Совершенствование организации информационных потоков, обслуживающих системы управления предприятием.

ВВЕДЕНИЕ
Переход на рыночную модель хозяйства обнаружил несоответствие тех-нологического, производственного, организационного потенциала предприятий и спроса основных групп покупателей на рынке. Это, в свою очередь, послужи-ло основанием осуществления на предприятиях процесса реструктуризации, и в рамках его изменение организационной структуры предприятий. Отечествен-ные предприятия пока не стали эффективными субъектами рыночной экономи-ки, поэтому создание результативного хозяйственного механизма их адаптации к условиям рынка является насущной проблемой.
Несовершенство сложившихся за годы реформ рыночных механизмов, отсутствие государственной инновационной политики и эффективной системы управления отечественными предприятиями лишают российскую экономику перспектив стабильного экономического роста. Назрела необходимость в раз-работке стройной концепции организации управления как самостоятельной об-ласти научного знания, ее предмета и закономерностей, методологической ос-новы, принципов и практического воплощения.
Концепция долгосрочного комплексного развития должна предусматри-вать и развитие системы управления как направляемого процесса ее совершен-ствования, т.е. приведение организационной структуры и организационного механизма в соответствие с целями управления. Направленность этого процесса обеспечивается разработкой и поэтапной реализации долгосрочной системной концепции организационной перестройки. Поскольку концепция развития реа-лизуется в системе целей предприятия, приведение оргстркутуры и оргмеха-низма в соответствие с целями управления, т.е. упорядочение системы, должно носить не спонтанный, а постоянный действующий характер. Выработанная концепция развития предприятия через систему целей позволяет не только управлять организационным развитием, но и предвидеть направление развития его организационной структуры управления.
Разработка стратегически эффективной организационной структуры управления является основным условием реализации выбранной стратегии адаптации предприятия к внешним условиям функционирования. В реальной практике организационного проектирования оценка эффективности необходима как для действующей организационной структуры, так и для сравнения различ-ных вариантов ее совершенствования. Этим обусловлена актуальность выбран-ной темы дипломного проекта, которая звучит как: «Организационные структу-ры управления предприятием в рыночной экономике».
Важный вклад в исследование проблем формирования, функционирова-ния и развития систем управления внесли отечественные и зарубежные ученые: Ансофф И.Х., Базилевич Л.А., Бурков В.Н., Валуев С.А., Друкер П., Кабанов А.Я., Мильнер Б.З., Минтцберг Г. и др. За время реформ накоплен и обобщен значительный опыт поведения отечественных предприятий в реформируемой экономической среде. Разработке стратегии и вопросам организационного обеспечения ее реализации посвящены работы Архипова В.М., Беляева А.А., Виханского О.С., Градова А.П., Короткова Э.М., Мазура И.И., Фатхутдинова Р.А., Шапиро В.Д. и др.
Тем не менее проблема оценки эффективности информационных потоков оганизационной структуры управления пока не получила достаточного освеще-ния в научной литературе. Остаются открытыми и вопросы формирования стратегически эффективной структуры управления с учетом вероятного воздей-ствия факторов внешней и внутренней среды предприятия. В этом состоит про-блематика настоящего дипломного проекта.
Цель работы изложение теоретических основ и практических аспектов совершенствования информационных потоков управления предприятием в ры-ночной экономике.
Основными задачами являются:
1) изложение теоретических основ деловой информации, взаимосвязей в организационной структуре предприятия;
2) проведение анализа взаимосвязей организационной структуры пред-приятия;
3) выяснение проблем в организации информационных потоков в орга-низационной структуре в свете стратегии развития предприятия.
Объектом исследований выступает действующее предприятие ООО «Экстрим». Предмет изучения организационная стр1. МЕТОДИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ К ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОР-МАЦИОННЫХ ПОТОКОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ.
1.1. Сущность и структура деловой информации (выделить блоки)
Деловую информацию традиционно принято делить на внешнюю и внут-реннюю. Внешняя включает в себя сведения как непосредственно относящиеся к изучаемому рынку, так и косвенно связанные с ним. Внутренняя это сово-купность данных, возникающих на предприятии, в форме бухгалтерской и ста-тистической отчетности, оперативной и текущей производственной и научно-технической информации. Это сведения о заказах, продажах, ценах, запасах, движении денежной наличности, дебиторской и кредиторской задолженности, распоряжения руководства и многое другое. [12, с.38]
Как правило, в большинстве компаний основное внимание уделяется пер-вой группе. Между тем от скорости распространения информации внутри ком-пании зависят быстрота и качество взаимодействия между подразделениями фирмы и ее функционирование в целом.
