Организация труда офис-менеджера в компании «Сибирский Бизнес-Урал».

Введение Для эффективной организации офисной работы требуются про¬фессиональная подготовка и наличие соответствующей должности с необходимыми правами и обязанностями. Практика последних лет реализовала эту необходимость в виде должности офис-менеджера. Актуальность темы данной работы обусловливается тем, что в России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Офис-менеджер – это одна из наиболее высоких ступеней административной карьеры, после которой находится разве что административный директор. Кстати, по той же причине, по которой секретаря часто называют офис-менеджером, настоящего офис-менеджера часто называют административным директором, что также неверно. Офис-менеджер – это, младшая руководящая должность. Его работа складывается из двух функций: руководящей и исполнительной. Обязанности могут варьироваться в зависимости от компании, ее статуса и размеров, но в общем, будут похожи. Итак, офис-менеджер часто руководит секретариатом, т.е. выполняет функции руководителя секретариата, он также руководит вспомогательным персоналом, если они есть в штате: уборщицы, разнорабочие. Офис-менеджер чаще всего также руководит водителями, за исключением очень крупных компаний с развитым транспортным отделом, в котором имеется отдельный начальник. Во-первых, на плечах офис-менеджера лежит ответственность за работу водителей и секретариата, а также, если заказом виз и билетов занимается отдельный отдел (travel department), то он часто руководит и этими сотрудниками тоже. В некоторых, особенно небольших компаниях, офис-менеджер иногда занимается оформлением виз и билетов самостоятельно. В иностранных компаниях офис-менеджер может заниматься оформлением разрешений на работу для экспатов, а также оформлять медицинские страховки для сотрудников. Во-вторых, офис-менеджер выполняет функции руководителя АХО, то есть, отвечает за обеспечение офиса: закупает мебель, канцелярские товары и расходные материалы (картриджи, бумагу для факса и принтера), офисную технику (ксерокс, факс и т.д.). Часто офис-менеджер организует питание в офисе, которое в зависимости от бюджета компании, выделенного для этих целей, может варьироваться от получения талонов и скидок на питание в ближайшем кафе до найма собственного повара в компанию и руководства им. Сюда также относится организация и проведение инвентаризации в офисе, бюджетирование расходов на обеспечение офиса и отчетность перед финансовым отделом по данным статьям. Также офис-менеджер часто занимается закупкой подарков партнерам, клиентам, сотрудникам – в зависимости от того, что определено политикой компании. В-третьих, офис-менеджер отвечает за облик офиса. Данный аспект может быть не слишком важен в молодой развивающейся компании, однако играет фундаментальную роль в банке, иностранной компании, известной российской компании и т.д. Сюда относится и переезд офиса в новое здание. В зависимости от бюджета компании переезд может быть организован как с помощью найма компании по переезду, либо, если бюджет ограничен, переезд придется осуществлять своими силами. Офис-менеджер занимается планированием рабочего пространства для сотрудников: мебель расставляется так, чтобы людям было максимально удобно работать, в то же время задача офис-менеджера - соблюдать бюджет, выделенный эти цели. Офис-менеджер отвечает за чистоту и порядок: в офисе и на прилегающей к нему территории. Закупает климатическую технику (кондиционеры, вентиляторы, обогреватели) и следит за исправностью и пожарной безопасностью данных предметов. Организует ремонтные работы в офисе, установку различных элементов (дверей, считывателей магнитных карточек и т.