Автоматизация регистрации документов.

Введение

Организация управления в наши дни невозможна без применения ком¬пьютерных технологий. Сегодня компьютер становится основным средством создания, редактирования документов, систематизации, поиска, хранения и пере¬дачи информации. Компьютер произвел такие же перемены в офис¬ной работе, как появление телефона и пишущей машинки веком раньше.
Внедрение компьютеров в делопроизводство создаёт новые качественные возможности для документационного обеспечения управления, позволяет поставить делопроизводственную деятельность на со¬временный уровень научно-технического прогресса, кардинально повысить производительность и качество управленческого труда.
Работа с документом всегда требовала больших трудозатрат в свя¬зи с необходимостью перепечатывать страницу или даже весь боль¬шой документ в случае внесения в него незначительных исправле¬ний.
Появление электронных пишущих машинок, снабженных запоминающим устройством на несколько страниц текста, частично решало эту проблему. Но только появление персональных ЭВМ произвело кардинальные перемены в процессе подготовки докумен¬тов и в делопроизводстве в целом.
Электронные документы и электронные технологии применительно к современному делопроизводству зачастую рассматриваются как единая проблема или задача. На самом же деле эти проблемы в достаточной степени изолированные, не связанные неразрывно друг с другом.
Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.
Использование компьютерных технологий ускоряет до¬кументооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.
Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистра¬ции документов с помощью ПЭВМ. Тем более, что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.
Проблема электронных технологий в делопроизводстве - это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения.

Оглавление

Введение 3
1. Автоматизированная система регистрации документов 5
1.1. Значение автоматизированной регистрации документов 5
1.2. Формы автоматизации регистрации документов 8
1.3. Технология регистрации документов 12
2. Автоматизированные системы регистрации документов 15
2.1. Автоматизированная регистрация входящих документов 15
2.2. Автоматизированная регистрация исходящих документов 22
3. Вопросы практического применения систем автоматизации делопроизводства и документооборота на современном этапе 25
3.1. Значение автоматизации делопроизводства для предприятия 25
3.2. Современные технологии автоматизации делопроизводства 27
Выводы 33
Список использованной литературы 34
Приложение 1 36
Приложение 1. 37

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 51141- 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. С. 16.
4. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2009. №4, 250 с.
5. Арлазаров В.Л., Емельянов Н.Е. Организационное управление и искусственный интеллект. Пособие для студентов. Издательство: УРСС, 2003 г
6. Баин А.М. Современные информационные технологии систем поддержки принятия решений: Учебное пособие. Серия Высшее образование. Издательство Форум, 2009
7. Глинских А. Мировой рынок систем электронного документооборота // Технологии оперативного управления, № 4-2009
8. Голицына О.Л. Партыка Т.Л. Попов И.И. Программное обеспечение: Учебное пособие для студентов экономических специальностей. Серия Профессиональное образование. Издательство Инфра-М Форум, 2006
9. Губарев В.Г. Программное обеспечение и операционные системы ПК: Учебное пособие. Серия Начальное профессиональное образование. Издательство Феникс, 2002
10. Ефиова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2009. №4. С.40;
11. Клоков И. В. Эффективное делопроизводств на персональном компьютере, Инфра-М, 2006
12. Ковалева В.Д. Хисамудинов В.В. Автоматизированное рабочее место экономиста.: Инфра-М Финансы и статистика, 2009
13. Конюшенко Е.К. Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика // Технологии оперативного управления, № 5-2009
14. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютерра» 2009. № 3. с. 15.
15. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. // Делопроизводство 2009. №1. 45 с.
16. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Издатель -Дашков и К, 2009г.
17. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2009. №3. С. 35.
18. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие М.: Дело ЛТД. 2001.
19. Кузнецова Т.В. Регистрация ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело 2009. № 1.
20. Лукин С. Компьютер в офисе. Практические советы. Издательство «Вильямс» 2008 г
21. Макаров А.В. Скоробогатов С.Ю. Чеповский А.М. Common Intermediate Language и системное программирование Microsoft NET. Издательство Бином. Лаборатория знаний Интернет-Университет Информационных Технологий, 2006
22. Пахомов Е.В. Саак А.Э. Тюшня. Информационные технологии управления. Учебник для вузов . Питер, 2008 г.
23. Сагиян С. Делопроизводство на компьютере. Популярный самоучитель. «Питер», 2005 г., 256 c.
24. Чернов В.Н. Системы электронного документооборота. Учебное пособие: Изд. РАГС,2009