Документооборот в системе "поставщик - дистрибьютор покупатель"..

Введение

Сегодня основным условием стабильного функционирования компании на рынке становится совершенствование процедур организационно-экономического управления. В частности, разработка более эффективных систем управления касается и сферы IT.
Программы реализуются в определенной корпоративной (организационной, экономической и др.) среде, которая обеспечивает предоставление необходимых ресурсов, базу знаний по технологиям ее реализации, определение и/или уточнение приоритетов ее развития и т.д. В этом смысле успех в реализации любой программы в такой же степени зависит от обоснованности плана, сбалансированности ресурсов, упорядоченности работ, пакетов работ, проектов в соответствии приоритетами, стратегическими целями, как и от обеспеченности этих программ информационными, финансовыми, трудовыми ресурсами.
Чем больше программа, тем в большей степени успех ее реализации зависит от внешней среды, причем информационная компонента становится приоритетной, определяющей. Отсутствие структуры в информационной среде, детерминированности процессов ее функционирования разрушает программу, создавая или фатально увеличивая неопределенность в достижении ее целей.
С другой стороны, отсутствие необходимого разнообразия в хаосе возможностей внешней среды снижает ценность порядка программы, делая неоптимальными пути ее достижения, например, из-за неэффективности применяемых технологий, низкой квалификации трудовых ресурсов, высоких рисков в поставке комплектующих и т.д. Все это сводит на нет преимущества даже самой идеально разработанной программы, с идеальным механизмом ее реализации.
На базе современных компьютерных технологий создано поколение систем управления, именуемое ERP (Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия, то есть системы управления ресурсами). Такие системы предоставляют возможность работать на интегрированном информационном поле множеству удаленных пользователей, что обеспечивает максимальный эффект при управлении крупными производствами и корпорациями.
Идея таких систем состоит в том, что элементы ПО, предназначенные для поддержки разных функций предприятия, должны непрерывно взаимодействовать между собой. По сути, ERP-система пытается «воспроизвести» бизнес-процессы в программном обеспечении и сопровождать каждое действие того или иного сотрудника.
Интеграция автоматизированных систем управления предприятием до сих пор явлется одним из наиболее рискованных шагов, на которые руководство решается вовсе не из-за преклонения перед могуществом высоких технологий, а в силу жизненной необходимости. Прежде всего, нельзя отстать о конкурентов, а значит, нужны новые способы обеспечения прозрачности финансовых потоков и контроля над технологическими бизнес-процессами. Последние тенденции рынка тоже нельзя оставлять без внимания, а чтобы обратить себе на пользу любые изменения, требуется провести хотя бы минимальную замену маркетинговой стратегии компании, что невозможно без привлечения IT.
Среди российских компаний превалируют решения типа «все-в-одном», которые очень часто не оправдывают себя, так как могут работать с очень ограниченным кругом задач. Зачастую в неудачах винят консультантов, предлагающих более сложные и, следовательно, дорогие решения, чем требует предприятие. Однако вина подобных специалистов не столь велика, как кажется - ведь чаще всего представители предприятия сами просят именно ERP-систему, не задумываясь о том, что проще и разумнее воспользоваться другими средствами.
Таким образом, весьма актуальным является изучение информационных систем современных предприятий.
Целью написания данной курсовой работы является изучение документооборота в системе поставщик - дистрибьютор покупатель.
Общей цели подчиняются следующие задачи:
 изучение организации движения материального потока в распределительной системе;
 исследование системы информационного обмена между субъектами распределительной системы;
 анализ структуры документов при передаче информации в распределительной системе;
 изучение существующих систем документооборота;
 характеристика входной и выходной документации;
 изучение организации документооборота в модулях системы DRP, ERP;
 сравнительная характеристика программного обеспечения распределительной системы на примере Trade, Купец.





1.Организация системы поставщик дистрибьютор покупатель

1.1 Операции, организация движения материального потока в распределительной системе

