Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5 | Следующая страница реферата

Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить посетителю время посещения.

Время обеденного перерыва у секретаря и руководителя не должно совпадать.

Одна из главных задач секретаря - буть чутким посредником между руководителем и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение.

5.1. Пользование телефоном.

Основная задача секретаря в работе с телефоном - освободить руководителя от вызовов. Помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителей. Секретарь всегда должен помнить о необходимости соблюдения служебной тайны.

5.2. Организация приема посетителей.

Обязанности секретаря различны в зависимости от того, какой вид приема проводится руководителем. Прием посетителй можно разделить на три вида:

1) прием сотрудников своего учреждения по текущим делам

2) прием представителей других организаций

3) прием по личным вопросам

Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга, без исключения, может войти в кабинет руководителя только после доклада секретаря.

Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь может самостоятельно решить: доложить о нем немедленно или записать на прием. Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам.

5.3. Работа секретаря с информацией для руководителя

Секретарь должен помогать руководителю орентироваться в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а иногда и готовить информационно-обзорные рефераты.

Секретарь должен внимательно просматривать статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности, научно-технические результаты и т.д. Наиболее важные места в статьях можно выделить закладками или подчеркнуть.

Составляя реферат, секретарь не должен вносить какие-либо дополнения от себя. Если необходимо, в реферат могут быть включены таблицы, схемы, графики.

В повседневной работе секретарь должен ежедневно собирать и фиксировать в дневнике данные, которые могут интересовать руководителя и уточнять их у специалистов. Руководителю следует представлять только достоверную информацию, проверенную.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении мне бы хотелось сказать о личных качествах секретаря и о его роли в работе с руководителем.

Важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секетарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой кючевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.

Роль секретаря руководителя,как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

В обязанности секретаря входит:

1. Стенографирование, печатание станограмм, составление писем и т.д.

2. Получение, обработка входящей и исходящей почты.

3. Ведение телефонных разговоров, организация приемов.

4. Ведение дневника руководителя; организация его встреч.

5. Организация деловых поездок руководителя.

6. Регистрация деловой корреспонденции, ведения дел.

7. Организация и участие в работе совещений.

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: контрольные работы 8 класс, новые сочинения.





Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5 | Следующая страница реферата