Организация и технология ДОУ предприятия.

ВВЕДЕНИЕ Документационное обеспечение управленческой деятельности предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами - это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности. Документооборот организации - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы; поступающие, отправляемые и внутренние документы. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Отдел документооборота управления – структурное подразделение, цель которого - рациональная организация документопотока для эффективности управленческой деятельности и оперативного принятия управленческих решений. Совершенствование методов управления является одной из основных задач, от решения которой зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление о функционирование объектов управления и является первым шагом в анализе организации. Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением. В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно-историческая функция обеспечивает исследование истории организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе. Документационное обеспечение управленческих решений является определяющим фактором их уровня, оперативности и обоснованности. Основными проблемами, определяющими качество документационного обслуживания руководителей, выступают:  значительное дублирование документов и содержащихся в них данных;  плохая сопоставимость данных в отчетно-статистической документации;  преимущественное документирование и использование текстовых и табличных данных, отличающихся невысоким уровнем информативности;  недостаточный уровень структуризации, типизации и унификации документируемой информации;  недостаточный уровень контроля достоверности и оперативности документируемой информации;  неоправданные ограничения доступа к открытой информации и отсутствие нормативной базы определения степени закрытости данных.

ВВЕДЕНИЕ 3 1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «МОСРЕГИОНГАЗ» 7 1.1 История создания и основные направления деятельности ООО «Мосрегионгаз» 7 1.2 Задачи, функции и организационная структура ООО «Мосрегионгаз» 9 Выводы по первой главе 11 2 АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ООО «МОСРЕГИОНГАЗ» 12 2.1 Организация службы документационного обеспечения управления ООО «Мосрегионгаз» 12 2.2 Организация работы с входящими, исходящими и внутренними документами 21 2.3 Контроль исполнения и хранение документов 34 2.4 Порядок подготовки и оформления отдельных видов документов 41 Выводы по второй главе 51 3 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «МОСРЕГИОНГАЗ» 52 3.1 Особенности внедрения АСДОУ в управлении ООО «Мосрегионгаз» 52 3.2 Мероприятия по совершенствованию работы отдела документооборота в ООО «Мосрегионгаз» 61 Выводы по третьей главе 64 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 66 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 69 ПРИЛОЖЕНИЯ 74

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» 2. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 3. Федеральный закон от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» 4. Федеральный закон от 01 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» 5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08 ноября 2005 г. № 536. 6. ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» 7. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» 8. ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». 9. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 10. Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства. ВНИИДАД, 2009. 11. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения / Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД. – М., 2010. – 175 c. 12. Инструкция по документационному обеспечению управления в ООО «Мосрегионгаз». Утверждена приказом ООО «Мосрегионгаз» от 22.05.2008 г. №100. 2. Литература: 13. Альбрехт Б.Г. Правила работы с документами ограниченного доступа//Кадры предприятия. - №2. – 2004. – С.6-10. 14. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004. –с 72. 15. Волков Т.В. Большая Советская Энциклопедия. – М.: Просвещение, 2000. – С.482. 16. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2000. - 232 с. 17. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап //Делопроизводство. - 2000. - №1. - С. 41-46. 18. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело. - 2000. - №4. С. 23-28. 19. Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. - 2001. - №2. - С. 27-32. 20. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело. - 2000. - №3. - С. 33-39. 21. Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело. - 2007. - №1. - С. 31-37. 22. Кузнецов С.Л. Новые программы для современного офиса //Секретарское дело. - 2005. - №3. - С. 27-31. 23. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело. - 2004. - №4. - С. 3-5. 24. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело. - 2002. - №1. - С.3-5. 25. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез» 2002 - 384 с. 26. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001 - 324 с. 27. Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления //Секретарское дело. - 2005. - №2. - С. 3-6. 28. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2008. –с.13 29. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М. ВНИИДАД, 2005 - 137 с. 30. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь. – 2007. - №4. - С. 56-59. 31. Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. - 2003. - №4. - С. 19-25. 32. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело. - 2000. - №1. - С. 42-47. 33. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Компьютерные сети передачи данных – современное средство коммуникации // Секретарское дело. - 2007. - №2. - С.31-35. 34. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) // Делопроизводство. - 2008. - №1. - С. 32-37. 35. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство. - 2001. - №1. - С. 29-34. 36. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. - Методическое пособие. М., ВНИИДАД, 2008 - 73 с. 37. Стрельцова Л.А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ//Секретарь-референт. – 2008. - №6. – С.24-29. 38. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство. - 2008. - №1. С. 21- 25. 3. Информационно-справочные ресурсы: 39. Газовая промышленность. - http://www.rb.ru/biz/markets/show/85/. – Дата доступа: 12.02.2011 г. 40. Пресс-служба ООО "Газпром Межрегионгаз Москва". - http://www.prime-tass.ru/news/pressreleases/-106/%7B68788CD9-F21C-4797-B06E-CDD08E7D40BD%7D.uif – Дата доступа:12.02.2011 г.