Документооборот.

Введение Информационно-документационное обеспечение является важной обслуживающей функцией управления, которая нуждается в тщательной и продуманной организации. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое снимание. (3, с.154) Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и в нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производит5ельности труда. Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. Поэтому в организациях необходимо разработать схему движения докуметооборота. Цель работы: исследовать организацию документооборота в организации. Исходя из поставленной цели, были выделены следующие задачи: 1. рассмотреть организационную структуру и функции службы ДОУ; 2. изучить структуру и общую характеристику документопотоков; 3. рассмотреть этапы организации документооборота учреждения. 4. дать анализ документооборота учреждения. Данная работа состоит из введения, трех глав, заключения и библиографического списка литературы. В первой главе "Организационная структура и функции службы ДОУ" описывается структура, специфика деятельности службы ДОУ, описан процесс организации документооборота в ДОУ. Во второй главе " Структура и общая характеристика документопотоков " дана общая характеристика документопотоков, описан объем документооборота учреждения, обозначены методы учета количества документов В третьей главе: "Этапы организации документооборота учреждения" описан прием и первичная обработка документов, Порядок направления на исполнение и работа исполнителя с документами, Порядок обработки исходящих документов. 1. Организационная структура и функции службы ДОУ 1.1. Служба ДОУ: структура, специфика деятельности Структура в системе органов управления рассматривается:во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия (4, с.192). Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления. Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений: – секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро); – инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра; – канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив. (4, с.195) Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления делами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы. Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив. Общий отдел – это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, (группа писем, приемная). Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях. Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры. Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативах – общее собрание членов кооператива. Таким образом, структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения. 1.2. Организация документооборота – важнейшая функция службы ДОУ Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач: – постоянное совершенствование форм и методов работы с документами; – обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами; – сокращение документооборота; – разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства. (4, с.197) Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой.

Введение 2 1. Организационная структура и функции службы ДОУ 3 1.1. Служба ДОУ: структура, специфика деятельности 3 1.2. Организация документооборота – важнейшая функция службы ДОУ 4 2. Структура и общая характеристика документопотоков 6 2.1. Общая характеристика документопотоков 6 2.2. Объем документооборота учреждения 9 2.3. Учет количества документов 9 3. Этапы организации документооборота учреждения 12 3.1. Прием и первичная обработка документов 12 3.2. Порядок направления на исполнение и работа исполнителя с документами 14 2.3. Порядок обработки исходящих документов 18 Заключение 19 Список литературы 21

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Госстандарт России, 1998. 2. Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: ИНФРА-М, 1997. – 96 с. 3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. – М., 2001, – с. 66. 4. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник /Под ред. Т.В.Кузнецовой – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – 359 с. 5. Документооборот предприятия: Справ./ Авт. – сост. Н.Р. Усманова. – М.: Приор: Приоритет, 2000. – 400 с. 6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие/Рос. акад. гос. службы при Президенте Рос. Федерации, Сиб. акад. гос. службы. – М.; Новосибирск: ИНФРА-М; Сибирское соглашение, 2001. – 286 с. 7. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления – М.; Новосибирск: Инфра-М. Сибирское отд-ние, 2000. – 272 с. 8. Комышев А.Л. Основы документационного обеспечения управления – М.: Дело и Сервис, 2000. – 223 c. 9. Корнеев И.К. Информационные технологии в управлении – М.: ИНФРА-М, 2001. – 156 с. 10. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами: Учебник – М.: ИНФРА-М, 1999 – с.575 11. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве). – М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», – 1999. 12. Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами. // Секретарское дело. – 1996. – № 1(3), с.48. 13. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления – М., Бизнес-школа "Интел-синтез", 2000. – с.292. 14. Ларин М.В. Документационное обеспечение и информационный менеджмент. //Управление персоналом. – 1997. – № 11. – С. 43-47. 15. Организация работы с документами: Учебник /Под ред. проф. В.А. Кудрявцева – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с. 16. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса – М.: Мастерство, 2000. – 172 с. 17. Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления: Практ. пособие. – М.: РДЛ, 2000. – 397 с. 18. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документац. обеспечению деятельности предприятия. – М.: Изд. группа "Приор-Стрикс", 1995. – 144 с. 19. Степанов Е. Есть такая служба – ДОУ. //Служба кадров. – 2001. – № 10. – С. 47-49. 20. Степанов Е. Передача документов на исполнение //Служба кадров. – 2002. – № 5. – С. 62-66. 21. Тейлор Клер. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. – М.: Финансы и статистика, 1997. 22. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие – Киев: ВЫЩА ШКОЛА, 1988.