Специфика системы электронного документооборота на предпри-ятии.

Введение Актуальность темы исследования. Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. В настоящее время на большинстве российских предприятий документооборот в виде (договоров, прайс-листов, приказов, деловой переписки, финансовой документации и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде. При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Таким образом, возникает потребность в эффективном управлении электронными документами, которая в свою очередь и привела к созданию систем электронного документооборота. Эти системы еще называют Electronic Document Management Systems (EDMS). По оценкам аналитиков, важность внедрения эффективных систем электронного документооборота для успешного ведения бизнеса сохранилась, и в обозримом будущем их значимость будет только усиливаться. Необходимость автоматизации документооборота организации определяет актуальность данной темы. Степень разработанности проблемы. С учетом недостаточной разработки темы, при написании курсовой работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Ко второй категории изданий относится научная литература, труды авторитетных специалистов в области документоведения Ермолаева Н., Гореткина Е., Санкина Л.В., Акопянца А. и многих других. Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и норма¬тивно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства. Объектом курсовой работы являются электронный документооборот. Предметом – методы и технологии системы электронного документооборота. Цель курсовой работы – проанализировать специфику системы электронного документооборота на предприятии. Исходя из поставленной цели, сформулированы основные задачи курсовой работы: - раскрыть содержание понятия «электронного документооборота»; - определить принципы технологии электронного документооборота; - рассмотреть виды и свойства систем электронного документооборота; - проанализировать системы документооборота на предприятии ООО «Татнефть – Лениногорское УПНП и КРС»; - сделать основные выводы по автоматизации электронного документооборота на предприятии. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы. Раздел 1. Социально-экономическая сущность системы электронного документооборота 1.1 Электронный документооборот как экономическая категория С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей курсовой работе был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Для написания данной курсовой работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами: 1. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» [14 с.10] Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. 2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» [15, с.7]. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования. Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании курсовой работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения Белова А.А., Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю., Акопянца А. и многих других. В процессе подготовки курсовой работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Документооборот и Делопроизводство», « Электронные системы», «Делопроизводство».

Содержание

стр

Введение...3

Раздел 1. Социально-экономическая сущность системы электронного документооборота.5

1.1 Электронный документооборот как экономическая категория.5

1.2 Принципы технологии электронного документооборота..7

1.3 Виды систем электронного документооборота..10

Раздел 2. Специфика системы электронного документооборота на предприятии.13

2.1 Значение системы электронного документооборота для предпри-ятия..13

2.2 Эффективность использования системы электронного документообо-рота .16

2.3 Анализ системы документооборота на предприятии ООО «Татнефть Лениногорское УПНП и КРС» 19

Заключение.27

Список использованной литературы29

Список использованной литературы

1. Акопянц А. Электронная версия статьи «Установление связи между электронным документом и бумажным оригиналом организации» http://eos.ru/eos/104421

2. Балабанов И.Т. Интерактивный бизнес. СПб: Питер, 2001. 128 с.: ил. (серия Краткий курс).

3. Баласанян В. Статья « Автоматизация делопроизводства и электрон-ный документ как инструмент управления организацией». Журнал « Электрон-ные системы» № 11.2003г.с. 13-19.

4. В.Сенкевич. Статья «Автоматизация хаоса, или зачем нужны систе-мы электронного документооборота». Электронная версия с сайта: http://www.docflow.ru/analytic_full.asp?param=40877

5. Вершинин А. И. Электронный документ: правовая форма и доказа-тельство в суде: Учеб. практ. пособие/ А.П. Вершинин. М.: Городец издат, 2000. 247 с.

6. Гореткина Е. Статья. Что спасет от информационного хаоса. Элек-тронная версия с сайта: http://eos.ru/eos/95301

7. Ермолаева Н. Статья. «Настоящее и будущее электронного докумен-тооборота» Журнал « Электронные системы» № 9.2004г.с. 13-19.

8. Карминский А. М., Нестеров П. В. Информатизация бизнеса. М.: Финансы и статистика, 1999. 416 с.: ил.

9. Колесов А. Комплексное обсуждение проблем электронного доку-ментооборота. По материалам конференции \"Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в бизнесе\".

10. Куциняк Д. Технологии документооборота переходного периода. Журнал « Документооборот и Делопроизводство» № 1 .2003г. с. 12-13.

11. Милославская Н. Г., Толстой А. И. Интрасети: доступ в Internet, за-щита: Учеб. пособие для вузов. М.: ЮНИТИ ДАНА, 2000 527 с.

12. Пашков Д.В. Статья «Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота». Журнал «Документооборот и Дело-производство» № 5.2004г. с. 10-19.

13. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелко-го и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17.

14. Федеральный закон \"Об информации, информатизации и защите ин-формации\" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ. Собрание законодательства РФ №8 20.02.1995.

15. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1 ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2

16. Шахвердов В. Статья «Цифровая подпись в системах автоматизации делопроизводства и документооборота». Делопроизводство 2003. №2. С. 19-21.

17. Шеян Н. Электронное развитие документооборота. По материалам международной конференции «Электронный документооборот и документаци-онное обеспечение управления в бизнесе».