Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8 | Следующая страница реферата

§1.2. Изменение имени и места хранения документа

Из-за различных причин вам может понадобиться изменить имя файла или место где он хранится. Например, если вы отредактировали файл и хотите сохранить его новую версию под новым именем, оставив старый вариант нетронутым, то вам нужно переименовать файл с вашим документом. Кроме того, вам может понадобиться перенести файл на другой диск или в другую папку.
Чтобы изменить имя файла или место его хранения, сделайте следующее:

1. Выберите команду Файл - Сохранить как.

2. Если необходимо, укажите нужный диск или нужную папку, в которой будет храниться документ.

3. Если необходимо, введите другое имя для документа.

4. Щелкните по кнопке Сохранить.

§1.3. Другие возможности сохранения.

Помимо того, что Word предоставляет вам возможность сохранять документ под разными именами и в разных местах, вы можете устанавливать некоторые другие опции, относящиеся к сохранению. К наиболее интересным из этих опций принадлежат: создание страховочной копии, разрешение или запрещение
“быстрого сохранения”, сохранение документа в файле другого формата, а также установка защиты паролем, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к вашему документу. Помимо этого, Word имеет несколько других опций сохранения документов.

§1.4. Резервные копии документа.

Наверное, вам не раз приходилось, изменив файл, сожалеть о том, что вы не сделали резервной копии первоначального варианта. В этом случае Word может прийти к вам на помощь, создав такую копию автоматически. Чтобы обеспечить создание резервных копий документов, сделайте следующее:

1. Выберите команду Сервис - Параметры.

2. В диалоговом окне Параметры выберите вкладку Сохранение, установите флажок Всегда создавать резервную копию и щелкните по ОК.

Когда вы установите флажок Всегда создавать резервную копию, каждый раз при сохранении документа Word будет записывать предыдущую версию файла под тем же именем, но с расширением .bak вместо .doc.

1.5. Быстрое сохранение.

Фирма Microsoft добавила в Word возможность “быстрого сохранения”. Эта возможность позволяет вам почти не тратить время на сохранение документа, тем самым повышая скорость вашей работы. Однако способность Word быстро записывать документ достигнута в результате некоторой хитрости программистов - создателей Word, и эта хитрость, как и все хитрости, неизбежно имеет свою оборотную сторону. В данном случае ценой быстрого сохранения являются повышенные требования к дисковой и оперативной памяти.
В результате, если вы слишком долго пользуетесь режимом “быстрого сохранения”, в конце концов это приведет к замедлению реакции Word на ваши команды. Если флажок Разрешить быстрое сохранение установлен, то каждый раз при записи документа Word записывает на диск в действительности не сам документ, а составленный им список всех изменений редактирования и форматирования, которые вы произвели с момента последней записи на диск.
Сам документ, записанный на диске, при этом не изменяется, в чем и состоит хитрость. Если список изменений становится очень длинным, Word дает вам знать, что у него больше нет возможности делать быстрое сохранение. В этом случае вы должны произвести его полное сохранение. При этом Word прочитает список всех изменений, которые были сделаны при предыдущих быстрых сохранениях, и внесет их в файл, после чего сотрет список изменений и снова будет готов производить быстрое сохранение документа.

Есть несколько причин, по которым быстрое сохранение может оказаться нежелательным:

• Быстрое сохранение может требовать много компьютерной памяти и в результате снижать скорость работы.

• Быстрое сохранение требует больше дискового пространства, чем обычное сохранение, так как сам файл плюс список изменений к нему обычно занимают больше места, чем один лишь файл с документом. • Быстрое сохранение не позволяет пользоваться поиском файлов. Причина невозможности пользоваться поиском файлов очевидна: файл, сохраненный на диске в режиме быстрого сохранения, фактически не содержит ничего, что вы ввели в документ с момента последнего полного сохранения, и в то же время содержит все, что вы за этот период стерли в нем. А так как один из способов поиска документа ориентирован на его содержимое, то понятно, что этот способ поиска может давать неверные результаты при поиске в документах, записанных в режиме быстрого сохранения. Чтобы пользоваться поиском файлов по их содержимому, вы должны внести все изменения в файлы, проделав над ними операцию полного сохранения (либо вообще не пользоваться быстрым сохранением). Чтобы отключить быстрое сохранение, сделайте следующее: 1. Выберите команду
Сервис - Параметры и выберите вкладку Сохранение в диалоговом окне
Параметры.

2. Сбросьте флажок Разрешить быстрое сохранение, после чего щелкните по
ОК.

§1.6. Сохранение документа в другом формате

Для создания и редактирования документов во всем мире используется множество различных программ, поэтому вам, вполне вероятно, может понадобиться сохранить свой документ в другом формате, - чтобы тот человек, для кого ваш документ предназначен, смог прочесть ваш документ и работать с ним, используя свою программу обработки текстов. Диалоговое окно Сохранение документа позволяет, помимо всего прочего, сохранять документ в файлах различного формата.

Word может сохранять вашу работу в файлах следующих форматов, не считая стандартного формата Word (помните, однако, что список в диалоговом окне
Сохранение документа будет зависеть от набора форматов, которые вы установили при инсталляции Word):

• Шаблон документа

• Только текст

• Текст с разбиением на строки

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: реферат по обж, шпаргалки по русскому.





Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6  7  8 | Следующая страница реферата