Автоматизация управления.

Книга Excel XLSX Стандартный формат файлов Office Excel 2007 на основе XML. Не сохраняет код VBA-макросов, а также листы макросов Microsoft Excel 4.0 (XLM).
Лист Excel (код) XLSM Формат файлов Office Excel 2007 на основе XML, поддерживающий сохранение макросов. Сохраняет код VBA-макросов, а также листы макросов Excel 4.0 (XLM).
Шаблон XLTX Стандартный формат файлов шаблонов Office Excel 2007Excel. Не сохраняет код VBA-макросов, а также листы макросов Microsoft Excel 4.0 (XLM).
Книга Microsoft Excel 97-2003 XLS Формат двоичных файлов Excel 97 - Excel 2003 (BIFF8).
Последний формат предназначен для сохранения и работы с документом на месте проверки, так как далеко не во всех организациях есть возмодность работы с первыми тремя форматами файлов (установлен пакет MS Office более ранней версии, OpenOffice или другие офисные пакеты).
Поскольку на местах проверок работа ведется на компьютерах проверяемой организации, то актуальна становиться защита информации от несанкционированного доступа. Что также решается встроенными функциями MS Office.
В Microsoft Office Excel предусмотрено несколько уровней защиты для управления доступом к данным Excel и их изменения. Чтобы защитить данные книги, можно выполнить следующие действия:
Для повышения безопасности следует защитить весь файл книги с помощью пароля (Пароль. Способ ограничения доступа к книге, листу или части листа. В Microsoft Excel длина пароля не должна превышать 255 букв, цифр, пробелов и других символов. При вводе пароля учитывается регистр букв.), который позволит просматривать или изменять данные только уполномоченным пользователям.
В качестве дополнительной защиты определенных данных можно защитить отдельный лист (Лист. Основной документ, используемый в Microsoft Excel для хранения данных и работы с ними. Он также называется электронной таблицей. Лист состоит из ячеек, упорядоченных в строки и столбцы. Листы всегда хранятся в книге.) или элементы книги с паролем или без него. Защита листа и элементов книги может предотвратить случайное или злонамеренное изменение, перемещение или удаление важных данных.
Использование паролей для защиты книги
Круг пользователей, имеющих возможность открывать книгу и использовать содержащиеся в ней данные, можно ограничить, устанвив пароль на просмотр книги или сохранение внесенных в нее изменений.
Защита с помощью пароля на уровне книги использует улучшенные методы шифрования, чтобы защитить книгу от неавторизованного доступа. Пароль можно задать при сохранении книги. Можно определить два различных пароля, которые будут использоваться в следующих случаях:
Открытие и просмотр книги Этот пароль шифруется, чтобы защитить данные от неавторизованного доступа.
Изменение книги Этот пароль не шифруется и предназначен только для того, чтобы дать определенным пользователям возможность изменять данные в книге и сохранять изменения в файле.
Эти пароли используются для всей книги. Для повышения безопасности следует всегда устанавливать пароли на открытие и просмотр файла. Чтобы предоставить право изменять данные только некоторым пользователям, может понадобиться назначить оба пароля.
Важно. Следует всегда использовать надежные пароли, образованные сочетанием прописных и строчных букв, цифр и символов. Пароли, не сочетающие в себе этих элементов, не являются надежными. Надежный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный пароль: House27. Используйте надежный пароль, который можно запомнить, чтобы не пришлось его записывать.

Часть 1
Автоматизация управления рассматривается на примере управления администрации Ленинского района по финансам.
Основными целями и задачами Управления являются:
составление проекта бюджета города и его исполнение
координация деятельности управлений по финансам, налоговой и кредитной политике администраций районов города и осуществление контроля за соблюдением финансовой дисциплины предприятиями, организациями и учреждениями, финансируемыми из бюджета города;
экономическое обоснование планирования доходов и расходов бюджета города, проведение мероприятий по обеспечению своевременного и полного поступления в бюджет города всех доходов;
концентрация финансовых ресурсов на приоритетных направлениях социально-экономического развития города, целевое финансирование общегородских потребностей.
. В состав управления входят следующие отделы:
1. Бюджетный отдел, основной задачей которого является планирование и корректировка бюджета по расходам
2. Отдел исполнения бюджета
3. Отдел налогов и доходов
4. Отдел бухгалтерии
5. Юридический отдел
6. Отдел финансирования народного хозяйства
7. Контрольно ревизионный отдел.

Контрольно-ревизионный отдел является структурным подразделением управления администрации района по финансам.
В соответствии с возложенными задачами контрольно-ревизионный отдел осуществляет следующие функции:
-проводит ревизии и тематические проверки поступления и расходования средств бюджета города, использования внебюджетных средств, доходов от имущества, находящегося в муниципальной собственности;
-проводит документальные проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности организаций любых форм собственности по мотивированным постановлениям правоохранительных органов;
-осуществляет в необходимых случаях контроль за своевременностью и полнотой устранения нарушений в финансово-хозяйственной деятельности проверенных отделом предприятий, учреждений и организаций, а также возмещением ими причиненного ущерба;
-координирует свою деятельность с деятельностью других органов финансового контроля в целях устранени дублирования в проведении ревизий и проверок, обеспечение их комплексности и периодичности;
-проводит ревизии финансово-хозяйственной деятельности у распорядителей и получателей средств бюджета города не реже одного раза в три года;
-представляет в соответствующие органы статистическую отчетность о работе контрольно-ревизионного отдела по установленным формам;
-участвует в реформировании муниципальных финансов;
-организует своевременное и правильное рассмотрение писем, заявлений и жалоб граждан по финансовым вопросам, принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан;
-участвует в разработке нормативных правовых актов органов местного самоуправления;
Начальник и специалисты отдела: имеют право:
-проверять в ревизуемых учреждениях, организациях, предприятиях денежные, бухгалтерские и другие документы, относящиеся к проверке, фактическое наличие и правильность использования денежных средста, ценных бумаг и материальных ценностей;
-получать от должностных, материально-ответственных и других лиц ревизуемых предприятий, учреждений и организаций объяснения, в том числе письменные, по вопросам, возникающим в ходе ревизии, проверки;
-привлекать в установленном порядке для участия в проведении ревизий и проверок специалистов других отделов управления и организаций;
-принимать в процессе ревизий и проверок совместно с руководителями ревизуемых организаций меры по устранению выявленных нарушений финансовой дисциплины и неэффективного расходования средств бюджета города, а также давать обязательные для исполнения указания об устранении этих нарушений, о возмещении причиненного ущерба и привлечении к ответственности виновных лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации;

