Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11 | Следующая страница реферата

Полностью подготовленное, оформленное и подписанное Коммерческое предложение перед отправкой его Заказчику регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике).

Регистрация Коммерческого предложения - это фиксация факта его создания путем проставления специалистами службы ДОУ реквизитов "индекс" и "дата" на Бланке с последующей записью необходимых сведений о Коммерческом предложении в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

Коммерческое предложение регистрируется только один раз - в день его подписания. При передаче зарегистрированного Коммерческого предложения из одного структурного подразделения предприятия в другое оно повторно не регистрируется.

Реквизит "дата" проставляется на Бланке после подписания Коммерческого предложения.

Реквизит "индекс" Коммерческого предложения, как правило, включает:

порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

индекс по номенклатуре дел.

В состав индекса могут входить номера (коды) из дополнительных классификаторов предприятия (корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.), для обеспечения оперативной работы с документами.

В индексе обычно соблюдается следующая последовательность составляющих его частей:

порядковый регистрационный номер в пределах данной группы документов;

номер направления по Номенклатуре дел предприятия;

номер дела внутри данного направления по Номенклатуре дел предприятия;

номер по дополнительному классификатору предприятия (при необходимости).

Пример:

123/01-23, где 123 - порядковый регистрационный номер, 01-23 - номер дела, в которое будет подшит второй экземпляр Коммерческого предложения.

Индекс Коммерческому предложению присваивается в пределах календарного года.

На Приложениях к Коммерческому предложению индексы не проставляются.

Коммерческие предложения регистрируются в регистрационных формах исходящих документов. Форма журнала (карточек) регистрации не регламентирована, т .е оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется специалистами службы ДОУ по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов (карточек) закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации исходящей документации". Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы:

индекс и дата;

автор (разработчик);

кто подписал;

заголовок и/или краткое содержание;

приложения;

корреспондент или адресат (кому направлен);

резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата);

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: реферат на экологическую тему, сочинение на тему онегин.





Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11 | Следующая страница реферата