Международное регулирование делопроизводства.

Введение В современных обществах разработка и внедрение стандартов во всех сферах деятельности является наиболее эффективным механизмом обеспечения согласованности действий и распространения лучших технологий и методов работы. Стандарты также необходимы организациям различных форм собственности при оценке качества произведенной продукции (работ, услуг) и ее соответствия нормам мировой практики. Предмет исследования. Юридическую трактовку понятия «документ» дает Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», в котором термины «документированная информация» и «документ» рассматриваются как синонимы. Согласно этому Закону «документированная информация (документ)» есть «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»[2]. В этом же значении термин «документ» используется и в двух основных Государственных Стандартах, регулирующих создание, оформление и использование документов – ГОСТ Р 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года № 273 и ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28. Оба ГОСТа введены в действие с 1 января 1999 года. ГОСТ Р 6.30–97 действует в редакции Постановления Госстандарта России от 20 января 2000 года № 9-ст. Объект исследования. В целом весь спектр такой документации охватывает три больших группы документов: 1. Документы, не относящиеся к категории международных (документы внутрироссийского оборота); 2. Международные документы; 3. Дипломатические документы. Целью работы является изучение международного управления документооборотом. Международные документы включают в себя весь комплекс документации, исполняемый любым субъектом международной деятельности (кроме МИД и высших органов государственной власти и управления) и используемая на внешнеполитической арене, за исключением документов, относимых к категории дипломатических. Таким образом, любая организация, действующая на внешнеполитической арене и включенная в международный информационный обмен, создает и использует данную категорию документов. Документы этой группы могут исполняться на русском, иностранном, на двух языках, либо на третьем языке, который считается международным в данной отрасли (как правило, на английском или французском). В отдельных случаях международные документы могут исполняться сразу на нескольких языках, например, документы многих международных неправительственных организаций часто исполняются сразу на всех официальных рабочих языках ООН – английском, французском, испанском, арабском, русском и китайском. В нашей стране международные документы исполняются с соблюдением отечественных стандартов ГОСТ Р 6.30–97 и ГОСТ Р 51141–98, а также требований ИСО. Дипломатические документы это документы, образующиеся в результате деятельности министерства иностранных дел и высших органов государственной власти и управления на международной арене. Эта группа включает в себя следующие подгруппы документов: 1. Внутриведомственные дипломатические документы; 2. Дипломатическая переписка; 3. Международные правовые акты. К внутриведомственным дипломатическим документам относятся документы, с помощью которых происходит обмен информацией между министерством иностранных дел (центром) и дипломатическими представительствами в зарубежных странах или при международных организациях, либо между двумя и более представительствами одной страны, расположенными в одном или разных государствах (например, переписка между Посольствами России в Латвии (Рига) и Литве (Вильнюс). При подготовке и исполнении этих документов, как правило, руководствуются теми стандартами и нормами, которые приняты в данной стране, то есть, применительно к деятельности внешнеполитического ведомства Российской Федерации, это ГОСТ Р 6.30–97 и ГОСТ Р 51141–98. Дипломатическая переписка представляет собой комплекс документов, «посредством которых осуществляются письменные официальные сношения между государствами и которые выражают позицию государства по тому или иному вопросу международной жизни». Дипломатическая переписка является одной из основных форм дипломатической деятельности государства по осуществлению целей и задач его внешней политики. В отношении языка, на котором ведется дипломатическая переписка, следует отметить следующее. Формально министерство иностранных дел РФ с дипломатическими представительствами иностранных государств и дипломатические представительства России за рубежом с МИД страны пребывания могут вести переписку на языке своей страны. Однако это иногда может вызвать у получивших документ трудности с переводом и задержку в рассмотрении поставленных в документе вопросов. Поэтому на практике этот вопрос решается следующим образом: 1) по договоренности с ведомством иностранных дел или с посольством переписка ведется на каком-либо третьем языке 2) переписка ведется на языке своей страны с приложением к каждому документу его неофициального перевода. 1.2. Стандарт ISO 15489

Стандарт ISO 15489 «Information and documentation – Records management» («Информация и документация – Управление документами») был принят в 2001 г. Он содержит общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах. ISO 15489 был разработан на основе стандарта Австралии AS 4390 «Records management». Определяющая идея AS 4390 – управление документацией является важнейшей частью управления деловой деятельностью организации, т. к. документ по своей сути является не только входом и/или выходом деловых операций, но и юридическим свидетельством их выполнения.
В стандарте даны определения более двух десятков основных терминов, включая базовые – «документ» и «управление документами». Термин «документ (record)» в стандарте определен как «информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или управленческой деятельности», а «управление документами (records management)» – как «область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, сохранностью, использованием и определением судьбы документов, включая процессы сбора и хранения свидетельств деловой деятельности и информации о ней в виде документов» .
В отличие от терминологии действующих национальных стандартов делопроизводства, в ISO 15489 основная нагрузка в термине «документ» приходится на функции, реализуемые документами в деловых процессах организаций, а не на формальные признаки документа.

