Секретарское дело

| Категория реферата: Рефераты по делопроизводству
| Теги реферата: доклад по географии на тему, ответы 8 класс
| Добавил(а) на сайт: Kimask.

19. Наметить мероприятия на следующий день.

КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ

20. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).
21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.
22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

2.4. Использование компьютера для планирования рабочего дня

Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может служить
ПК. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т. п. Наиболее популярными среди них являются информационные системы Lotus Organizer и
Outlook.

Программа Lotus Organizer предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя:
• В режиме "Календарь" можно планировать мероприятия, устанавливать их продолжительность, переносить на другие дни, а также в режиме оповещения доводить сведения о мероприятии до его участников.
• Режим "Дела" позволяет проводить кратковременное и долговременное планирование, а также отслеживание сроков выполнения запланированных событий. В этом режиме можно изменять даты начала и окончания событий, устанавливать приоритеты их выполнения, отображать запланированные дела в календаре, отмечать выполненные мероприятия.
. Режим "Адреса" предназначен для поиска информации по именам, адресам, должности и другим реквизитам, содержащимся в карточке адресной книги. -
Режим "Блокнот" предназначен для введения записей. На странице блокнота можно помещать рисунки, таблицы, графики и т. д. . Режим
"Планировщик" предназначен для отслеживания запланированного события
(поездки, конференции и т. д.) на готовом календарном плане.
• Режим "Дата" позволяет отмечать различные важные даты, юбилеи и т. д., делать краткие комментарии к ним.
Удобным средством работы с информацией, имеющим простой доступ к Интернет является настольный информационный менеджер Microsoft Outlook. Это программное средство помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие,
Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.
[pic]
Входящие - поддерживает несколько систем электронной почты (в том числе

Internet Mail, Microsoft Май, Exchange Server и Microsoft Network), дает возможность посылать и получать сообщения, приглашения на собрания и получать запросы на выполнения задач.
Календарь - контролирует расписание и планирует встречи с другими людьми.
Можно просмотреть отчеты, обзоры за день, неделю, месяц. Кроме того, новая функция (Автодата) позволяет вводить дату на разговорном языке (например, в следующую среду) и получать ее преобразование - 7 июля 1999 г. Outlook может напомнить о предстоящей встрече звуковым сигналом. При организации собрания, совещания "Планировщик собрания" выберет наиболее удобное для всех время и известит в нужный момент об этом мероприятии.
Контакты - хранит и постоянно обновляет сведения о деловых контактах. Эта папка является мощной базой данных контактов. Эти сведения можно находить и сортировать любым способом. Можно сразу перейти на страницу Web любого партнера, можно связаться с адресатом по модему, послать электронную почту.
Задачи - содержит список дел, которые необходимо выполнить. Их можно расставлять по приоритетам и поручать другим исполнителям. Здесь можно не только сформулировать задание, но и послать указание по электронной почте исполнителю. При приеме такого поручения папка

"Задачи" каждого исполнителя обновляется автоматически.
Дневник - ведет учет важных событий, действий и контролирует их выполнение.

Колонка времени показывает, когда выполнялось конкретное действие.

Можно задать, чтобы Дневник показывал, когда проводилась работа с документами и как долго. Эта функция незаменима для контроля исполнения документов.
Заметки - электронный заменитель блокнота с отрывными листками, куда заносятся оперативные вопросы, ценные мысли, напоминания, указания и многое другое