Повышение эффективности менеджмента в образовательном учреждении на основе применения средств автоматизированного документооборота.

Введение Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Задача накопления, обработки и распространения (обмена) информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем изобретением книгопечатания. Документ является основным способом представления. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного функционирования. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления организацией зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации может привести к ликвидации организации. Ведь вовремя не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которым и посвящена данная работа. Увеличение информационных потоков в образовании требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для системы образования города Рубцовска обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на бумажных носителях, менее динамична, чем электронная. Компьютеризация общества привела к тому, что электронные документы начинают заменять бумажные. Но такой переход не должен ограничиваться лишь экономией бумаги и картриджей для принтеров. Необходимы средства, которые могли бы автоматизировать делопроизводство и повысить уровень управления организацией. Оптимизация средств в целях повышения качеств управления образовательным процессом с определяет актуальность данной работы. Применение средств электронного документооборота, а значит и рационального управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организации, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Цель данной работы — проектирование средств автоматизированного документооборота в управлении системой образования города Рубцовска, рассмотрение вопросов современного документирования управленческой деятельности Объект исследования — автоматизированный документооборот в системе образования города Рубцовска. Предмет исследования — средства автоматизированного документооборота в управлении системой образования города Рубцовска. В соответствии с поставленной целью в работе будут решены следующие задачи: 1) Уточнение сущности понятий «автоматизированный документооборот» в деятельности Муниципального учреждения «Управление образования» города Рубцовска; 2) Анализ применения средств электронного документооборота в компании МУ «Управление образования» города Рубцовска, общая схема документооборота; 3) Выявление причин и факторов, препятствующих эффективной реализации электронного документооборота в МУ «Управление образования» города Рубцовска; 4) Проектные решения по технологии автоматизации документооборота; 5) Оценка экономической эффективности применения информационных технологий по автоматизации документооборота. Для написания данной дипломной работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами: Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». Для решения поставленных задач были использованы следующие методы: Теоретические методы: теоретический анализ научно-исследовательской и периодической литературы, обобщение и систематизация научных положений по теме исследования, анализ реферативных источников. Эмпирические методы: наблюдение, беседа, анкетирование, опросы, контент-анализ, опытно-экспериментальная работа.

Введение 3 1. Теоретические основы проектирования эффективной системы электронного документооборота 6 1.1. Сущность электронного документооборота 6 1.3. Повышение эффективности менеджмента в образовательном учреждении на основе применения средств автоматизированного документооборота 22 2. Анализ и оценка деятельности МУ «Управление образования» на основе применения средств автоматизированного документооборота 31 2.1. Общие сведения об организации 31 2.2. Повышение эффективности деятельности МУ «Управление образования» на основе применения средств электронного документооборота 35 2.3. Повышение эффективности деятельности образовательных учреждений на основе применения средств электронного документооборота 43 3. Перспективные направления развития, направленные на повышение эффективности менеджмента в образовательном учреждении на основе применения средств автоматизированного документооборота 58 Заключение 64 Список литературы 68

