Предыдущая страница реферата | 1  2  3 | Следующая страница реферата

Исходя из всего сказанного - принятие решения сложная задача с многими неизвестными. Результат решения которой к тому же может быть еще растянут и по времени (после публикации в центральной газете рекламы одной строительной фирмы, письма с просьбами о дополнительной информации приходили в течении 2-х с половиной месяцев.)

II.

Предположим, что Exhibition Team поработала на славу, вся необходимая информация была представлена полно и вовремя. Руководство компании, изучив состояние рынка, приняло решение об участии в выставке.

Теперь, когда окончательно ясно "куда мы движемся", можно приниматься за конкретные действия. В идеальном случае (достаточно богатой и сильной компании) для достижения наибольшего эффекта желательно где-то за месяц начать проведение рекламных мероприятия (вроде радиорекламы, видеороликов, обьявлений в газетах) чтобы заинтересовать публику, заинтриговать ее, вызвать желание прийти и посмотреть на выставку самому, раз все об этом говорят. (Забегая вперед, скажу, что рекламную кампанию нужно продолжать и после окончания выставки, чтобы удержаться на пике внимания и интереса.) Единственное "НО" - такой вид рекламы очень дорог. Поскольку рекламируется "ничто" - не фирма и не товар, а выставка - то только богатые компании могут себе позволить выбросить в эфир тысячи долларов.

Большинство фирм публикует ряд материалов в центральных и специализированных изданиях. Как правило этого достаточно.

Процесс подготовки к выставке можно разбить на несколько этапов: после определения цели, до выставки и на период выставки составляются:

план деятельности (activity plan);
назначаются ответственные лица (contact persons); определяется порядок организационных мероприятий и программ (organization & programs);
учитываются возможные потребности в дополнительных силах и материалах(applications & materials);
план выставки (exhibition & stand map);
базовые расходы (costs согласно текущим расценкам).
После окончания выставки проводится учет и анализ прошедших событий (summary &
statistics) и делаются выводы для использования в дальнейшем (experience).

ACTIVITY PLAN: При подготовке, составление данного пункта просто необходимо. Здесь указываются все основные детали относительно будующей выставки, это своего рода костяк дальнейших действий. В Activity Plan ДЕТАЛЬНО расписываются цели участия в выставке, место, сроки и время ее проведения, ответственные лица за оформление стенда, за организацию и увязку всех мелочей (конкретно - кто/что), за доставку материалов на стенд. Также дается краткая информация о других фирмах участниках (дилерах/конкурентах), специфике выставке и характеру ее проведения. В заключение указывается минимум бумаг, требующих согласования и подготовки, без которых вся работа будет бессмысленной - приглашения, билеты, документы на машины, пресс-релизы, рекламные проспекты, листовки, визитные карточки.

MATERIAL: В качестве одного из приложений к Activity Plan прилагается подробный список вещей и предметов, которые будут (должны будут) взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение "стратегических запасов" фирмы на стенде (еды, листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие предметы.

Другим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации, руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования. Подробнее о содержании анкеты см. ниже.

Кроме вышеуказанных вспомогательных документов существует особое приглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично by direct mail) и является универсальным методом привлечения возможных клиентов. Обычно к письму прилагается приглашение. Таким письмом фирма-участник приглашает людей, занятых в данной области на выставочный стенд для более детального ознакомления с предлагаемым ею видом продукции.

Многие компьютерные и строительные фирмы используют в своей практике такой способ приглашения специалистов, известных лиц, бизнесменов.

За определенный фиксированный срок, не позднее чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расч. счета, etc) Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг. (пример ЗАЯВКИ-КОНТРАКТа см. в ПРИЛОЖЕНИИ 3)

Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество. Так, например, наиболее распространенными дополнительными услугами являются: рабочее место, аккредитация, публикация в каталоге, изготовление вывески и фирменной рекламы, тиражирование визиток, проспектов, услуги переводчиков и вспомогательного персонала. Безусловно, многие фирмы предпочитают изготавливать свои экспозиционные материалы "на стороне", у специализированных агенств и на выставку лишь привозить их. Это резко повышает качество экспозиции, наглядно показывает профессионализм и индивидуальный подход, но одновременно с этим и удорожает стоимость стенда. (пример ORDER FORM на доп. услуги см. в ПРИЛОЖЕНИИ 4).

К счастью или сожалению буквально НА ВСЕ существует своя плата. С одной стороны это удобно, так как вы точно знаете сколько и за что вы платите, с другой, вы платите за все, и это увеличивает стоимость участия. Обычной платой является: аренда (до 90% от общей стоимости участия, цена на открытую/закрытую площадь различна); регистрационные сборы за фирму или за представителей (если выставка проводиться в другом городе); стоимость публикации в каталоге; стоимость монтажа/демонтажа стенда. С уплаченной вами суммы взимается НДС и спецналог, а также страховой взнос.

!!!Практически во всех случаях фирма-организатор СТРАХУЕТ фирм-участников. Обратите особое внимание, включена ли страховка одним из пунктов договора или нет. Если нет - добейтесь этого.

