Описание преимуществ и недостатков существующей ИТ-системы компании.

Введение

Автор является руководителем IT-компании, занимающейся продажей программного обеспечения техническим облуживанием компьютерных сетей малых организаций, различными услугами в области информационных технологий.
Рост и развитие компании связаны с постоянным ростом объёма информации и документооборота, увеличением числа рабочих мест и бизнес-функций, организацией новых филиалов и возникновением территориально распределённых организационных структур. Это требует развития информационных технологий, ускоряющих все управленческие процессы, автоматизирующие бизнес и, в первую очередь, документооборот.
Согласно различным исследованиям, сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов не меньше 60% своего рабочего времени. При этом одна пятая рабочего времени уходит на поиск и ожидание документов, а одна десятая – на передачу документов между подразделениями.
Работа хотя бы с частью документов в электронном виде позволяет существен¬но сократить затраты организации на бу¬магу, расходные материалы, снизить за¬траты на приобретение и обновление ко¬пировальной техники, сократить затраты на содержание огромных архивов бумаж¬ных документов.
Безусловно, можно работать и без специальной системы электрон¬ного документооборота (СЭД), ис¬пользуя на предприятии стандар¬тный набор офисных приложений (тексто¬вый и табличные редакторы, электронную почту). С их помощью можно создавать, учитывать, пересылать файлы с докумен¬тами. Но, к сожалению, при такой работе возникает ряд проблем, связанных с орга¬низацией документооборота:
1) Нет единого информационного про¬странства, отсутствуют автоматизирован¬ные корпоративные справочники, за ис¬ключением одинаковых адресных книг, содержащих адреса электронной почты сотрудников;
2) Структурные подразделения организа¬ции вынуждены локально формировать собственные системы классификаторов, а также словарей и нормативов;
3) Регистрация документов проводит¬ся вручную и часто дублируется в каж¬дом структурном подразделении. При этом используются какие-либо таблицы или списки;
4) Маршрутизация документов не автома¬тизирована. Документ направляется толь¬ко по маршруту, выбираемому очередным исполнителем, что затрудняет соблюде¬ние регламентов, принятых в организации (особенно при согласовании документов);
5) Затруднено проведение контроля за своевременным исполнением документа. Напомнить о документе при этом можно только дополнительным письмом, отправленным вручную, или позвонив по телефону;
6) Невозможно осуществить автоматизированный поиск документов;
7) Электронная почта не предполагает проведения подобной операции.

ВВЕДЕНИЕ 4
РАЗДЕЛ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ ИССЛЕДОВАНИЕ ПОСТАВЛЕННОЙ ЗАДАЧИ 7
1.1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ И ОБЗОР СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА(СЭД) 7
1.2 СТАНДАРТЫ И ЭТАПЫ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ 12
РАЗДЕЛ 2. АНАЛИЗ ТЕКУЩЕГО РАЗВИТИЯ ФИРМЫ 15
2.1 ТЕКУЩЕЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ 15
2.2 ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ И ИХ МОДЕЛИРОВАНИЕ 18
РАЗДЕЛ 3. ВЫБОР СЭД 25
3.1 КРИТЕРИИ ВЫБОРА СЭД 25
РАЗДЕЛ 4. РАЗРАБОТКА ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ 42
4.1 ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ 42
4.2 ПЛАН-ГРАФИК РАБОТ ПО ВНЕДРЕНИЮ СЭД «БОСС-РЕФЕРЕНТ» НА ПРЕДПРИЯТИИ 48
РАЗДЕЛ 5. ОСНОВНЫЕ ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ПРОВЕДЕННЫХ ИССЛЕДОВАНИЙ 50
5.1 ВЫВОДЫ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ИССЛЕДОВАНИЙ 50
5.2 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ПРОВЕДЕННЫХ ИССЛЕДОВАНИЙ 54
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 57
БИБЛИОГРАФИЯ 58

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
2. ГОСТ Р 51141-98 \"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения\"
3. Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ \"Об электронной цифровой подписи\"
4. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ О персональных данных.
5. Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г \"О коммерческой тайне\"
6. Федеральный закон от 20.02.95 N 24-ФЗ \"Об информации, информатизации и защите информации\"
7. Баласанян, В.Э. 2006 год – год электронного документооборота [Текст] / В.Э. Баласанян, Е.В. Губернская // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 3. – С. 78 – 81.
8. Баласанян, В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту [Текст] / В.Э. Баласанян // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 4. – С. 15 – 18.
9. Вершинин А. И. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде: Учеб. – практ. пособие/ А.П. Вершинин. – М.: Городец – издат, 2005. – 247 с.
10. Кузнецов, С.К. Опыт реформирования системы документационного обеспечения Минэкономразвития РФ [Текст] / С.К. Кузнецов // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 10. – С. 72 – 78.
11. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления) [Текст]: учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
12. Ларин, М.В. Работа с электронными документами. Обзор исследований ВНИИДАД [Текст] / М.В. Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 1. – С. 36 – 40.
13. Ларин, М.В. Работа с электронными документами. Обзор исследований ВНИИДАД [Текст; окончание] / М.В. Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. – № 2. – С. 32 – 39.
14. Милославская Н. Г., Толстой А. И. Интрасети: доступ в Internet, защита: Учеб. пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2000 – 527 с.
15. Петров, В.Н. Информационные системы [Текст]: учебник для вузов / В.Н. Петров. – СПб.: Питер, 2002. – 688 с.
16. Савельев, А.М. «Электронный документооборот» или «автоматизация делопроизводства»? [Текст] / А.М. Савельев // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 1. – С. 17 – 22.
17. Системы управления и информационные технологии: Межвузов. сб. науч. тр./ Воронеж. Гос. техн. ун – т; Науч. ред. С. Л. Подвальные. – Воронеж: Из-во Воронеж Гос. техн. ун – т., 2008. – 201 с.
18. Спивак, В.А. Делопроизводство [Текст]: учебное пособие / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2003. – 208 с.: ил.
19. Стенюков, М.В. Документоведение и делопроизводство [Текст] / М.В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2006. – 176 с.
20. Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гутенберга / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В.М. Кущ, Ю. Л. Гагутин .- М. : Анкей : Экотрендз, 2009 .- (инженерная энциклопедия). – (технологии электронных коммуникаций). – 271 с. : ил.
21. Электронные документы и архивы: теория и практика / Юмин И.Ф. // Оте. арх. – 2009.- № 3. – с. 109-112 . – Рус.
22. http://www.alldocs.ru
23. http://www.edms.su
24. www.sibintek.ru
25. http://www.iteam.ru