Классификация документов

Это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Комплекс документов определяется:

кругом вопросов, решаемых предприятием в процессе деятельности

объёмом и характером компетенции

порядком разрешения вопросов (на основе единоначалия или коллегиальности)

объёмом и характером взаимосвязей с другими предприятиями

Отбор видов документов производится на основе классификаторов участков и  вопросов деятельности завода. Цель классификации – повышение оперативности работы и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает быстрый их поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

При неправильной группировке документов значительно затрудняется работа архивных органов, в которых продолжается работа с ними.

В текущей работе классификация документов производится при группировке их в дела – это первичная ступень классификации. Дело – документ или совокупность документов по одному вопросу, помещённые в твёрдую обложку, оформленную соответствующим образом.

На заводе МОСКАРЗ документы классифицируются по способу фиксации, содержанию, способу изготовления, степени сложности, месту составления, срокам исполнения, происхождению, юридической силе, назначению.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические.

Письменные включают в себя все документы, созданные машинным путём, а также изготовленные на множительных аппаратах.

К графическим относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы.

Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотоплёнка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, используются в работе секретаря при составлении диктограмм, протоколировании собраний, совещаний, заседаний.

По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчётные, снабженческо-бытовые, по личному составу.

По наименованию существует большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчёты, акты, планы, письма, заявления.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят рекомендательный характер, а  индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для  внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливают типографическим способом, постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах,  а для переменной информации оставляют свободные места. Такие документы очень перспективны, т.к. экономят время на составление и повышают общую культуру и грамотность документов.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, т.к. их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы делятся на срочные и несрочные. Показателем служит срок исполнения документа, который устанавливается законом и правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы, документы с пометками «срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные. В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую – касающиеся конкретных лиц, т.е. заявления, письма, жалобы.