Технология работы с документами.Организация документооборота..

ВВЕДЕНИЕ
При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность. Все это обуславливает актуальность данной работы.
Цель работы. В данной работе мы рассмотрим технологию работы с документами и организацию документооборота с учетом действующих нормативных актов.
Задачами работы является рассмотрение следующих вопросов:
порядок работы с документми, организация такой работы;
особенности документооборота;
порядок работы с входящими и исходящими документами;
специфика рассмотрения документов руководителем.


1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Все документы организации представляют собой единый документопоток, который «рождается, живет и умирает» по своим законам. Все группы документов в нем подчиняются определенным правилам, которые закреплены инструкциями по делопроизводству, и сложившимися в организации традициями. Соблюдение их обеспечивает бесперебойную работу предприятия.
Организация работы с документами это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение. В общем массиве документов организации прослеживаются обособленно три группы: внутренние, предназначенные для решения внутренних проблем и задач предприятия, исходящие, создаваемые для передачи информации, и входящие, получаемые от сторонних организаций и частных лиц.
Для каждой группы документов характерны определенные виды работ (операции), исполнение которых обязательно. Последовательность выполнения операций обеспечивает всестороннее рассмотрение, согласование, утверждение, подписание документа. Нарушение этого процесса может не только лишить документ юридической силы, но и привести к сбою производства, нанести экономический ущерб и т.д.
От четкой организации документационного процесса зависит оперативность работы. Задержка исполнения документов может сделать информацию неактуальной, а значит бесполезной.
Хорошая организация ДОУ дисциплинирует не только работника, но и руководителей, так как исполнение документа напрямую связано с исполнительской дисциплиной как непосредственного исполнителя конкретного работника, так и руководителя. Необоснованная задержка документа руководителем ставит в сложное зависимое положение исполнителя и задерживает окончание работы.
Основные виды работ можно представить в виде таблицы (см. табл. 1).
Таким образом, организация работы с документами или управление документацией это, прежде всего, создание условий, обеспечивающих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею потребителей с наименьшими временными и материальными затратами.
Операции делопроизводства Внутренние документы Исходящие документы Входящие документы
Составление проекта документа обязательно обязательно не используется
Согласование проекта документа со специалистами возможно возможно не используется
Печать и проверка правильности оформления документа обязательно обязательно не используется
Подписание, утверждение документа руководителем обязательно обязательно не используется
Регистрация возможно возможно; отправка возможно; разметка
Прием, сортировка, обработка поступающих документов обязательно возможно обязательно
Рассмотрение документов руководителем (резолюция) возможно не используется возможно
Контроль исполнения возможно возможно возможно
Исполнение документов обязательно возможно обязательно
Текущее хранение и использование обязательно обязательно обязательно
Формирование дел обязательно обязательно обязательно
Передача на архивное хранение или уничтожение документов возможно возможно возможно
Таблица 1. Основные виды работ по организации документопотока

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ
Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли и даже целого государства. Нормативные акты и методические пособия, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рассматривают в качестве объекта документооборот организации в целом.
Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.
Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формировании аппарата управления происходит разделение обязнностей между руководителями и исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения (резолюции) основных документов. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно движению поездов в метрополитене. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одного пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого-либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции.
Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах. Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Утвержденные руководством, эти схемы приобретают нормативную силу.
К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.
Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации . Их необходимо учитывать при планировании документооборота.
Организация рационального документооборота учреждения или предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения различные операции, по возможности, должны выполняться одновременно. Необходимо исключить дублирование подписей. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение. Порочна практика согласования, подписания по принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам.
ГСДОУ предусматривается ряд общих правил обработки документов и организации документооборота. Рассмотрим этапы документооборота.

Введение 3
1. Организация работы с документами 4
2. Организация документооборота и его основные этапы 6
2.1. Прием и обработка входящих документов 7
2.2. Рассмотрение документов руководством (резолюция) 9
2.3. Работа с исходящими документами 9
Заключение 11
Список литературы 12

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2002. 192 с.
2. ГОСТ Р 5114198. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998.
3. ГОСТ Р 6.302003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. ИПК Изд-во стандартов, 2003.
4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. М.: ВНИИДАД, 1991.
5. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления: В 3 кн. Кн. 1. Управленческое документоведение. УрАГС: Екатеринбург, 2002. 176 с.
6. Организация работы с документами. М.: ИНФРА-М, 2002. 591 с.
7. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 1999. 303 с.
8. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: Изд-во «ПРИОР», 2000. 144 с.