База данных и картотека
Основная проблема, связанная с данными, циркулирующими внутри фирмы, заключается, как правило, в создании информационной системы и структуризации информационных потоков.
Под информационной системой понимается объединение сведений из различных источников в унифицированной форме с возможностью оперативно-го доступа к ним. Лучше всего воспользоваться автоматизированной базой дан-ных, куд заносятся все внутренние документы. Но если материальные и тех-нические ресурсы компании не позволяют ее создать, то выходом послужит и простая картотека.
Обычно сотрудникам не сложно получить необходимую информацию внутри компании, однако для ее сбора требуется время, и в результате сведения устаревают до того, как они обработаны и проанализированы. Напрашивается вывод: компании необходима система оперативного сбора информации.
Здесь есть две опасности. Во-первых, существует риск погрязнуть в ог-ромных, не поддающихся анализу, объемах данных. Все усилия тратятся на сбор сведений, в результате чего информационная система оказывается перена-сыщенной. С другой стороны, если процедуру сбора документов упростить, то некоторые важные данные могут быть утеряны и тогда система станет беспо-лезной. Таким образом, создание информационной системы представляет собой постоянное балансирование между объемом информации и качеством ее пере-работки.
На первом этапе построения эффективной системы внутренней информа-ции компании желательно абстрагироваться от технических проблем, связан-ных со сбором данных, и сосредоточиться на необходимой информации. Для этого следует, представив, что любые сведения доступны, составить список до-кументов, необходимых для работы. Потом устанавливаются приоритеты для отбора сведений. И только после этого можно приступать к определению ис-точников получения информации. В дальнейшем эти источники должны быть отработаны. [7, с.22]
Важно также наладить систематическое получение информации от со-трудников подразделений предприятия. При этом желательно, чтобы каждый отдел предоставлял уже обработанные данные. В этом помогут специально раз-работанные анкеты и опросные листы.
Совещания и оперативки
Для успешной работы компании также важна отлаженная система рас-пространения информации внутри предприятия. Стратегические и тактические задачи и решения должны адекватно доводиться до каждого работника, а дан-ные, собранные внутри компании, до руководителей различных уровней.
Информирование подчиненных удобно организовывать через проведение регулярных совещаний и оперативных собраний на уровне руководителей под-разделений и непосредственно в подразделениях. На этих встречах формули-руются задания для персонала, разъясняется, какие проблемы стоят на повестке дня и как они будут решаться.
Такая система позволяет лучше организовать работу сотрудников. Во-первых, потому что исключается возможность ошибки из-за неверно понятого задания; во- вторых, потому что подспудно формируется нематериальная моти-вация персонала повышается значимость задания. Помочь могут и выска-занные на собрании предложения работников.
На совещаниях также обозначаются проблемы развития предприятия, стратегии и тактики, трудности во взаимодействии подразделений. Однако не стоит пытаться решить поставленные вопросы непосредственно в ходе встречи. Это чаще всего невозможно, поскольку требует дополнительных данных и все-стороннего их анализа. Эффективнее, обозначив на совещании проблему, опре-делить участников ее решения и срок проработки.
Длительность совещаний и оперативных собраний желательно сводить к минимуму. Опыт показывает, что короткое собрание настраивает персонал на работу, а длинное на продолжение дискуссии в кулуарах. Экономии времени и повышению результатов способствует соблюдение простого правила: вместе с представляемой проблемой заявитель предлагает 23 варианта ее решения. Причем и проблему, и решения желательно сформулировать письменно.
Пренебрежение к своевременному распространению внутренней инфор-мации в компании приводит к ее ограниченности. Как правило, недостаток све-дений восполняется слухами и домыслами. А это приводит к снижению произ-водительности труда.
Бывает и так, что руководство сознательно идет на ограничение внутрен-ней информации из соображений секретности. Но чаще всего компания от это-го больше теряет, чем выигрывает. Несогласованные представления персонала о целях, стратегии и тактике предприятия принесут больше вреда, чем деятель-ность нескольких конкурентов, которые при желании все равно получат необ-ходимые сведения.
Организованное доведение внутренней информации до руководства по-зволяет выявлять возникающие проблемы на ранней стадии и, соответственно, эффективно их решать. Частично обратная связь с руководством обеспечивает-ся благодаря тем же совещаниям. Другая возможность для ее оргнизации введение приемных часов.
уктура предприятия.