Функционирование логистической системы (ЛС) направлено на удовлетворение потребностей клиента, иными словами, на достижение конечного результата, выражающегося в обеспечении высокого уровня обслуживания клиента, что, в конечном счете, обеспечивается эффективной доставкой в соответствии с требованиями потребителя, но при условии минимального использования затрат и ресурсов. При этом на уровне логистической цепи категория конечного результата в торговле трансформируется обычно в величину чистой прибыли. Понятие конечного результата при этом меняется в зависимости от уровня иерархии или функциональной области ЛС.
Если рассматривать материальный поток в логистике от источника сырья до конечного потребителя, то он проходит несколько функциональных областей, деятельность которых характеризуется определенными задачами.
Во-первых, это область снабжения (обеспечения) производства готовой продукции, основной задачей которой является бесперебойное снабжение производства материально-техническими ресурсами.
Во-вторых, область производства готовой продукции, функцией которой является обеспечение функционирования производственного процесса.
В-третьих, область распределения готовой продукции, основной функцией которой является бесперебойное обеспечение потребите¬лей готовой продукцией при полном удовлетворении их спроса. [3]
Таким образом, ЛС, начинающаяся от первичного поставщика сырья и материалов и заканчивающаяся конечным потребителем, охватывает три базисные функциональные области:
 логистика снабжения область снабжения производства материальными ресурсами;
 логистика производства (или логистика обеспечения производственных процессов) область обеспечения производственного процесса готовой продукции;
 логистика распределения область распределения готовой продукции.
Однако такое деление не означает изолированного подхода к управлению потоками в каждой функциональной области логистики. Напротив, концепция интегрированной логистики основана на комплексном подходе, требует рассмотрения всех базовых областей в отношении оптимизации сквозных потоков, проходящих через них и работающих, в конечном счете, на потребителя. При этом каждая функциональная область логистики имеет свои локальные цели и задачи, которые вытекают из общей цели всей ЛС.
Функционирование области распределения ЛС имеет свои особенности в сравнении с другими областями. Ее характеризуют:
 широкий ассортиментный перечень реализуемых товаров;
 минимизация запасов у конечных потребителей (страховые запасы), что требует осуществления частых поставок мелкими партиями;
 независимый спрос на товары, усложняющий управление запасами;
 повышение требований к гибкости обслуживания, связанное с возможностью незапланированных заказов;
 разветвленная складская сеть, максимально приближенная к потребителю;
 приоритет складской формы поставки перед транзитной для большинства видов товаров;
 сложность организации доставки конечным потребителям из-за наличия централизованной и децентрализованной поставки;
 значительное число посреднических структур.
Сложность системы распределения товаров определяется разнообразием логистических сетей, включающих в себя каналы разных уровней. По сути, ЛС это новые организационные формы в товарораспределении. Они предполагают активную посредническую деятельность, поглощающую иногда до 80% финансовых ресурсов фирм, и предъявляют высокие требования к координации и контролю над выполнением логистических операций. Реализация таких организационных форм требует формализации всех объектов, составляющих ЛС. Однако, например, оптовые предприятия торговли, через которые осуществляется до 30% и более реализации товара, одновременно являются участниками различных логистических сетей, действующих по своим «законам», что значительно затрудняет достижение корпоративных целей фирмы. Это распространяется на большинство участников формируемой ЛС. [5]
Деление как на микро-, так и на макроуровне позволяет более точно определять и решать локальные задачи организации и контроля внутри звеньев и элементов ЛС, поскольку объектами практической логистики могут быть не только потоки, но и единичные трансакции. К тому же логистическая концепция реализуется, как правило, в конкретной системе, функционирующей в реальной формализованной среде. При этом сам процесс формирования ЛС с позиции привлечения ее участников основан на обеспечении и поддержании жизненного цикла товара: от замысла до ликвидации, а центром создания ЛС является производство товара.
Интегрированный подход в логистике требует объединения различных функциональных областей и их участников в рамках единой ЛС в целях ее оптимизации. Такой подход распространяется как на макро-, так и на микроуровень. Важно только, решая проблемы оптимизации управления на микроуровне, в пределах организации участника ЛС исходить из условий оптимизации всей системы.

Введение 3
1.Организация системы поставщик дистрибьютор покупатель 6
1.1 Операции, организация движения материального потока в распределительной системе 6
1.2 Система информационного обмена между субъектами распределительной системы 14
1.3 Структура документов при передаче информации в распределительной системе 18
2. Информационные технологии, автоматизация документооборота 19
2.1 Системы документооборота (DRP, ERP системы) 19
2.2 Характеристика входной и выходной документации (DRP, ERP) 24
2.3 Организация документооборота в модулях системы DRP, ERP 27
3. Сравнительная характеристика программного обеспечения распределительной системы на примере Trade, Купец 32
Заключение 40
Список использованных источников 43

Список использованных источников

1. Гаврилов Д.А. Управление производством на базе стандарта MRP II. СПб: Питер, 2002. 320 с.
2. Гейтс Б. Бизнес со скоростью мысли. М.: Изд-во ЭКСМО-Пресс, 2001. 480 с.
3. Гончаров О.Н. Руководство для высшего управленческого персонала. М.: МП "Сувенир", 1994.
4. Девид А., МакГоуэн М., Росс К.Д. Методология структурного анализа и проектирования SADT. М.: Метатехнология, 1993.
5. Елисеев В., Ладыженский Г. Введение в Интранет // Системы управления базами данных. 1996. №№ 5-6.
6. Ивлев В.А., Попова Т.В. Реорганизация деятельности предприятий: от структурной к процессной организации. М.: ООО Издательство «Научтехлитиздат», 2000.
7. Корольков В.Ф., Брагин В.В. Процессы управления организацией. Ярославль: Из-центр Яртелекома, 2001. 416 с.
8. Кравченко В.Ф., Кравченко Е.Ф., Забелин П.В. Организационный инжиниринг. Учебное пособие. М.: «Издательство ПРИОР», 1999. 256 с.
9. Кульгин М. Технологии корпоративных сетей. Энциклопедия СПб.: Издательство «Питер», 1999. 704 с.
10. Организация и современные методы защиты информации / Под общей редакцией С.А. Диева, А.Г. Шаваева. Москва, 2002.
11. Симонов С. Информационная безопасность в корпоративных системах: практические аспекты // PC Week. 2001. № 30.