На сегодняшний день не существует законодательства регламентирующего тарифы на те или иные виды услуг выставочного бизнеса. Они устанавливаются фирмой-организатором выставки по своему усмотрению (могут сильно колебаться от выставки к выставке). В качестве базовых используется информация немецких и американских компаний. Хотя сервис у нас на порядок ниже мирового.

В процессе подготовки стенда Вы должны точно знать что вам нужно и почти всегда как это будет сделано. При составлении договора тщательно расписывайте каждый пункт (типа "Где будут висет светильники?", "Какого размера шрифт должен быть на фризе?"). Если вы забыли что-то указать, как минимум ваш стенд НЕ БУДЕТ оборудован согласно вашим требованиям что может повредить имиджу фирмы, а как максимум фирма может вообще не попасть на выставку. 8-(((((( (пример прайс-листа на услуги см. также в ПРИЛОЖЕНИИ 4).

Есть еще одна особенность заказа услуг и оборудования у фирмы-организатора. При участии в выставке, перед фирмой стоит выбор: либо делать ВСЕ своими силами, либо обратиться к посторонней помощи. Некоторые фирмы не устраивает стандартный набор, но и обращаться в специализированные агенства (компании) они не хотят (дорого/неэффективно/нецелесообразно). Для получения ИНДИВИДУАЛЬНОГО стенда, оформленного согласно вашим требованиям в большинстве случаев, ваша фирма может заключить СПЕЦИАЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ в приложение к основному договору на аренду площади. В нем конкретно оговариваются ВСЕ нестандартные моменты экспозиции, сроки, цена. Основное удобство заключается в отсутствии необходимости бегать и искать подрядчиков на выполнение плакатов, щитов (таких каких ВАМ нужно) там, а слайдов, листовок, сборных конструкций сям. Вы получаете ЛЮБОЙ нестандартный стенд, самой сложной конструкции и все услуги в одном месте. Это будет дешевле для вас, если бы вы заказывали каждый вид услуг у отдельного подрядчика и примерно одинаково по качеству т.к. вспомогательные фирмы специализируются и живут на этом, имея тесные связи с фирмой-организатором выставки. (пример документа, определяющего основные УСЛОВИЯ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ см. в ПРИЛОЖЕНИИ 5).

Одной из "головных болей" менеджера, ответственного за то "чтобы все было готово к указанному сроку наилучшим образом" является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Вам нужно ЗАРАНЕЕ указать ЧТО, КОГДА и КУДА вы собираетесь ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов. В интересах фирмы-участника позаботиться об этой мелочи, иначе в один прекрасный (и скорее всего очень ответственный) момент ,вы можете обнаружить что ваши машины не пускают на территорию выставки или количество вывозимых вещей немного меньше ввозимого. 8-))) Если у вас СЕЙЧАС нет собственных подходящих транспортных средств - договор с транспортной компанией - временный выход из положения. Но часто эта мелочь совершенно не принимается во внимание и о ней вспоминают в последний момент.

Уточните заранее, в течении какого срока ДО и ПОСЛЕ выставки вам можно ввозить/вывозить груз. Это позволит вам избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий.

Далее, пусть и проблемы с доставкой благополучно решены. Другая сторона вопроса - монтаж и расположение экспонатов на стенде. Заранее продумайте экспозицию, исходя из размеров стенда. Правильно ли освещены фризы и плакаты? Хорошо ли видны образцы и слайды? Надежно ли закреплены щиты? Привлекательна ли надпись и цветовая гамма в целом?

Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда - цена. И конечно размер экспозиции. 8-)))))) Компания со значительным бюджетом может позволить себе заказать несколько больший стенд чем требуется, однако для остальных фирм стоит подумать, нужно ли им это. Заказанный стенд может просто оказаться "слишком большим" и экспозиция потеряет, не сумея закрыть собой пространство. (пример типов стендов см. в ПРИЛОЖЕНИИ 4).

Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия. (ранее мы уже говорили об этом).

EXHIBITION PLAN & STAND MAP: Являясь наглядным примером стенда на бумаге, позволяет оценить будущую экспозицию и представить местоположение экспонатов. Карта необходима для оценки положения стенда относительно входа/выхода, основных проходов, стендов конкурентов. Может использоваться для сравнения затраченных средств в зависимости от выставки и занимаемой площади.

Согласно имеющейся информации, некоторые организаторы выставок распространяют специальные закрытые (конфиденциальные) анкеты исключительно для экспонентов. Этот шаг служит учету мнения фирм-участников "из первых рук", показывает степень их заинтересованности в продолжении выставочной активности, анализирует спектр услуг и возможные пути его расширения. Поскольку многие фирмы представляют различные регионы, заполнение такого рода анкеты помогает установить дополнительную связь связь между ними и добиться прогресса в достижении общих целей на рынке. (пример CONFIDENTIAL EXHIBITOR QUESTIONNAIRE см. в ПРИЛОЖЕНИИ 6).

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: правила реферата, болезни реферат.





Предыдущая страница реферата | 1  2  3 | Следующая страница реферата