Текущее хранение дел .

1. Понятие номенклатуры дел Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа. Номенклатура - достаточно сложный документ, ее составление требует специальных знаний и коммерческим фирмам, небольшим учреждениям, не имеющим специально подготовленных работников в области документального обеспечения управления, лучше заказать номенклатуру на хозрасчетной основе в архивных учреждениях. В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получается большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.[4, c.58] Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как "Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура радел. Номенклатура дел - "Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.[4, c.59] Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения. Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит плавления документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении. Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указания хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов. Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.[3, c.89] Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет. Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения. Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конфетные «ли индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые. Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов указывается во множественном числе. В заголовке переписки уточняется с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название и т.д. В практике работы организаций часто бывает удобным сгруппировать в одном деле документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район), т.к. переписка с каждым из них сравнительно небольшая и нецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное дело. Т.е. группировка дела ведется по географическому признаку. Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка.[3, c.91]

Содержание 1. Понятие номенклатуры дел……………………………………………..4 2. Формирование дел……………………………………………………….7 3. Хранение дел……………………………………………………………..9 Заключение……………………………………………………………….10 Список использованной литературы………………………………….12

Список использованной литературы: 1. Дворник П.В. Делопроизводство. - СПб., 2008 - 159с. 2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007 - 207с. 3. Мандрица В.М. Делопроизводство: документационное управление деятельностью. - М., 2009 - 264с. 4. Соколовская Т.А. Документационное обеспечение деятельности предприятий. - М., 2008 - 153с.