Письма, их виды и оформление..

ВВЕДЕНИЕ



Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Термин документ происходит от латинского слова document свидетельство, доказательство.
В настоящее время, документом считают материальный объект, которы закрепляет информацию различным способом и на различных носителях.
Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире.
В нашей стране создается большое количество документов. Документы используются в различных отраслях знаний.Cсуществование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительным.
Вся документация классифицируются по нескольким группам:
- распорядительная документация (законы, указы, акты, приказы, решения, распоряжения и .р.)
- организационные документы (положения, инструкции, уставы, правила и др)
- справочно-информационная документация (письма, телеграммы, докладные и объяснительные записки и др)
- документы по личному составу (заявления, справки, характеристики, личные карточки и др).
Современное делопроизводство обуславливает новые требования к языку и стилю официальных писем. Однако, не смотря на изменение технических носителей информации, средств малой и большой оргтехники, автоматизированной системы управления, тем не менее, языковые формулы наиболее распространенных видов и разновидностей документации остаются неизменными.
Основными документами, являющимися средством передачи информации между предприятиями, орагнизациями, структурными подразделениями, а также гражданами являются письма.
Рассмотрим более подробно классификацию писем, порядок их составления и оформления.














1. Понятие о письмах, их назначение.

Хозяйственная связь между организациями, предприятиями, учреждениями и структурными подразделениями осуществляется на основании справочно-информационной документации. Все справочно-информационные документы служат средством передачи информации во времени и на расстоянии.
Справочно-информационная документация служит основанием для принятия распорядительных документов и является самой массовой документацией, отправляемой из учреждения.
Условно можно выделить следующие функции справочно-информационных документов:

информационная содержат информацию о различных событиях, фактах, явлениях и т.д.;
служебная носят вспомогательный характер по отношению к организационным и распорядительным документам, то есть не содержат поручений в отличие от распорядительных документов;
коммуникативная обеспечивают связь между различными подразделениями или организациями.
Кроме того, справочно-информационные документы подтверждают содержащуюся в них информацию.



Одним из видов справочно-информационной документации являются письма.
Письмо это обобщенное название различных по содержанию документов, которые отличаются способами передачи текста .
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.
Письма служат средством общения между предприятиями, организациями, учреждениями, а также между людьми.
Письма играют огромную роль в судебном отношении сторон. Законом установлено, что до обращения в суд (арбитраж) стороне, которая нарушила договор, посылается письмо-требование об устранении недостатков проставленной продукции, проданной вещи, выполненной работы или о снижении цены, возмещении убытков, расторжении договора в связи с этими недостатками.


2. Виды писем, их характеристики.

Самыми распространенными документами в учреждениях являются официальные, или служебные письма, которые используют для связи и передачи информации между корреспондентами.
Под служебным письмом понимается обобщенное название различных по содержанию документов.
Служебное письмо это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте) .
Служебное письмо является носителем определенной информации и правовым документом.
Широкое распространение в деятельности предприятий, организаций, учреждений получили информационные, циркулярные, инструктивные письма.
Информационные письма имеют справочный характер и высылаются для сведения и руководства в работе. Как правило, эти письма не требуют ответа.
Циркулярное письмо это письменное распоряжение вышестоящей организации, составленное в одном тексте и разосланное нескольким нижестоящим предприятиям одновременно.
Циркулярные письма очень широко приняты в практике делового общения. Их назначение доставить информацию одного и того же содержания в нескольких адресов. Источником рассылки циркулярных писем выступает, как правило, руководящая организация, которая информирует подчиненные ей предприятия по тому или иному вопросу или дает соответствующее распоряжения.
Циркулярное письмо моет носить чисто информационный характер, касающийся хозяйственных вопросов или задач, стоящих перед предприятиями, которым адресовано письмо.
По перечню адресатов во внутреннем адресе письма можно представить объем тех или иных мероприятий¸ освещаемых в письме. Однако чрезмерное расширение списка адресатов и механическая рассылка циркулярных писем различным организациям могут привести к неоправданному увеличению объема переписки. Очень часто моно встретить циркулярные письма, в которых адреса занимают больше места, чем сам текст. Написание в письме заголовка «Циркулярное письмо» устраняет необходимость ввода во внутренний адрес перечня организаций. Циркулярное письмо подписывается руководителем организации, а по вопросам финансово-бухгалтерской деятельности, учета и отчетности также и главным бухгалтером или руководителем финансово-бухгалтерской службы. Если циркулярное письмо нудно размножить на множительном аппарате, то руководитель предприятия подписывает его на восковке. Если же его размножают над других печатных машинах, то первый экземпляр подписывает руководитель предприятия, а на остальных экземплярах вместо подписи ставится факсимиле руководителя, подписавшего подлинник, или подпись лица, заверяющего их подлинность .
Это письмо требует определенных действий на месте и в установленные сроки.
Инструктивные письма это письма, в которых содержится инструкция по выполнению тех или иных видов работ.
Кроме этого, все письма подразделяются на инициативные и ответные.
Инициативные письма это письма, которые содержат в себе информацию, побуждающие адресата выполнить те или иные действия. К таим письмам относятся: письмо-просьба; письмо-запрос, письмо-приглашение, письмо-извещение, сопроводительное письмо.
В письмах-просьбах это письма, в которых содержится просьба к адресату выполнить определенное действие. Например: «Просим выслать план по приемной комиссии».
Письма-запросы и письма-ответы следует рассматривать как речевую реализацию двусторонней связи.
Письмозапрос применяется в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос. Письма-запросы обычно применяются в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой самостоятельный расчетный счет в банке.
Письмо-запрос обычно состоит из двух частей: введения, в котором в повествовательной форме излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, решения правительства, прежние письма, указания вышестоящих органов .

ВВЕДЕНИЕ
1. Понятие о письмах, их назначение
2. Виды писем, их характеристики.
3. Порядок составления и оформления писем.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУ


1. ГОСТ Р 6.30-97 Государственный стандарт Российской Федерации Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов
2. Анлдина Н.Н. Деловое письмо: Методика составления и правила оформления: Оформление реквизитов и бланков; Правила составления и виды писем; Международное письмо и др. Изд. 2-е, испр. Делопроизводство. М: «Има-прес», 2000, 508 стр
3. Басков М.И. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р6.30-2003): Практическое пособие Изд. 2-е, испр., доп. М: Инфра- 224 с.
4. Зиновьева Н.Б, Сояпина Н.А Документ коммуникации и восприятия. Лекции по курсу «документоведение». Краснодар: 95г., 125 с
5. Картов В.В. «Система докуметооборота на предприятии», М., «Има-прес», 2000, 458 с
6. Справочник секретаря-машинистки под. ред. Машановой М.Ю., М., «Машиностроение», 1986
7. Кирсанова М.В Современное делопроизводство М: Инфра М 2000, 358 с.
8. Кузнецова И.Н. Деловое письмо: Учебно-справочное пособие: ИТК Дашков и К, М: Инфра 2007 г, 545 с
9. Кузнецова Т.В Делопроизводство. М:2003г., 658 с
10. Кушнаренко Н.Н Документоведение, Киев.:Знание 2000, 256 с
11. Справочник секретаря-машинистки под. ред. Машановой М.Ю., М., «Машиностроение», 1986, 205 с