Автоматизация документооборота в ЗАО Мостранс.

Введение Проблема автоматизации производственных процессов и процессов управления как средства повышения производительности труда всегда являлась и остается актуальной в организациях различного рода деятельности. Необходимость автоматизации управления современным предприятием и его звеньями объясняется задачами облегчения труда управленческого персонала, сдерживанием роста его численности, вызываемым развитием производства; усложнением производственных связей; увеличением объемов управленческой функции. Важную роль играет задача соответствия технической базы управления аналогичной базе производства, в отношении которого производится автоматизация. На современном этапе автоматизации управления производством наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ). Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности. В данной работе мы закрепим теоретические аспекты автоматизированного рабочего места, более подробно остановимся на понятии автоматизированного рабочего места специалиста по продажам. Объектом исследования будет отдел делопроизводства ЗАО «Мостранс», рабочее место специалиста-делопроизводителя. Предмет исследования – использование информационных технологий в организации документооборота. Цель данной работы – оптимизация работы специалистов по делопроизводству через разработку информационной системы в соответствии со спецификой работы исследуемой организации, автоматизация процессов ведения документации, получения отчетности по запросу руководства, а также приведение в соответствие номенклатурных форм, используемых в работе специалистов. Для достижения цели поставлены следующие задачи: -Анализ организационно-правовых вопросов технологии работы ЗАО «Мостранс». -Изучение входной и выходной информации; -Создание информационной базы отдела делопроизводства, декомпозиция бизнес-процессов; -Автоматизация ведения справочной информации; -Автоматизация документооборота с организациями-партнерами; -Автоматизация получения статистической отчетности по базе данных. Ожидаемым эффектом от внедрения разработанной информационной системы будет уменьшение временных затрат на поиск нужной информации, поиск данных для отчетных форм, ведение документации в электронном виде, автоматизация выдачи данных по запросу, что оптимизирует использование рабочего времени специалиста по делопроизводству. Учитывая, что в настоящее время существует большое количество программ по автоматизации делопроизводства и в чем-то превзойти их довольно сложно, написание программы автоматизированного рабочего места специалиста по делопроизводству в рамках данной работы будет представлять собой скорее учебную задачу создание информационной системы с учетом специфики исследуемого предприятия.

Введение: 4 I. Аналитическая часть 6 1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» 6 1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности 6 1.1.2 Организационная структура управления предприятием 8 1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС на предприятии, использование их функциональных возможностей. Обеспечение информационной безопасности 9 1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации 13 1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов 13 1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание 17 1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи 20 1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации 22 1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 24 1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 24 1.3.2 Выбор стратегии автоматизации. Постановка задач автоматизации отдела делопроизводства 31 1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации комплекса задач 32 1.4 Обоснование проектных решений 36 1.4.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению 36 1.4.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению 38 1.4.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению 42 II. Проектная часть 45 2.1 Основные этапы жизненногоцикла информационной системы 45 2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации 45 2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание 53 2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации 54 2.2 Описание автоматизированной ИС 56 2.2.1 Информационная модель и её описание 56 2.2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования 57 2.2.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации 58 2.2.4 Характеристика результатной информации 59 2.2.5 Формализация расчётов показателей 62 2.3 Программное обеспечение задачи 63 2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 63 2.3.2 Характеристика базы данных 64 2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) 75 2.3.4 Описание программных модулей 77 2.4 Контрольный пример 80 III. Расчет экономической эффективности от внедрения системы………90 3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности………………………………………………………………...……92 3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта 97 Заключение: 102 Список использованной литературы: 103 Приложение: 105

