Современные способы и средства документирования\".

Знаковый метод фиксирования информации
Документ содержит социальную информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость - один из основных его признаков. Документ - это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информационное сообщение. Знаки могут быть в форме букв, отверстий, точек, линий, цифр и т.д. От формы знаков и способов их нанесения во многом зависят уровень представления и восприятия информации, степень использования документов, компактность их хранения.
Знаковые системы, как уже говорилось, могут быть естественными (естественные, или натуральные языки) и искусственными (машинные, информационные языки, языки-посредники при машинном переводе).
В широком смысле знак - это любое физическое явление, имеющее общепринятую или субъективную интерпретацию, которая обычно зависит от окружающей среды.
В документоведении знак - материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление или действие), выступающий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый для фиксирования, приобретения, хранения, переработки и передачи сообщений (информации, знаний). Знак является своеобразным "атомом" социальной информации. Сообщение может состоять из одного или совокупности знаков. Но сообщения менее одного знака быть не может, ибо оно не будет иметь содержания.
Знак обладает следующими основными свойствами:
имеет материальное выражение;
обладает значением;
информирует о чем-то отличном от него;
используется для передачи информации;
функционирует в определенной знаковой ситуации.
Знак имеет внешнюю и внутреннюю структурные стороны. Внешняя сторона - это материальная оболочка знака. Предмет, который выступает в роли знака, обязательно обладает определенной формой, чтобы быть воспринимаемым, способным фиксировать и передавать информацию в пространстве и времени. Жест, свет светофора, морской флажный код, звук речи не могут служить знаками для документа. Документоведение связано лишь с фиксированными знаками, полученными письменным или иным способом. Внутренняя сторона знака - это его значение. Этим он отличается от других материальных знаков.
Между знаком и обозначаемым предметом, как правило, нет сходства. Связь между знаком и предметом осуществляет человек. Люди в большинстве случаев условливаются в применении тех или иных знаков и знаковых систем. Знак используется для передачи и хранения информации, служит средством коммуникации. Поэтому значения знаков должны быть понятны всем участникам коммуникационного процесса. Пока знаки не поняты (не расшифрованы) реципиентом, сообщение не может быть воспринято, а значит, документ не может выполнить свою сущностную функцию - быть источником информации и средством коммуникации. Знак существует в определенной знаковой системе. Будучи извлеченным, из нее, он может потерять или поменять свое значение.
Для документоведения особый интерес представляет классификация знаков. Классификация знаков - это их группировка по определенным признакам.
Существует множество классификаций знаков, разработанных в семиотике - науке, изучающей общие свойства знаков, их систем и ситуаций в человеческом обществе. Но наиболее приемлемой для документоведения является группировка знаков по характеру происхождения и форме существования, разработанная С.Г. Кулешовым и А.В. Соколовым. Она изображена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Классификация знаков
Различают знаки языковые и неязыковые. Знак языковой - единица языка (морфема, слово, словосочетание, предложение), которая служит для обозначения предметов или явлений действительности, а также отношений между элементами языка в тексте. Знак языковой двусторонен, он состоит из обозначающего и бозначаемого. Неязыковые знаки также способны служить средством обмена документной информацией между людьми (символы, товарные знаки, музейные экспонаты, фотографии, исторические реликвии, включая орудия труда, архитектурные памятники).
Чаще всего среди неязыковых знаков используются знаки-изображения существующих или условных объектов, содержащие их схематичное обозначение. Они делятся на знаки - "пикчеры", эмблемные и вещественные.
Знаки - "пикчеры" (англ, picture - картина, рисунок, кинофильм, кадр фильма) - это произведения живописи, в том числе графики, художественной вышивки, художественной резьбы по дереву, металлу, фотографии (включая кинофильмы). Их принято называть иконическими (т.е. знаками-изображениями).
Эмблемные знаки - разнообразная эмблематика (военная, спортивная, торгово-фирменная, геральдическая, мифологическая, дорожная и т.д.).
Знаки вещественные (трехмерные) - это скульптура, макеты, модели выставок, музеев и т.д. Среди них - разнообразная (в большинстве - обрядовая) вещественная символика, означающая разные понятия (хлеб и соль - знак приветствия и дружбы, кольцо на четвертом пальце - человек женат). Функция и значение знака придаются отдельным предметам в конкретной ситуации (хлеб на столе вне обряда встречи дорогих гостей не фиксирует никакой социальной информации).
Форма знака-символа может быть различной. Одни из них подобны изображаемому, другие носят целевой характер и не похожи на отображенный предмет или явление. Первые создаются путем более или менее точного копирования реальных объектов или явлений. Они несут иконические неязыковые знаки, подобные по форме обозначаемым объектам (рисунки, фотографии, кинофильмы, диапозитивы, видеофильмы). В отличие от иконического, знак-символ не обязан иметь сходства с тем предметом или явлением, которое он обозначает. Для того чтобы понять (расшифровать) информацию, человек должен заранее заучить значение знака. К документам, использующим языковые знаки относятся вербальные (словесные) документы (книги, брошюры, журналы, газеты, бюллетени и т.д.) и идеографические документы (географические карты, ноты, чертежи).

