Законодательное регулирование документационного обеспечения управления (делопроизводства) + практика.

Практическое задание
1 Краткое описание предприятия
Расположенный в непосредственной близости от Красной площади и Кремля, в центре культурной и деловой Москвы, отель The Ritz-Carlton, Moscow - это великолепное 11-этажное здание, из окон которого открываются захватывающие дух виды города. Рестораны и бары, салон красоты, фитнес-центр и просторный спа-центр ESPA, включающий плавательный бассейн, сауны, парные и 14 комнат для спа-процедур, - далеко не полный перечень возможностей для отдыха. Высокопрофессиональная команда консьержей и говорящие на многих языках сотрудники всегда готовы исполнить любое желание гостя.
Широкий ассортимент основных и дополнительных услуг способствует конкурентоспособности гостиницы, несмотря на высокие цены.
Общая структура гостиницы выглядит следующим образом (рис.1):

Теоретический вопрос 3
Законодательное регулирование документационного обеспечения управления (делопроизводства) 3
Практическое задание 12
1 Краткое описание предприятия 12
2 Служба ДОУ 13
3 Документы, определяющие порядок работы с документами на предприятии 15
4 Документооборот 17
5 Схема движения входящей документации 18
6 Схема прохождения исходящих документов 19
7 Работа с внутренними документами 19
8 Выводы 20
Литература 21
Приложение 1 23
Приложение 2 26

Теоретический вопрос Законодательное регулирование документационного обеспечения управления (делопроизводства) В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого предприятия определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Сегодня уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации (см. Приложение 1). На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации. В целях регламентации правил работы с документами, установления единых требований к документам в организациях разрабатываются инструкции по делопроизводству. В нормативной базе документационного обеспечения управления в настоящее время имеется только один нормативный документ, обязывающий федеральные органы исполнительной власти разрабатывать инструкции по делопроизводству. Это постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30, которым утвержден Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти. В статье 11 Типового регламента устанавливается, что делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству, утверждаемой Министерством культуры Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством. И хотя это положение касается только федеральных органов исполнительной власти и остальные организации вправе регулировать вопросы организации делопроизводства так, как считают необходимым, в нашей стране давно сложилась устойчивая практика разработки и применения инструкций по делопроизводству. Нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. С этой целью разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам используемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в т.ч. с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников. В состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило, включаются: • классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и других объектов); • табель и альбом форм документов; • номенклатура дел компании; • стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в т.ч. с использованием автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД); • положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников. Корпоративный стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Он, как правило, включает общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах в области управления документами. Технологические операции работы с документами в компании могут закрепляться в инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству). Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними, а также регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике деятельности компании. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее сотрудников разрабатываются на основании типовых либо примерных положений или инструкций, а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения о подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделениями компании, должны быть согласованы с этими подразделениями. На основании Положения о службе ДОУ разрабатывается должностная инструкция для каждого работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных должностей. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы и применять соответствующие меры воздействия. Основное законодательное регулирование ДОУ заключается в следующих нормативно-правовых актах. ФЗ «Об информации, информационных технология и защите информации» дает обоснование требований к правилам делопроизводства и документооборота. Признает электронное сообщение, подписанное электронной подписью, правовым и равнозначным документу, подписанному собственной подписью (ст.11). Право собственности и иные вещные права на материальные носители, содержащие документированную информацию, устанавливаются гражданским законодательством. ФЗ «Об электронной цифровой подписи» обеспечивает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе (ст.1). Статья 3 дает основные понятия, используемые в данном законе: электронный документ; электронная цифровая подпись и т.д. Статья 4 формулирует условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи. 1. Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: - сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания; - подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе; - электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. С учетом того, что существует мировое информационное пространство, возникла необходимость правового регулирования отношений в области передачи информации за пределы Российской Федерации и получения ее извне. Этот процесс осуществляется на основе Федерального закона "Об участии в международном информационном обмене". Целью этого закона является создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, защита интересов России в целом, ее субъектов, муниципальных образований, физических и юридических лиц. Данный правовой акт содержит ряд положений, которые имеют важное значение для обмена документированной информацией. Закон определяет порядок ввоза и вывоза такой информации и накладывает ограничения на перемещение через границу Российской Федерации документированной информации, отнесенной: • к государственной тайне или иной конфиденциальной информации; • к общероссийскому национальному достоянию; • к архивному фонду; • к иным категориями документированной информации, вывоз которой может быть ограничен законодательством Российской Федерации. ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» обеспечивает принципы формирования системы обязательного экземпляра, виды документов, входящих в состав обязательного экземпляра и нормы работы с ним. Значительную роль в системе информационного законодательства играет Закон РФ "О государственной тайне" (1993г.). Этот закон регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности России. Учитывая, что большая часть указанных сведений является документированной информацией, закон имеет важное значение для практического делопроизводства. Положения этого закона нашли отражение в Указе Президента РФ "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" (1995г.) и других подзаконных актах. В законодательстве содержатся нормы, регулирующие использование языка в делопроизводстве. Основным нормативным актом в этой сфере является Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в редакции от 24 июля 1998 г.). Его положения конкретизируются в других законах применительно к ведению делопроизводства в таких областях, как связь, транспорт, судопроизводство, нотариат, и других. Разумеется, перечень не урегулированных законом проблем информационных отношений еще достаточно велик, и можно ожидать в будущем пополнения информационного законодательства. Группа законодательных и подзаконных актов регулирует отношения в архивном деле. Важное место среди них занимают Основы законодательства об Архивном фонде РФ и архивах (1993г.) и соответствующие законы республик в составе Российской Федерации. Основы законодательства регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. Однако, этот законодательный акт, полностью посвященный архивным документам, не регулирует вопросы делопроизводства.