1. Рогожин М. В. Справочник делопроизводителя. М.:Вестор.2008.424с. 2. Дубянский В. Г. Руководство пользователя «1С- Делопроизводство». СПб.: Питер, 2007. 3. Козлов С. К. Руководство пользователя «1С – Делопроизводство». М.: Финансы и статистика.2008 4. Коуров, Л. В. Информационные технологии в работе предприятий. – Минск: Амалфея, 2005. 5. Когаловский, М. Р. Базы данных. Проектирование, реализация и сопровождение. – СПб: Вильямс, 2001. 6. Маклаков, С. В. Bpwin и Erwin. Case-средства разработки информационных систем − М. : ДИАЛОГ-МЭФИ, 2000. 7. 7.Проектирование экономических систем: Учебник / Г.Н. Смирнова, А. А.Сорокин, Ю. Ф. Тельнов – М.: Финансы и статистика, 2003. 8. Федоров А. В. Проектирование информационных систем. М.: Финансы и статистика, 2003. 9. Карпова Т. С. Базы данных: модели, разработка, реализация.- СПб.: Питер, 2007. 10. Малыхина, М. П. Базы данных: основы, проектирование, использование. – СПб: БХВ Петербург.2006. 11. Гаврилова Т. А. Хорошевский В. Ф. Базы знаний интеллектуальных систем.- СПб: Питер, 2000. 12. Экономическая информатика. Учебник для вузов. Под ред. д.э.н., проф. В. В. Евдокимова.- СПб.: Питер, 1997.-592с.: ил. 13. Гореткина Е. Средства подготовки электронных документов. Computer Week, 1995, № 19. 14. Романов А. Г. Автоматизация служб предприятия. – Курск: КПО, 2001. 15. Маклаков С. В. Bpwin и Erwin. Case-средства разработки информационных систем − М. : ДИАЛОГ-МЭФИ, 2000. 16. Гладкий А. А. Бухучет и финансы для руководителей и менеджеров М.: 2007 17. Стражева Н. С., Стражев А. В. Бухгалтерский учет. М.: 2008 18. Глушаков С. В. Microsoft Access 2007. Cамоучитель. М.: 2008 19. Днепров А. Г. Microsoft Access 2007. Cамоучитель. М.: 2009 20. Фаронов В. Delphi. Программирование на языке высокого уровня М.: 2008 21. Грекул В. И., Денищенко Г. Н., Коровкина Н. Л. Проектирование информационных систем. — М.: Интернет-университет информационных технологий - ИНТУИТ.ру, 2005. с.135 22. Гладкий А. А. Бухучет и финансы для руководителей и менеджеров М.: 2007 23. Голод Е. С. Российский рынок CRM-решений. М.: Планета КИС, 2002. 24. Днепров А. Г. Microsoft Access 2007. Самоучитель. М.: 2009 25. Дубянский В. К. Руководство пользователя «Дело». СПб.: Питер, 2007. 26. Ивлиев М. К., Порошина Л. А. Автоматизация оперативного и бухгалтерского учета товаров. Учебное пособие. 2002 27. Карпова Т. С. Базы данных: модели, разработка, реализация.- СПб.: Питер, 2007 28. Константайн Л., Локвуд Л. Разработка программного обеспечения. СПб.: Питер, 2004. 29. Коуров Л. В. Информационные технологии в работе предприятий. – Минск: Амалфея, 2005. 30. Когаловский, М. Р. Базы данных. Проектирование, реализация и сопровождение. – СПб: Вильямс, 2001. 31. Лапонина О. Р. Основы сетевой безопасности: криптографические алгоритмы и протоколы взаимодействия. Интернет-университет информационных технологий ИНТУИТ.ру 2005. 32. Малыхина, М. П. Базы данных: основы, проектирование, использование. – СПб: БХВ Петербург.2006. 33. Михайлов С. В. 1С-Программирование. Самоучииель. СПб.: Питер.2005 34. Мишенин А. И. Теория экономических информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 2000. 240 с 35. Романов А. Г. Автоматизация служб предприятия. – Курск: КПО, 2001. 36. Руководство пользователя ПК 1C-Торговля. М.:Рарус.2004 37. Смирнова Г. Н. Проектирование экономических систем. М.: Финансы и статистика, 2003. 38. Советов Б. Я. «Автоматизированное управление современным предприятием» Л.: Машиностроение. 1988. 168 с.