п.). В четвертых, в небольших компаниях офис-менеджер часто может совмещать функции менеджера по персоналу и/или бухгалтера: осуществлять поиск персонала, вести кадровое делопроизводство, заполнять первичные документы. Также офис-менеджер может заниматься организацией конференций и выездных мероприятий офиса, включая корпоративные мероприятия. В некоторых компаниях офис-менеджер отвечает за пожарную безопасность в офисе. Уровень ответственности офис-менеджера выше, чем у секретаря. Приходится быть готовым к различным внештатным ситуациям. К примеру, в здании могут отключить свет по причине короткого замыкания где-то там и нужно будет срочно искать электрика. В офисе один из потолочных кондиционеров может потечь и, увидев в коридоре Ниагарский водопад, нужно правильно среагировать. Нужно не бояться общения с людьми, занимающими высокие должности, даже если нужно позвонить им на мобильный в выходной день, если того срочно требует ситуация. Иногда офис-менеджеру приходится много работать сверхурочно, к примеру, если организуется переезд офиса. Иногда приходится увольнять сотрудников, которые не справляются со своими обязанностями, хотя это может быть очень тяжело морально. Причем все вышеперечисленное приходится делать без лишней драматизации и с улыбкой на лице. Цель данной работы – изучить и разработать систему совершенствования организации труда офис-менеджера. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: - исследовать принципы рациональной организации труда офис-менеджера; - выделить специфику деятельности оптово-розничной торговли; - рассмотреть зарубежный опыт организации работы офис-менеджера; - описать особенности и производительность труда офис-менеджера в компании «Сибирский Бизнес-Урал»; - провести анализ работы офис-менеджера в организации; - разработать предложения по совершенствованию организации труда офис-менеджера в компании «Сибирский Бизнес-Урал»; - определить затраты и оценить ожидаемый экономический и социальный эффект. Для написания данной работы, нами была исследована соответствующая литература, в которой изучена проблема организации работы офис-менеджера. В данной работе мною также были использованы последние работы западных авторов и консультантов по менеджменту, а также труды известных отечественных лингвистов, логиков и специалистов в сфере управления. Научная новизна исследования заключается в следующем - выявлена роль офис-менеджера в управлении и организации работы современного предприятия. Аналитический материал работы и полученные результаты исследования могут быть применены при создании обобщающих трудов и учебных пособий по изучению специфики работы офис-менеджера. Для написания данной работы были использованы следующие методы: метод работы с документами; метод анализа информации; метод синтеза информации. Дипломная работа имеет следующую структуру: введение, основная часть, состоящая из 3 глав, заключение и список использованных источников и литературы.

Введение 3 Глава 1. Теоретические основы организации труда офис-менеджера 7 1.1. Принципы рациональной организации труда офис-менеджера 7 1.2. Специфика деятельности оптово-розничной торговли 23 1.3. Зарубежный опыт 27 1.4. Оборудование рабочего места 38 Глава 2. Анализ организации труда офис-менеджера в компании «Сибирский Бизнес-Урал» 42 2.1. Общая характеристика предприятия 42 2.2. Описание производительности труда офис-менеджера в компании «Сибирский Бизнес-Урал» 49 2.3. Технология работы офис-менеджера 56 Глава 3. Разработка предложений по совершенствованию организации труда офис-менеджера в компании «Сибирский Бизнес-Урал» 62 3.1. Задачи по совершенствованию 62 3.2. Сущность предлагаемых мероприятий 65 3.3. Определение затрат и оценка ожидаемых экономического и социального эффекта. 71 Заключение 76 Список использованных источников и литературы 78

1. Албастова Л. Н. Технология эффективного менеджмента.- М.: «Издателство ПРИОР», 2006. – 359с 2. Андреева В.Н. Делопроизводство: Практ. пособие / Андреева В.Н. – 9-е изд., испр. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа», 2008. – 184с. 3. Беляцкий Н.П., Велесько С.Е., Ройш П. Управление персоналом. - М.: ИП Экоперспектива, 2010. – 438с. 4. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений: Учеб. пособие для студентов, обучающихся по эконом. специальностям / Ботавина Р.Н. – М: Финансы и статистика, 2010. – 208 с. 5. Валинуров, И., Офис начинается с офис-менеджера / Валинуров И., Устименко М. // Молодость Сибири. – 2007. - № 52. – с. 13-14 6. Виханский О.С. Стратегическое управление: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Гардарика, 2007. – 296с. 7. Генкин Б.