Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8 | Следующая страница реферата

Глава 2. Организация работы с документами в организации

Организация работы с документами в организации включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.
2.1. Организация документооборота

Документооборот – это движение в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности.

2.2. Порядок работы с внутренними документами

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

> составление проекта документа исполнителем;

> проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

> согласование проекта документа;

> подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);

> регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности или их общих объемах).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

> передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей)

> контроль исполнения документа;

> исполнение документа;

> проставление отметки об исполнении;

> подшивка исполненного документа в дело.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе и определение сроков хранения. В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы подлежат дальнейшему использованию в справочно-информационной работе, передаются в архив уничтожения.
2.3. Утверждение документов

Документ приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

Утверждение документов производится двумя способами: проставлением грифа утверждения или проставлением подписи.

В состав грифа утверждения входят слово "утверждаю, наименование должности, личная подпись, расшифровка, дата. Утверждение документов может происходить одним должностным лицом или изданием какого-либо правового акта. Гриф проставляется в верхнем правом углу титульного листа документа.

УТВЕРЖДАЮ

Директор лицея

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: налоги в россии, курсовая работа проблема.





Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8 | Следующая страница реферата