направлять в установленном порядке предложения об ограничении, приостановлении, а в необходимых случаях и прекращении финансирования ревизуемых учреждений, предприятий и организаций при выявлении нецелевого использования средств бюджета города, а также в случае непредставления бухгалтерских и финансовых документов, связанных с использованием этих средств;
-по результатам ревизий и проверок вносить предложения о взыскании в соответствии с действующим зконодательством с учреждений, предприятий, организаций бюджетных средств, израсходованных не по целевому назначению;
-в случаях выявления нарушений законодательства, фактов хищения денежных средств и материальных ценностей, а также злоупотреблений вносить предложения об освобождении от занимаемой должности лиц, виновных в этих нарушениях, информировать вышестоящие органы ревизуемых предприятий, учреждений, организаций о выявленных в ходе ревизий и проверок нарушениях, передавать материалы ревизий и проверок в правоохранительные органы.
Для детального рассмотрения выбрано рабочее место Главного специалиста контрольно ревизионного отдела ревизора-строителя, который осуществляет следующую деятельность:
проводит проверки ремонтно-строительных работ по утвержденным планам работы отдела;
принимает участие в комплексных ревизиях, проводит самостоятельные проверки ремонтно-строительных работ;
информирует начальника отдела о ходе проведения проверок, представляет срочные информации о выявленных фактах хищения, злоупотреблениях, незаконном и нерациональном расходовании денежных и материальных средств;
по материалам проведения проверок готовит предложения по устранению выявленных недостатков и нарушений, предписания и информационные письма с изложением в них основных нарушений,
участвует в реализации материалов ревизий, устранению нарушений, выявленных в ходе ревизий и проверок;
осуществляет контроль за своевременностью и полнотой устранения нарушений финансово-хозяйственной деятельности проверенных учреждений и предприятий, а также возмещением причиненного ущерба;
осуществляет работу по своевременному рассмотрению обращений, заявлений жалоб предприятий, учреждений граждан по вопросам, относящимся к компетенции контрольно-ревизионного отдела, с подготовкой по ним аргументированных предложений и ответов;
консультирует финансовые органы города, муниципальные учреждения и предприятия по вопросам ремонтно-строительных работ;
консультирует специалистов отдела, управления по вопросам ремонтно-строительных работ;

Составление сметы является одним из основных этапов начала строительно-монтажных и ремонтных работ.
До недавнего времени деятельность рассматриваемого специалиста не была автоматизирована. Составление документов, писем, поиск нормативных документов производился вручную. Анализ представленных документов и визуального осмотра производился от руки.
Часть 2
На данный момент произведен первый этап автоматизации рабочего места. Установлен персональный компьютер. Установлен базовый комплект программного обеспечения. Операционная система MS Windows. Пакет офисных программ MS Office Standard, правовые системы «Консультант Плюс» и «Гарант».
При помощи данного программного обеспечения выполняется написание разнообразных документов.
В MS Word созданы шаблоны основных документов. Шаблон это тип документа, при открытии которого создается его копия. В Microsoft Office Word 2007 шаблон может иметь расширение dotx или dotm (файл типа dotm позволяет выполнять макросы в файле).
Например, бизнес-план распространенный документ, часто создаваемый в Word. Вместо создания структуры бизнес-плана с самого начала можно использовать шаблон со стандартным макетом страницы, шрифтами, полями и стилями. Остается лишь открыть шаблон и заполнить документ соответствующим текстом и данными. При сохранении документа как файла docx или docm документ сохраняется отдельно от шаблона, на котором он основан.
Шаблоны это обычные документы, но содержащие рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, такие как стандартный раскрывающийся список или специальная эмблема. К разделу шаблона можно добавить защиту или применить к шаблону пароль, защищающий содержимое шаблона от изменений.
В нашем случае это шаблон бланка письма от лица управления по утвержденной форме (герб, поле для вода номера и даты, наименование и другие обязательные реквизиты в соответствие с инструкцией по делопроизводству).Что также сокращает время проведения проверки и отчета о ней. Данные шаблоны созданы с помощью средств форматирования документов и макросов на VBA (Visual Basic for Application), встроенном в состав пакета MS Office.
На данный момент практически все экономические и технические расчеты ведутся в MS Excel. MS Excel содержит большую библиотеку встроенных инженерных, финансовых и статистических функций.

Установленная версия MS Office 2007 позволяет сохраняь документы в нескольких форматах. На практике специалистом используются только четыре: