Внедрение автоматизированных технологий в архиве..

ВВЕДЕНИЕ

Темой курсоой работы является внедрение автоматизированных технологий в архивы. Этот вопрос очень актуален, так как компьютерные технологии с каждым днем все больше входят в жизнь современного человека. Практически невозможно уже представить себе сферу человеческой деятельности, в которой компьютеру пока не нашлось применения. А при работе с документами его значение трудно переоценить. В архиве же он становится незаменимым помощником, так как ускоряет поиск требуемых документов и запрашиваемой информации, упрощает доступ к ним, систематизирует все вносимые данные, оказывает неоценимую помощь при составлении справочного и информационно-поискового материала по фондам архива.
В нашей стране компьютеризация началась сравнительно недавно, и большинство современных технологий только-только стали доступны широкому кругу потребителей. Автоматизация архивов сейчас находится на стадии разработки и этот вопрос еще долг будет актуален.
Выделяют несколько главных принципов информатизации архивного дела в Российской Федерации:
1. Преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов.
2. Преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий (каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии).
3. Системность в реализации технологических и информационных ре-шений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений. Автоматизированные архивные технологии представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование баз данных.
4. Внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений.
5. Сопряженность с информационными системами учреждений источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации с внеотраслевыми системами передачи данных.
Автоматизированный научно-справочный аппрат архива это комплекс электронных справочников (баз данных описей документов) предназначенный для поиска архивных документов. Прежде всего, в его основе лежат следующие элементы: электронная картотека, номенклатура дел, классификаторы. Он также может базироваться на информационно-поисковой системе, которая создается в текущем делопроизводстве органи-зации.
Главным элементом автоматизации архива организации является база данных. Базы данных предназначены для автоматизации функций архива по созданию научно-справочного аппарата, Являются универсальным автоматизированным средством для подготовки внутрифондовых и межфондовых справочников.
Задачи, которые стоят перед базой данных:
 учет и внесение изменений по описи;
 учет и внесение изменений по фонду;
 ввод учетных данных по всей технологической цепочке;
 оперативный поиск;
 автоматическая подборка данных.
Основные функции баз данных:
 учет и внесение изменений во все документы;
 учет движения документов;
 оперативный поиск;
 вывод на печать необходимых данных.
Основной целью исследования является обзор путей и возможностей внедрения автоматизированных архивных технологи в архивы организаций. Рассматриваются различные примеры автоматизированных систем, их применение и развитие. В задачи исследования также входит ознакомление с историей развития автоматизации архивного дела, с программным обеспечением, создающимся в России и за рубежом, с общими требованиями, предъявляемыми к автоматизированным архивам. В связи со сравнительной новизной темы, основной акцент в выборе источников информации ставится на периодические издания и нормативно-методические справочники по дан-ной теме.

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ЭТАПЫ ИНФОРМАТИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА 6
2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ОРГАНИЗАЦИЯ ИХ ВНЕДРЕНИЯ В АРХИВАХ 10
2.1 Информационные технологии в архивах 10
2.2 Внедрение информационных технологий в архивах 11
2.3. База данных, управляемая базой знаний 12
2.4. Стандарт архивного описания Encoded Archival Description: история и современное состояние 15
3. ВНЕДРЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ АРХИВНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ 20
3.1 Применение автоматизированных архивных технологий при исполнении тематических запросов в Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД) 20
3.2 Постановка задачи управления архивными ресурсами регионов в современных условиях. 24
3.3 Автоматизированный учет источников комплектования архивов Мурманской области 26
3.4 Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики 31
3.5 Архивные учреждения Курганской области 35
3.6 Госархив Омской области 37
4. ВНЕДРЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ АРХИВНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В АРХИВАХ ОРГАНИЗАЦИЙ 40
4.1. Автоматизированный научно-справочный аппарат 40
4.2 Разработка ВНИИДАД автоматизированной архивной системы "Архив организации" 43
4.3. Ведение учетных баз данных 47
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 49
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ 50
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 50

1. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации/Росархив, ВНИИДАД. - М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2002
2. Основные правила работы архивов организаций/Росархив, ВНИИ-ДАД. М., 2002

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

3. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования. М.: ПрофОбрИздат, 2002
4. Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. / Доклады и сообщения на четвертой Всероссийской конференции 24-25 апреля 2002 г. М., 2002
5. Переносимый генератор экспертных систем РЕПРО / И. Л. Артемьева, А. С. Клещев, А. Я. Лифшиц и др. // Тез. докл. Всесоюз. конф. Актуальные проблемы системного программирования, Таллинн, 1618 янв. 1990. Таллинн, 1990
6. Журналы «Делопроизводство» № 3 2002; «Отечественные архивы» № 1 2003, № 6 2003