Организация регистрации документов ООО «Завод полимеров».

ВВЕДЕНИЕ
Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, ее переработки и анализа, подготовки и принятия решения. Данные этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления .
С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности ДОУ становится все более актуальным, так как с документацией связана деятельность работников аппарата управления, от технических исполнителей до руково-дителей звеньев всех уровней. Управление предприятия состоит из функциональных частей управления (экономика, структуры и подразделения, учет, финансы, взаимодействие подразделений), которые всегда опираются на документационное обеспечение управления (ДОУ), являющегося основной функцией делопроизводства .
Непрерывный рост объемов документации на предприятиях, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией. В настоящей работе рассматривается проблема управления документацией в организациях, а именно организация работы с входящими, исходящими документами и внутренними документами на предприятии.
Выбор данной темы актуален, так как для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходим анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и практическое внедрение более совершенных технологий работы с документами на базе новых научных результатов [5].
Решение проблемы управления документацией в современных условиях, по нашему мнению, позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи: совершенствование процессов подготовки и обработки документной информации используя механизмы документационного обеспечения и выбор правильной стратегии автоматизации.
Обозначим основную цель работы рассмотрение вопроса организации регистрации документов ООО «Завод полимеров».
Для достижения цели были поставлены и решались следующие задачи.
1. Провести анализ существующего на предприятии делопроизводства, выделить его особенности и сущность до проведения автоматизации и с учетом современной ситуации.
2. Выделить недостатки организации процесса документооборота и подготовить аргументированные выводы и предложения, которые могут быть полезными для сотрудников исследуемого предприятия, по долгу службы отвечающих за работу с документами и автоматизации данной деятельности.
Объект исследования - общество с ограниченной ответственностью «Завод комбината» осуществляющий самостоятельную производственную деятельность в форме отдельного юридического лица с 10 октября 2003г.
ООО «Завод полимеров» является основным производителем фторопластов в России (более 70%), единственным производителем специальных марок фторкаучуков, фторо-плсатовых суспензий, фторированных жидкостей, смазок, разработанных для оборонных отраслей промышленности, авиационной и космической техники. Головное предприятие Комбинат, в состав которого входит завод полимеров, является градообразующим предприятием, на его базе построен город К - современный город химиков с развитой социальной и культурной сферой, в котором проживают около 100 тысяч человек [1].
Основной целью общества является извлечение прибыли и осуществление для этого видов деятельности: разработка, производство и реализация химической продукции, производственно-технического назначения и ТНП; проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ в областях создания продукции, снижения себестоимости, совершенствования технологии, оборудования, повышения экологической безопасности производства и использования отходов производства и т.д .

Организационная структура предприятия включает:
- общее собрание участников; дирекцию, возглавляемую директором; функцио-нальные и производственные структурные подразделения. Органом контроля финансово-хозяйственной деятельности общества является ревизионная комиссия.
Высшим органом управления общества является общее собрание его участников (очередное и внеочередное). Исполнительный орган общества - дирекция, возглавляемая директором, является постоянно действующим и подчиняется высшему органу завода. Дирекция предприятия, возглавляемая директором включает: главного инженера; главного бухгалтера; заместителей директора по новым технологиям; экономическим вопросам; по коммерческим вопросам; режиму и охране; управлению персоналом; общим вопросам.
Основу функциональной структуры управления предприятия составляют сле-дующие службы: технологическая, финансовая, экономическая, коммерческая, строительная, режимная, кадровая. В состав основных служб входят следующие структурные подразделения: функциональные (отделы управления) и производственные (цехи, участки), являющиеся элементами общей структуры управления предприятия [19].
Структура управления предприятия состоит из двух самостоятельных органов управления, выполняющих определенные функции. «Вершиной» является центральный аппарат управления предприятия, а «основанием» - аппарат управления структурными подразделениями (производствами, цехами, участками). Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что структура управления завода полимеров отвечает оптимальному выбору варианта управления предприятием, так как:
- является смешанной или комбинированной, представляющей собой совокупность звеньев управления, находящихся на разных уровнях иерархии, содержащей в своем составе обособленные структурные подразделения (службы, отделы, цехи, участки, бригады);
- имеет вид организационной структуры управления, спроектированной по типу линейно-функциональной, так как он основан на соблюдении единоначалия, линейного построения структурных подразделений и распределения функций управления между ними (приложение №1).