М., Коновалова Г.А. Основы управления персоналом. - М.: Высш. школа, 2010 - 287с. 8. Гончаров В.В. В поисках совершенства управления. – М.: Элит, 2009-487с. 9. Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) часть первая от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ. // Собрание законодательства Российской Федерации от 5 декабря 1994 г. № 32 ст. 3301. 10. Гражданский кодекс Российской Федерации часть вторая от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ // Российская газета от 6, 7, 8 февраля 1996 г. № 23, 24, 25. 11. Гражданский кодекс Российской Федерации часть третья от 26 ноября 2001 г. № 146-ФЗ. // Российская газета от 28 ноября 2001 г. № 233. 12. Гражданский кодекс Российской Федерации часть четвертая от 18 декабря 2006 г. № 230-ФЗ (с изм. от 30 декабря 2006 г.) // Российская газета от 22 декабря 2006 г. № 289. 13. Губанов С. А. Система организации и поощрения труда (опыт методической разработки). // Экономист. – 2009. - №3. – С.34-39. 14. Дёмин Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Дёмин Ю.М. – СПб.: Питер, 2007. – 203 с. 15. Егоршин А.П. Управление персоналом. – Н.Новгород: Дело, 2009 - 720с. 16. Зрелов П., Шихирев П., Ратникова Г. О национальной программе «Российская деловая культура» // Служба персонала. 2009. - №9. – С. 23-25 17. Зудина Л.Н. Организация управленческого труда. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 369 с. 18. Иванцевич Д.М, Лобанов А.А. Человеческие ресурсы как объект управления. - М.: Дело, 2010 - 304с. 19. Иванюженко Р.С, Блинов А.П. Принципы работы с персоналом на крупном предприятии. – СПб.: Наука, 2007 - 302с. 20. Ковалык В.Н. Теория и практика управления. – М.: Канди, 2007 - 345 с. 21. Комарова Н. Н. Мотивация труда и повышение эффективности работы. // Человек и труд. – 2010. - №10. – С.9-16. 22. Корнеев И.К. Профессиональная подготовка офис – менеджера / Корнеев И. К. // Справочник секретаря и офис – менеджера. – 2007. - № 4. – С. 17-25. 23. Кричевский Р. Л. Если Вы - руководитель... Элементы психологии менеджмента в повседневной работе. - М.: Дело, 2008. – 316с. 24. Крылов Н. Традиции и ритуалы: От ремесленников Древнего Рима до компаний ХХ века. // Капитал (Москва). – 2009. – №5. – С. 2-6. 25. Кузнецова М.И. Мотивация деятельности. – Спб.: Фирма, 2005-301с. 26. Культ культуры. // Советник. – 2008. - №10. – С. 32. 27. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М., Дело, 2009. – 361с. 28. Наумова С.В. Офис-менеджер: задачи позиционирования / Наумова С.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2008. - №8. – С. 82-84. 29. Подобед М.А. Документооборот предприятия / Подобед М.А., Усманова Н.Р. – 3-е изд., доп. и перераб. – М.: Приор-издат, 2007. – 384 с. 30. Профессионализм стоит дорого именно потому, что приносит высокую прибыль. // Рынок ценных бумаг. – 2009. - №10. – С. 10-15. 31. Радугин А.А., Радугин К.А. Введение в менеджмент: социология организаций и управления. – Воронеж: НИИВО, 2008. – 156с. 32. Ришар Каус. Офис-менеджер учреждения. Организация работы. - М.: Экономика, 2009. – 366с. 33. Сартан Г.Н., Смирнов А.Ю., Гудимов В.В., Подхватилин Н.В., Алешунас М.Р. Новые технологии управления персоналом. – СПб.: Речь, 2008. – 510с. 34. Соломанидина Т. О. Мотивация трудовой деятельности персонала: Учебно-практическое пособие. – М.: Управление персоналом, 2005. – 277 с. 35. Трофимов Н.С. Современное управление персоналом организации. –СПб.: Канди, 2010 - 298с. 36. Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ. – М.: Проспект, 2010. – 208с. 37. Федеральный закон от 17 июля 1999 г. №181-ФЗ Об основах охраны труда в Российской Федерации // Электронная правовая система Консультант Плюс 38. Харрисон Д. Организация работы офис-менеджера учреждения. - М.: Экономика, 2009. – 241с. 39. Черёмушкинский П.В. Теория и практика управления. - М.: Дело, 2010 - 398с. 40. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации. Учебно-практическое пособие. Изд. 3-е, перераб. и доп. - М.: Дело, 2008. – 279с. 41. Щур Д.Л., Офис-менеджер / Щур Д.Л., Труханович Л.В. // Кадры предприятия. – 2009. - № 3. – С. 15-20.