения / О. Говорухин, А. Демушкин // Служба кадров и персонал. - 2009. - N 9. - С. 96-97. - Продолж. Начало NN 5-12, 2008; NN 1-8, 2009. 23. Карев Я.А. Электронные документы и сообщения в коммерческом обороте: правовое регулирование [Электронный ресурс] / Я. А. Карев. - Электрон. кн. - М. : Статут, 2006 (М. : КонсультантПлюс, 2007). Режим доступа: http://www.consultant.ru. 24. Кукарина Ю.М. Формирование и развитие понятия "электронный документ" в зарубежном и российском законодательстве: Дис. ... канд. ист. наук : 05.25.02 Москва, 2004. - 233 с. 25. Ланин В.В. Системы управления электронными документами : учеб.-метод. пособие / В. В. Ланин, Л. Н. Лядова, А. Ю. Рычков ; Федер. агентство по образованию, ГОУ ВПО "Перм. гос. ун-т". - Пермь : Перм. гос. ун-т, 2007. - 83 с. 26. Ларин М.В. Управление документацией в организациях / Научная книга. - М., 2002 27. Ларин М.В. Электронные документы: нормативно-методическое обеспечение //Вестник архивиста 28. Лопатин В.Н. Информационная безопасность России: Человек. Общество. Государство / С. Петербургский университет МВД России // СПб, Фонд Университет, 2000 29. Масальский А.А. Основные этапы внедрения системы электронного документооборота в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору. Доклад. - 2008 30. Малофеев С. О применении электронной цифровой подписи в электронном документообороте / С. Малофеев // Секретарское дело. - 2009. - N 7. - С. 24-28. 31. Пахчанян А. Системы электронного документооборота / Арам Пахчанян // http://www.dvgu.ru/meteo/Intra/ElectronDocument.htm 32. Подолина О. Согласование документов в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - N 12. - С. 26-28. 33. Подолина О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. - 2009. - N 3. - С. 26-27. 34. Подолина О. Жизненный цикл исходящих документов / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - N 11. - С. 44-46 35. Подолина О. Подписание документа одним нажатием клавиши / О. Подолина, Д. Вдов // Секретарское дело. - 2009. - N 4. - С. 22-24. 36. Подолина О. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - N 8. - С. 87-91. 37. Правовое регулирование электронного документооборота : учеб.-практ. пособие / науч. разраб. акад. РАЕН, д.ю.н., проф., зав. каф. общей юриспруденции и правовых основ безопасности МИФИ А. А. Фатьянова. - М. : Библиотечка РГ, 2005. - 200 с. 38. Романов Д., Ильина Т., Логинова А. Правда об электронном документообороте. – СПб.: Питер, 2008. – 244 с. 39. Савельев А.М. "Электронный документооборот" или "автоматизация делопроизводства"? / А. М. Савельев // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. - N 1. - С. 17-22. 40. Семилетов С.И. Правовые проблемы электронных документов в системе электронного документирования. Сб. Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив // Росархив, ВНИДАД, РОИА М., 2000. 41. Семилетов С.И. Правовое обеспечение электронных документов и подписей: обзор законодательства. Сб. Административно-правое регулирование в сфере экономических отношений // ИГП РАН М, 2001. 42. Семилетов С.И. Электронный документ и документирование информации как объекты правового регулирования // Связь и информатизация М., 2002. - №4. 43. Семилетов С.И. Электронный документ как продукт технологического процесса документирования информации и объект правового регулирования // Государство и право М., 2003. - № 1. 44. Семилетов С.И. Бумажный и электронный документ как результат документирования информации. Сб. Административное и информационное право // ИГП РАН, М., 2003. 45. Ульянцева С. Э. Формирование терминологической системы документоведения в постсоветский период//Общественные и гуманитарные науки. – 2006. - №1. – с.275-280 46. Федосеева И.Н. Сущность и проблемы электронного документооборота / И. Н. Федосеева; И. Н. Федосеева // Юрист. - 2008. - N 6. - С. 61-64. 47. Фатьянов А.А. Правовое обеспечение безопасности информации в Российской Федерации: Уч. пособие // Юрист, М., 2001 48. Храмцовская Н. А. Состояние и перспективы использования электронных документов в России / Н. А. Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2008. - N 3. - С. 34-42. 49. Электронный документооборот и делопроизводство. Решения Microsoft в области документооборота для российских органов государственной власти и местного самоуправления. Информационный бюллетень Microsoft. Специальный выпуск. – М, 2003. – 78 с 50. Электронный документ и документооборот: правовые аспекты. Антология/под ред. И.Бачило. – М.: издательство: ИНИОН РАН, 2003. -208 с. 51. Электронный документ – www.mirslovarey.ru