Архивное хранение документов и порядок их использования..

Введение

В данной работе мы рассмотрим основные особенности организации работы с документами, подлежащими архивному хранению. Этот вопрос представляется особенно актуальным в свете нового Федерального закона РФ от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
Как следует из ст. 1 указанного закона, он предназначен для регулирования отношений "в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности". Таким образом, в процессе обращения с документами, подлежащими архивному хранению, соответствующими положениями нового закона отныне обязаны руководствоваться руководители государственных, муниципальных и частных предприятий (учреждений) и организаций (в том числе общественных). Поясним, что к архивным документам федеральный закон относит материальные носители (бумажные и иные) с зафиксированной на них информацией, имеющие реквизиты, позволяющие их идентифицировать, и подлежащие "хранению в силу значимости_ для граждан, общества и государства" .
Хранение указанных документов должно осуществляться в архиве. Архив представляет собой учреждение или структурное подразделение предприятия (организации, учреждения), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Хорошо организованный архив имеет следующие характеристики:
быстрый доступ к необходимым документам;
доступ к документам имеют только те сотрудники, которым они необходимы. Есть возможность фиксации попыток несанкционированного доступа;
никто кроме вас (или известного вам ограниченного круга сотрудников) не может внести в документ изменения.
Цель данной работы рассмотреть основные аспекты архивного хранения документов и порядка их использования. С учетом специфики заданной темы структура работы позволяет последовательно осветить общие положения об архиве организации, его комплектование, экспертизу ценности архивных документов, обеспечение сохранности документов в архиве, и их учет.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ПРЕДНАЗНАЧЕНИЕ АРХИВА 5
1.1.ОБЩЕЕ ПОНЯТИЕ АРХИВА 5
1.2.НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ АРХИВНОГО ДЕЛА В РФ 6
2. ПОНЯТИЕ И ЗНАЧЕНИЕ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ 8
2.1. ПОНЯТИЕ, ВИДЫ И ЗАДАЧИ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ 8
2.2. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ 10
2.3. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ 12
2.4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ 14
2.5. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 15
3.ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ 18
3.1. СИСТЕМА МЕР ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 18
3.2. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩ И ИХ УЧЕТА 20
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 22
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 23

Список литературы
1. Основные правила работы архивов организаций(одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)
2. Новиков Е.А. Комментарий к Федеральному закону от 22 октября 2002 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". - Система ГАРАНТ, 2007 г.
3. Демин Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - "Питер Пресс", 2007.- 415с.
4. Панасенко Ю.А. Документирование управленческой деятельности. М.: Риор, 2006.- 199с.
5. Коршунова Л.Н., Проданова Н.А. Документирование управленческой деятельности .- Ростов-на-Дону, Феникс, 2007.- 478с.
6. Николаев И.А. Обязанности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по хранению документов // Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение, N 8, август 2009. С.20.
7. Алексеева Е.В. Архивоведение. - М.: Проф-ОбрИздат, 2004.
8. Козлов В.П. Российское архивное дело: Архивно-источниковедческие исследования. - М.: Российская политическая энциклопедия, 2005.
9. Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - СПб.: Герда, 2006.
10. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия. - СПб.: Питер, 2006.
11. Кошелева Е. Порядок передачи документов на хранение в архивные учреждения при ликвидации организации // Справочник кадровика. 2007. № 12.