Введение 3
1. Базовые международные стандарты по управлению документацией 6
1.1. Стандарты ISO серии 9000 6
1.2. Стандарт ISO 15489 7
1.3. Стандарт MoReq Европейского союза 10
2. Базовые международные стандарты по управлению безопасностью информации в организациях 12
2.1. Стандарт ISO/IEC 17799:2005 12
2.2. Стандарт ISO/IEC 15408-99 13
2.3. Стандарты ISO серии 27000 14
Заключение 15
Список литературы 17

1. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова. – СПб. : Питер, 2007. – 98 с.
2. Белов, А.Н. Делопроизводство и документооборот /А.Н. Белов, А.А. Белова. – М. : Изд-во Эксмо, 2005. – 278 с.
3. Демин, Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю.М. Демин. - СПб.: Питер, 2008. - 112 с.
4. Информационно – практический журнал «Делопроизводствоwww. TOP – PERSONAL.ru
5. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» www.delo-press.ru
6. Кирсанова, М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: практ. пособие / М.В. Кирсанова. -М.: Омега-Л, 2007. - 256 с.
7. Кашанина, Т.В. Корпоративные (внутрифирменные) акты / Т.В. Кашанина. – М.: Юристь, 2004.- 118 с.
8. Спивак, В.А.Документирование управленческой деятельности. (Делопроизводство) / В.А. Спивак. - СПб. : Изд-во Питер, 2005. - 215 с.
Дополнительная:
9. Кудряев, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. – М.: Инфра-М, 2001. – 776 с.
10. Мурадьян, Э.М. Образцы гражданско-правовых документов / Э.М. Мурадьян. – М.: Юристь, 2001. – 245 с.
11. Куницын, А.Р. Образцы заявлений и жалоб в суд / А.Р. Куницын. - М.: Солекс, 2001.- 278 с.
12. Перевезенцева, Г.Н. Делопроизводство в кадровой работе / Г.Н. Перевезенцева. - М.: НПЦ Профессионал-Ф, 2001. - 187 с.
13. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция / М.И. Басаков. - Ростов н/Дону: Изд-во «Феникс», 2001. - 224 с.
14. Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере / Л.В. Павлюк. - М.: Герда, 1998. - 272 с.
15. Андреянова, В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии / В.В. Андриянова. - М.: ИНФРА-М, 1997. - 212 с.
16. Самыкина, И.В. Энциклопедия офиса: практ. руководство / И.В. Самыкина. - М.: БИНОМ, 1995. - 234 с.
17. Айман, Т.О. Справочник кадровика: трудовые документы / Т.О. Айман. – М.: Инфра-М, 2003. – 156 с.
18. Волкова, Д.В. Деятельность международной организации по стандартизации (ISO) / Д.В. Волкова // Делопроизводство. – 2006. - № 2. – С.11-19.
19. ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. : Изд-во стандартов, 1998. – 65 с.
20. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М. : Изд-во стандартов, 2003. – 28 с.
21. Доронина, Л.А. Новые информационные технологии хранения документов организации / Л.А. Доронина // Управление персоналом. – 2002. - № 2.
22. Илюшенко, М.П. Документная информация: свойства и особенности / М.П. Илюшенко // Делопроизводство. – 2006. - № 2.
23. Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. – М.: ВНИИДАД. – 2000. – 23 с.
24. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения – М.: ВНИИДАД. – 2000. – 27 с.
25. Российская Федерация. Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации : [Постановление Правительства Российской Федерации] // Сборник законодательства РФ. – 1995. – 12 с.
26. Ларин, М. В. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001 / М. В. Ларин, О. И. Рысков. – М.: ВНИИДАД, 2005. – 111с.
27. Храмцовская, Н. А. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Н. А. Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2004. – № 9. – С. 15.
28. Силков, С. В. К вопросу об обеспечении гарантий безопасности в объектах информационных технологий / С. В. Силков // Материалы конф. «Обеспечение безопасности информации в информационных системах», ноябрь 2004 г. – Минск: Акад. управления при Президенте Респ. Беларусь. – С. 72.