1. Акопянц А. Электронная версия статьи «Установление связи между электронным документом и бумажным оригиналом организации» http://eos.ru/eos/104421 2. Акопянц А.Х. И снова о Lotus Notes // Компьютерра. 2002. – №27. Алексеев А. А. “Внешние факторы маркетинга в сети” М.: //Мир Интернет. 2006. - № 2 (17). 3. Афанасьев Г. Статья. Электронная цифровая подпись: история только начинается. Журнал «Документооборот и Делопроизводство» № 12. 2003г. с. 12-13. 4. Баласанян В. Статья «Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией». Журнал « Электронные системы» № 11.2003г.с. 13-19. 5. Баласанян В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту // Мир связи. 2002. - №12. 6. Баласанян В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления для повышения эффективности управления. - М.: Документация в информационном обществе, 2003. - с.70. 7. Бобрринев Ю.В. Обеспечение преобразований, предусмотренных программой развития гимназии, путем формирования человеческого ресурса на базе ее наличного кадрового корпуса. Управление современной школой. Завуч. №5, 2008 8. В. Холмогоров. Основы веб-мастерства. Учебный курс. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2003 – 320 с. 9. Временные ряды, информация и связь. www.galactic.org.ua/Biblio/3kibernet.htm 10. Всемирный доклад ЮНЕСКО по коммуникации и информации, 1999-2000 гг. – М., 2000. – 168 с. 11. Гореткина Е. Статья. Что спасет от информационного хаоса. Электронная версия с сайта: http://eos.ru/eos/95301 12. Границкая А.С. Научить думать и действовать, М. – Просвещение, 1991. 13. Доронина Л.А., Черников Б.В. Новые информационные технологии хранения документов организации: К постановке проблемы // Делопроизводство. 2002. – №1. – с. 33—39. 14. Ермолаева Н. Статья. «Настоящее и будущее электронного документооборота» Журнал « Электронные системы» № 9 2009г.с. 13-19. 15. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства: Попытка анализа и классификации // Секретарское дело. 2000. – №4. – с. 37–42. 16. Карминский А.М., Нестеров В.П. Информатизация бизнеса. М.: Финансы и статистика, 2007. – 416 с. 17. Карпенко М. Будущему образованию – технологию будущего // Обозреватель – 2009 № 6. 18. Колесов А. Комплексное обсуждение проблем электронного документооборота. По материалам конференции "Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в бизнесе". 19. Комарова Н. Мотивация труда и повышение эффективности работы // Человек и труд. -1997. -№10. -С 12-15. 20. Комплексный подход к использованию ИТ в школе. http://www.rusedu.info/ 21. Кузнецов С.Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело. – 2008. – №3 22. Ларичев О. К., Мошкович Е. М. Качественные методы принятия решений. — М.: Наука. Физматлит, 1996. 23. Минько З.В. Качество и конкурентоспособность: СПб. 2004г. 24. Мировой рынок систем электронного документооборота К.Т. Глинских. www.jetinfo.ru/2002/8/1/article1.8.2002.html 25. муниципальная целевая программа «Сохранение и развитие образования города Рубцовска» на 2008-2012 годы. 26. Независимая газета: интервью с академиком РАЕН Михаилом Иоффе о дистанционном образовании. http://www.ng.ru/ 27. Новосёлова Е. Н., Кадыров И. Р. Создание web-страниц с помощью HTML.// Информатика и образование. – 2004. – №11. – С.47-56 28. Новые педагогические и информационные технологии в системе образования./ Под ред. Е.С. Полат – М.: Издательский центр “Академия”, 2007. – 273 с. 29. Образование и XXI век: Информационные и коммуникационные технологии. – М.: Наука, 1999. – 191 с. 30. Оганесян И.А. Управление персоналом организации: Учеб. пособие / Оганесян И. А. -Мн.: Амалфея, 2000. -255с. 31. Организация документооборота. www.document-circulation.org.ru 32. Осуга С. Обработка знаний. — М.: Мир, 1989. 33. Открытое образование – объективная парадигма XXI века / Под общ. ред. В.П. Тихонова. – М.: МЭСИ, 2000. – 288 с. 34. Пашков Д.В. Статья «Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота». Журнал «Документооборот и Делопроизводство» № 5.2009г. с. 10-19. 35. Пестрецов А.А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений: Метод. пособие. – М.: СИФ ВНИИДАД, 1998. – 38 с. 36. Проблемы электронного документооборота. http://eos.ru/eos/63693 37. Проблемы электронного документооборота. Материал с сайта: http://eos.ru/eos/63693 38. Реализация электронного документооборота: http://eos.ru/eos/90557 39. Региональный комплексный проект модернизации образования в Алтайском крае: информационное издание. – Барнаул: АКИПКРО, 2008. - 98 с. 40. Румянцева З.П. и др. Менеджмент организации. -М.: ИНФРА-М, 1997. -374с. 41. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2008. №2. С. 17. 42. Слободчиков В. Новое образование – путь к новому сообществу // Народное образование 1998 №5. 43. Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот // Отеч. архивы. 1999. –№2. – с. 20-26. 44. Федеральный закон Российской Федерации от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления". 45. Чернов В.Н. Проблемы перевода на новые информационные технологии автоматизированной информационной системы документооборота управления аппарата Правительства РФ // Делопроизводство. 2002. – №2. – с. 16—20. 46. Шахвердов В. Статья «Цифровая подпись в системах автоматизации делопроизводства и документооборота». Делопроизводство 2003. №2. С. 19-21. Юкаева В.С. Управленческие решения: Учебное пособие. — М.: ОПС, 1998.