Организация работы с документами, содержащими гриф ограничения доступа.

Введение

Информация в наше время играет особо важную роль в жизни и дея-тельности людей. Успешно решая проблемы технического характера, современный бизнес в конкурентной среде все более ценит информа¬цию, от своевременности, количества и качества которой зависит опе¬ративность и качество принимаемых решений, выживание компании, благополучие людей. Современное общество, кроме того, что оно «потребительское» и «постиндустриальное», характеризуется еще и как «информационное», тем самым подчеркивается исключительная роль информации в дальнейшем развитии человечества. Темпы научно-технического прогресса в сфере компьютеров, те¬лекоммуникационных систем и информационных технологий беспрецедентно высоки. В ценности информации не сомневается ни один человек, многочисленные примеры доказывают решающую роль ин¬формации в падении и взлете известных корпораций. Не случайно бизнес направляет огромные средства на обеспечение информацион¬ной безопасности, а несанкционированное проникновение в информационные базы рассматривается как катастрофа.
Важнейшим носителем информации, особенно в деловой сфере, яв-ляются многочисленные формы и виды документов.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, пред¬приятия. Поэтому ведение многих документов предписано закона¬ми. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранять сведения, содержащие гриф ограничения доступа.
В данной работе рассмотрены особенности работы с документами, содержащими гриф ограничения доступа.
Работа состоит из трех глав. В первой главе раскрыты технологии учета конфиденциальных документов. Вторая глава содержит порядок работы персонала с конфиденциальной документацией. Защите конфиденциальной информации посвящена третья глава.
При написании работы использована учебная литература по делопроизводству.
Глава 1. Технология учета поступивших конфиденциальных документов
1.1. Назначение и виды учета документов, содержащих гриф ограничения доступа

Документы могут нести информацию открытую и информацию с ог-раниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «Сек-ретно», «Коммерческая тайна» и т. п. (см. рис. 1).












Рис. 1. Схема классификации документов по грифу ограничения доступа

Наиболее существенным отличием технологии обработки и хра¬нения конфиденциальных документов от технологии обработки и хранения документов открытых, которое составляет основу процес¬са защиты конфиденциальных документов от любого вида угроз по организационным и техническим каналам, мы считаем многоступен¬чатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документом.
Учет (чаще используется термин «регистрация») открытых документов в первую очередь преследует цель включения доку¬мента в справочно-информационную систему для целей справоч¬ной и поисковой работы по документам и контроля исполнения поручений и заданий, содержащихся в документе.
Учет конфиденциальных документов, прежде всего, преследует цель сохранности документов и фиксирования их местонахожде¬ния. В связи с этим к конфиденциальным документам, скорее всего, применим более широкий термин «учет документов».
Итак, основная цель учета конфиденциальных документов - обеспечение их физической сохранности, комплектности и цело¬стности, контроль за доступом к ним персонала, проверка реального наличия документов и аналитическая работа по осведомлен¬ности персонала о содержании документов.
Справочная работа и контроль исполнения документов, хотя и относятся к стадиям обработки документов, часто не являются основными технологическими процессами. В отличие от откры¬тых документов конфиденциальные документы (на любом носи¬теле) учитываются сразу при поступлении или перед изготовле¬нием первого варианта беловика, т. е. до рассмотрения, распреде¬ления или согласования, подписания.
При ведении учета конфиденциальных документов возможно возникновение следующих опасных ситуаций:

Заключение

Таким образом, документы несут информацию открытую и информацию с ог¬раниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «Сек¬ретно», «Коммерческая тайна» и т. п.
Обеспечение сохранности конфиденциальной информации предприятия требует соблюдения следующих условий: определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия; обеспечение порядка их защиты. Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу конфиденциальных сведений.
Конфиденциальную информацию можно условно разделить на два крупных блока: научно-техническая (технологическая) информация; деловая информация.
Состав и объем конфиденциальных сведений предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа, а также правила ее использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков.
Основная цель защиты конфиденциальной информации состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами.
Для ограничения доступа к документам, содержащим гриф ограничения доступа, руководитель устанавливает круг лиц, имеющих доступ к этой информации, правила работы с этими документами. Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему. Порядок обеспечения сохранности конфиденциальной информации может быть закреплен в трудовом контракте (договоре) с работником.
Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Все документы, содержащие гриф ограничения доступа, полежат учету и специальному обозначению. Движение таких документов должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов».
По окончании года специально созданная комиссия проверяет наличие всех документов с грифом ограничения доступа, отбирает документы для архивного хранения или уничтожения.

Введение. С. 3 Глава 1. Технология учета поступивших конфиденциальных документов. С. 5 1.1. Назначение и виды учета документов, содержащих гриф ограничения доступа. С. 5 1.2. Процедуры учета конфиденциальных документов. С. 8 Глава 2. Работа персонала с конфиденциальными документами. С. 13 2.1. Организация работы. С. 13 2.2. Движение конфиденциальных документов. С. 16 Глава 3. Защита конфиденциальной информации. С. 19 3.1. Защита документов, содержащих конфиденциальную информацию. С. 19 3.2. Защита персональных данных работника. С. 24 3.3. Уничтожение документов. С. 25 Заключение. С. 27 Список литературы. С. 29

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 30.12.2006) // Справочные правовые системы Консультант Плюс: Версия Проф.
2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2001. – 320 с.
3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ, 2001. – 359 с.
4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – 296 с.
5. Комментарий к Конституции Российской Федерации / Отв. ред. Л.А. Окуньков. – М.: БЕК, 1996. – 664 с.
6. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К0», 2006. – 520 с.
7. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Машинопись. – М.: Высшая школа, 1986. – 287 с.
8. Павлюк В.Л., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. – М. - СПб.: Торговый Дом «Герда», 1997. – 346 с.
9. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. – М.: Мастерство; Высшая школа,2001. – 208 с.
10. Спивак В.А. Делопроизводство. – СПб: , 2003. –
11. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.: ПРИОР, 2002. – 144 с.