Разновидности и организационные особенности деловых совещаний.

Введение Различные исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный руководитель офиса тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров и т. п. И это – жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации и офиса в частности. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, нехватка которой дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Сегодня деловые встречи-совещания являются неотъемлемой частью организации работы офиса. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем офиса, принимаются управленческие решения. Хорошо организованное совещание - великолепный инструмент для того, чтобы обсудить те или иные вопросы, достичь согласия и воплотить намеченное в жизнь. Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В то же время недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как расходуют дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы. Актуальность темы исследования обусловлена в первую очередь тем, что совещание при соответствующем уровне подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, т.к. в основе принимаемых решений по различным проблемам и вопросам лежат их коллективные обсуждения и рекомендации. Основная цель, которую автор ставил перед собой при написании работы, заключалась в следующем: всесторонне рассмотреть разновидности и процесс организации проведения совещаний в офисе. В связи с этим можно выделить следующие задачи исследования: • рассмотреть сущность понятия деловых совещаний; • изучить этапы проведения делового совещания, изучить технологию его проведения; • рассмотреть классификацию деловых совещаний по различным основаниям; • сформулировать основные правила проведения делового совещания; • определить условия эффективности проведения деловых совещаний. Объектом курсовой работы является деловое совещание как инструмент, позволяющий организации найти пути решения текущих проблем и сформулировать стратегию долгосрочного развития. Предметом курсовой работы является организационные особенности деловых совещаний, правила и условия их эффективного проведения. Структура курсовой работы соответствует всем требованиям, предъявляемых к её написанию и содержит в себе две главы и шесть параграфов. Что касается степени разработанности проблематики организации деловых совещаний в офисе, можно отметить, что достаточное большое число специалистов занимаются разработкой правил и рекомендаций с целью повышения их эффективности и экономии затрат. Важно отметить, что данную проблему последние несколько лет активно исследуют директора компаний, стремясь донести свой опыт до других исследователей. В процессе написания курсовой работы автор опирался на труды отечественных исследователей: Грошева И.В. и Позднякова А.А., которые в своих работах дали детальную характеристику структуре, формам и видам совещаний, методам их подготовки и проведения в зависимости от поставленных перед руководителем задач. Из зарубежных авторов следует выделить имя Джули-Энн Амос, которая в своей книге «Проведение рабочих совещаний» рассмотрела процесс подготовки и проведения делового совещания:, в частности, как грамотно составить повестку дня и справиться с трудностями в ходе проведения встречи, как стимулировать творческий потенциал персонала и многое, многое другое. К книге Фомина Ю. «Психология делового общения» подробно изложены особенности проведения деловых совещаний. В книге Фомичёва «Конструктивное совещание» описываются типичные трудности и ошибки в организации деловых совещаний с учетом современного российского опыта, даны практические упражнения для всех категорий вовлеченных лиц, как ответственных за ведение групповой работы, так и занятых в ней в качестве участников. В основе данной книги лежит ответ на вопрос: что каждый из участников на каждом этапе работы может сделать для конструктивного решения вопроса на совещании. Также в процессе написания курсовой работы были использованы работы Баркер Э., Мартина Д., Юсиповой Е., позволившие рассмотреть различные аспекты порядка проведения деловых совещаний и сформулировать наиболее общие правила их проведения. 1 Сущность понятия «деловое совещание» 1.1 Понятие деловое совещание Если проанализировать управленческую деятельность, характерную для офиса в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Именно на эту работу руководитель офиса тратит около половины своего рабочего времени. Люди среднего возраста помнят, как проходили совещания на российских предприятиях и в организациях в период 70-80-ых годов. Решение, как правило, заранее принимали руководители высшего звена управления — директор и секретарь. А затем проводились совещание, на котором это решение принималось большинством голосов. Собственно говоря, совещание организовывалось с целью информирования коллектива сотрудников с принятым решением. Если же в коллективе находились люди, не согласные с данным решением, на совещании руководства прикладывало все усилия к тому, чтобы подавить инакомыслие. Как правило, это удавалось. Открыто говорить о таком методе проведения совещаний — было не принято. Наоборот, руководители всегда подчеркивали, что решение принималось всем коллективом, и то оно детально было обсуждено на многочасовом совещании. Организация и офис в частности считались благополучным, если в нем присутствовали монолитность, единомыслие коллектива работников своему руководству [16;82].