СОДЕРЖАНИЕ
Введение 2
Глава 1. Методы и способы документирования 4
1.1. Сущность, генезис и развитие понятия "документ" 4
1.2. Общие положения и понятия документирования 9
1.3. Понятие о языках 12
1.4. Знаковый метод фиксирования информации 13
Глава 2. Способы и средства записи информации 22
2.1. Запись информации 22
2.2. Текстовое документирование и стенография 25
Заключение 27
Использованные источники и литература 29


























Введение
Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее определение понятия "информация": "Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".
В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, также как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.
Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность - это задача, которая решается с помощью системного подхода - методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов - систем (греч. sistema - целое, составленное из частей, соединение).
В связи с вышеизложенным, выбранная мною тема «Современные методы и средства документации», является, несомненно, актуальной, теоретически и практически значимой. Тема работы в настоящее время является достаточно изученной.
Цель работы рассмотреть особенности современных методов и средств документации.
Задачи:
1. Проанализировать сущность, генезис и развитие понятия «документ»;
2. Рассмотрть общие положения и понятия документирования, а также понятие о языках;
3. Рассмотреть знаковый метод фиксирования информации;
4. Показать способы и средства записи информации.
При написании работы была использована такая литература, как Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы, Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления), Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева, Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практич. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия, Санкина Л. В., Быкова Т. А. Делопроизводство в коммерческой организации.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.














Глава 1. Методы и способы документирования
1.1. Сущность, генезис и развитие понятия "документ"
Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.
Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.
На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.
В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".
Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Названные в определениях признаки документа предполагают:
наличие информации, смыслового содержания;
стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;
функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.
Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения и эволюция толкования термина "документ" изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось.
Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.
По другой версии слово "dek" происходит от числа "десять" и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень "dek" был заменен на "doc" в слове "doceo" - учу, обучаю, от которого были образованы слова "doctor" - ученый, "doctrina" - учение, "documentum" - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать "письменное доказательство", "доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов". В значении письменного свидетельства слово "документ" употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.
В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения :
a) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);
б) вообще любое письменное свидетельство.
Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова "документ" термины: документация - в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу.
В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия "документ": сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.
С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия "документ": его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения "документа", введенные научный оборот П.Отле :
а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления;
б) документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;
в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы "писанные" (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).
Концепция П.Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие "исторический документ" (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и "счетный документ" (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.

1. Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе ГОСТов РФ).- М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 2004. С. 230.
2. Артёмов О.Ю. и др. Фирма: управление, кадры и докумен¬ты. - М.: Атлант-центр, 2006. С. 235.
3. Дегтярев В.А.Юридическая сила организационно-распорядительных документов предприятия // Главбух, № 24, декабрь 2005.
4. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. 2-е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева . М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. С. 201.
5. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. 2-е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева . М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. С. 153.
6. Средства документации / Дудкин А.В. // Журнал "Делопроизводство", -М., 2007, N 4. С. 12.
7. Иритикова В.С. Делопроизводство//Секретарское дело. 2007. - № 1 С. 20-27
8. Кудряев В.А. "Организация работы с документами" В.А. Кудряев и др. М.:ИНФРА-М, 2006. С. 213.
9. Кадровое делопроизводство: вчера и сегодня /И. Мурнина //"Кадровое дело", N 2, февраль 2006 г. С. 16.
10. Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация: учебное пособие. - М.: Экономика, 2005. С. 324.
11. Кузнецова Т.В., Илюшенко М.П. Основы документоведения: учебное пособие. - М.: МГИАИ, 2001. С. 253.
12. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. С. 247.
13. Комментарий законодательства о трудовом договоре. М.: Юрид. Лит-ра, 2004.
14. Кузнецова Т.В. и др. Секретарское дело /Т.В. Кузнецова, Г.А.Серова, В.И. Андреева, Н.А. Литвинцева. М.: журн. «Секретарское дело», 2006. С. 490.
15. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2007. С. 152.
16. Поляков И.И. О делопроизводстве, документообороте и электронном архиве общества // Акционерное общество: вопросы корпоративного управления, 2006, № 6 (25) (июнь). С. 12.
17. Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. М.: Приор, 2006. С. 241.
18. Савушкина Н.А. Средства и методы документации. М., Мир. С. 324.
19. Соколов А.В. Документационное обеспечение управления. - М., 2006. С. 56.
20. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практич. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Приор, 2006. С. 52.
21. Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы. // Книга: исследования и материалы. Сб. 70. - М., 2005. С. 24-40.
22. Санкина Л. В., Быкова Т. А. Делопроизводство в коммерческой организации. М.: Издательство: Международный центр финансово-экономического развития, 2005. С. 271.
23. Шиткина И.С. О понятии и правовой природе внутренних документов.//Юрист. 2002. Октябрь. №41. С. 98.
24. Юридическая сила организационно-распорядительных документов предприятия /Дегтярев В.А.// Главбух, № 24, декабрь 2005г. С. 32.