Важно помнить, что внутренняя информация будет своевременно и регу-лярно поступать «наверх», если она будет адекватно оцениваться. Например, материальное и моральное поощрение за наиболее интересные предложения и даже сам факт их использования в работе компании будут способствовать росту инициативы. Если же предложения прячут «под сукно», то количество их быст-ро уменьшается и, для того чтобы восстановить прежнюю систему, придется приложить значительные усилия.

Введение 3
1. МЕТОДИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ К ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ. 6
1.1. Сущность и структура деловой информации (выделить блоки) 6
1.2 Построение информационных потоков 10
1.3 Оценка эффективности организации информационных потоков в структуре предприятия 13
2 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «ЭКСТРИМ» 19
2.1 Краткая характеристика предприятия 19
2.2 Анализ соответствия организационной структуры предприятия целям и задачам его деятельности 21
3. НЕДОСТАТКИ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ В ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЕ ООО «ЭКСТРИМ» 38
Заключение 44
Список литературы 47
Приложения 49

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Абчук В.А. Менеджмент: Учебник / В.А. Абчук СПб: Союз, 2002. 463с.
2. Андреева Е.Л. Организационные структуры фирмы в условиях глоба-лизации: Учебное пособие. Екатеринбург: Изд-во Уральского гос. экон. ун-та, 2003. 242с.
3. Антикризисное управление предприятиями: Учебное пособие / Под ред. А.Н. Ряховской. 2-е изд., доп. М.: ИПКгосслужбы, 2000.
4. Большаков А.С. Современный менеджмент: теория и практика. СПб: Питер, 2000. 411с.
5. Дитрих Я. Проектирование и конструирование организации: Систем-ный подход. М., 1999.
6. Зайцева О.А. и др. Основы менеджмента: Учебно-практическое посо-бие для вузов / О.А. Зайцева, А.А. Радугин, К.А. Радугин, Рогачева Н.И.; Под ред. А.А. Радугина. М.: Центр, 1999. 432с.: ил.
7. Иванова Н.Н., Мозгов Н.Н., Герасимов Б.И. Экономический анализ организационных структур промышленного предприятия: Монография / Под науч. ред. Б.И. Герасимова. Тамбов: Издательство Тамбовского гос. техн. ун-та, 2003. 120с.
8. Лукичева Л.И. Управление организацией: Учебное пособие. М.: Омега-Л, 2004. 360с.
9. Менеджмент: Учебник / Под ред. В.В. Томилова. М.: Юрайт-Издат, 2003. 591с.
10. Менеджмент: Учебное пособие для вузов / Ю.В. Кузнецов, В.И. Под-лесных, В.В. Абакумов, А.А. Голубев; Под ред. Ю.В. Кузнецова, В.И. Подлес-ных. СПб: Бизнесс-пресса, 2001. 422с.
11. Менеджмент организации / Румянцева З.П., Н.А. Соломатин, Р.З. Ак-бердин; Под ред. Румянцевой З.П., Соломатина Н.А. М.: Инфра-М, 2002. 430с.
12. Организационная структура предприятия: современные подходы и пути развития / Корнюхин С.В. М.: Европейский центр по качеству, 2003. 48с
13. Реструктуризация производства, бизнеса и менеджмента. Сборник на-уч. Трудов под ред. Л.Ф. Манакова. Новосибирск: НГАСУ и РААСН СО, 2001. 173с.
14. Тронин Ю.Н., Масленченков Ю.С. Менеджмент и проектирование фирмы: Учеб. пособие для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.
15. Семенов Г.В. Исследование и оценка организационной эффективно-сти систем управления: Учебное пособие. Казань: Изд-во Казанского ун-та, 2004. 184с.
16. Федорова Н.Н. Организационная структура управления предприятием: Учебное пособие. М.: ТК Велби, 2003. 256с.
17. Шеремет А.Д., Сайфулин Р.С., Негашев Е.В. Методика финансового анализа.-3-е изд. перераб. и доп.- М.: ИНФРА-М, 2002. 208с.
18. Хэмел Г., Прахалад К., Томас Г. и др. Стратегическая гибкость: Пер. с англ. СПб.: Питер, 2005. 381с.
19. Акулов В.Б., Рудаков М.Н. К характеристике субъекта стратегическо-го менеджмента // Проблемы теории и практики управления 1998. - №4. С.113-119
20. Бандурин А.В., Чуб Б.А. Стратегический менеджмент организации // Корпоративный менеджмент. - http://www.cfin.ru
21. Владимирова И.Г. Организационные структуры управления компа-ниями // http://www.mcpg.ru
22. Иванов М. Организация как открытая система // Менеджмент сего-дня. 2002. - №1.