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ) ПРЕДПРИЯТИЯ 7

1.1. Структура канцелярии, ее основные задачи и функции в системе
документооборота предприятия 7

1.2. Анализ нормативно-правовой базы, определяющий порядок
функционирования документа на предприятии 10

1.3. Система документационного обеспечения предприятия 10

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ ВХОДЯЩИХ И ИСХОДЯЩИХ
ДОКУМЕНТОВ, КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 17

3. ХАРАКТЕРИСТИКА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
СРЕДСТВ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА ЗАВОДА 23
3.1. Характеристика этапов автоматизации процессов ДОУ 24

Заключение 29
Список использованной литературы 31
Приложение 33

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Андреев С. На повестке дня разделение основных производств//Газета «Вымпел». -2004.-26авг.
2. Андреева В.И, Быкова Т.А, Вялова Л.М. и др. «Энциклопедия секретаря». М.: МЦЭФР, 2004. 688 с. (Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1-2004).
3. Белов А.Н, Белов А.А. «Делопроизводство и документооборот»: Учебное пособие / 6-е изд., перераб. и доп. М.: Эксмо, 2007. 560с. (Образовательный стандарт XXI).
4. Быкова Т.А, Вялова Л.М, Санкина Л.В. «Делопроизводство»: Учебник / Под общ. Ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. 2-е изд, перераб. и доп. М.: МЦФЭР, 2006. 560 с.
5. Быкова Т.А. Инструкция по делопроизводству// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. №8.
6. Должностная инструкция старшего инспектора входящих и исходящих документов. К (город), 2008.
7. Должностная инструкция старшего инспектора доставки документов. К (город), 2008.
8. Должностная инструкция старшего инспектора распорядительных документов. К (город), 2008.
9. Должностная инструкция старшего инспектора участка подготовки и передачи документов на архивное хранение. К (город), 2008.
10. Должностная инструкция старшего инспектора ведения номенклатурных дел. К (город), 2008.
11. Инструкция по документационному обеспечнию управления комбината. К (город), 2000.
12. Иритикова В.С. Резолюции и поручения: правильное оформление в целях контроля и организации документооборота//Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005. №6.
13. 1Каменева Е.М. Реквизиты, отражающие этапы обработки документов и ход их исполнения, Обращения граждан и порядок их рассмотрения, Делопроизводство и документооборот на предприятии, Переписка сторон, Все секреты регистрации документов//Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2007. №№1, 4, 9, 11.
14. Кудряев В.А. и др. «Организация работы с документами»: Учебник. М.: ИНФРА М, 1998. 575 с.
15. Кузнецова Т.В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» 5-е издание, испр. и дополн. М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. 528 с.
16. Кузнецова Т.В. Регистрация ключевой момент организации работы; Путь к профессионализму; Положение о порядке и сроках хранения документов// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2004. №1,4, 6.
17. Назаренко О.Б. Как выбрать справочно-правовую систему// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2004. №2-3; 6-7.
18. Положение о канцелярии управления завода. К (город), 2006-2008.
19. Поршнев А.Г, Румянцева З.П. «Управление организацией». - М.: Вестник, 2002, 336с.
20. Правила оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 №725 (в ред. От 06.02.2004) // СЗ РФ.2000. №41. Ст. 4076; РГ. 2004. 23 сент.
21. Серов Г.А. Автоматизированная система по делопроизводству «Документооборот 3.0» // Справочник секретаря 2006. №1.
22. Серов Г.А. Справочно-правовая система Консультант плюс (новая версия)// Секретарское дело 2006. №11.
23. Типовая должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, К (город), 2007.
24. Типовая должностная инструкция машинистки, К (город), 2007.
25. Управление организацией: Учебник/ Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А Саломатина. - М.: Инфра, 1998; Кульба В.В., Малюгин В.Д., Шубин А.Н., Bye M.A. Введение в информационное управление. СПб., 1999.
26. Устав ООО «Завод полимеров». К (город). 2003 год, Дополнение №1, 2007 год.
27. Усманова И.В. Автоматизация документооборота канцелярии промышленного предприятия//Секретарское дело 2005. №1.
28. Французова Л.В. Правила адресования документов// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2007. №3.
29. Янковая В.Ф. «Как органиовать делопроизводство». М.: МЦЭФР, 2004. 416 с. (Библиотека журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1-2004).
30. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство; Определение численности делопроизводственного персонала// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005. №7,