Введение 3 1 Сущность понятия «деловое совещание» 6 1.1 Понятие деловое совещание 6 1.2 Цели и задачи и принципы проведения делового совещания 10 1.3 Классификация деловых совещаний 15 1.4 Этапы проведения деловых совещаний 20 2 Технология проведения деловых совещаний 28 2.1 Основные правила проведения делового совещания. 28 2.2 Условия эффективности деловых совещаний 40 Заключение 55 Список использованных источников информации 58

1. Баркер Э. Как сделать собрание эффективным. Практическое руководство/ Пер. с англ.- М.: Финпресс, 2000.-96с. 2. Василик М.А., Вершинин М.С., Козырева Л.Д. Паблик рилейшнз в России – С.-Петерб. гос. техн. ун-т. - СПб., 2000.-77с. 3. Веселов П.В. Деловые беседы и совещания. – М.: Экономика, 1994.-155с. 4. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала: Пособие по кадровой работе. – М.: Юристъ, 2001.-496с. 5. Верхоглазенко В.Н., Звезденков А.А., Хлюнева М.В. Эффективная модель делового совещания. // Консультант директора.-2004.-№15 6. Грошев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещание. – СПб.: Питер, 2005. -138с. 7. Джули-Энн Амос. Проведение рабочих совещаний. – М.: «HIPPO», 2005. -72с. 8. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. – Мн.: Новое знание, 2005.-336с. 9. Кибанов А.Я., ЗахаровД.К, Коновалова В.Г. Этика деловых отношений 2003.-360 с. 10. Кузин Ф.А. Культура делового общения. – М.: ОС-89, 2002.- 320с. 11. Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний // Секретарское дело.-2003.-№ 3.-С.10-17. 12. Курбатова Н., Сикачёва И. Техника проведения совещания // Менеджмент сегодня.-2004.-№2.-С.12-15 13. Кричевский Л.В. Если вы – руководитель… Элементы психологии менеджмента в повседневной работе. – М.: Дело, – СПб.: Питер, 2002. -400с. 14. Лаврененко В.Н. Психология и этика делового общения Учебник для вузов 3-е изд., перераб. И доп. М., ЮНИТИ-ДАНА 2000.-331с. 15. В. Лозенко, Д. Морозов Совещание XXI века // Управление персоналом. -2007.-№19.-С.21-23 16. Мартин Д. Как управлять собраниями. – М.: Баланс Бизнес-Букс, 2002. -188c. 17. Мастеров Б Что такое эффективное совещание? // Секретарское дело.-2005.-№5.-С.13-15 18. Митрошенков О.А. Эффективные переговоры. Практическое пособие для деловых людей 2-ое изд. Исправ. – М.: Издательский дом «ИНФРА-М» Издательство «Весь мир»- 2000. -264с. 19. Погорелова С.В. «Методика проведения совещаний, конференций» // Педагогическая наука и образование в России и за рубежом: региональные, глобальные и информационные аспекты.-2005.- №2.-С.82-87 20. Санкина Л.В. «Составление и оформление протокола» // Секретарь-референт.-2002.-№4.-С.3-6 21. Скриптунова Е. Как сделать совещание эффективным инструментом управления // Менеджмент сегодня.-2002.-№5.-С.26-30 22. Спивак В.А. Современные бизнес-коммуникации. – СПб.: Питер, 2002. -448с. 23. Управление персоналом: Учебное пособие / Под ред. Б.Ю. Сербиновского и С.И. Самыгина – М.: Приор, 1999. -187с. 24. Шейнов В.П. Как сделать совещание более эффективным, но менее продолжительным. – Мн.: Ай-кью, 1990.-225с. 25. Скаженик Е.Н. Практикум по деловому общению //Учебное пособие. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2005. – 320с. 26. Столяренко Л. Д. Психология и этика деловых отношений. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2003.-512с. 27. Тимофеев М.И. Деловое общение. М., 2004.-125с. 28. Ишутина Е.«Прозаседавшиеся», или как провести совещание быстро и эффективно» – ИД "Деловой мир", 2007.-58с. 29. Фомин Ю. Психология делового общения.: Амалфея, 2003. -448с. 30. Фомичев А.О. Конструктивное совещание. – СПб.: Питер, 2005. -160с. 31. Шелуткова О. Эффективные совещания // Настроение, -2007.- №11.-С.56-59 32. Шубенкова Т. «О важности правильной рассадки участников совещания» // Управление персоналом.-2004.-№8.-С.48-50 33. Юсипова Е.Г. «Организационный аспект проведения совещаний на предприятии» // Делопроизводство и документооборот на предприятии.-2007.-№1.-С.30-33