Построение эффективных систем управления документами на предприятиях нефтегазовой отрасли

P.P. Зейбот, B.C. Шилов, М.А. Горин

Крупные нефтяные и газовые компании во всем мире работают с электронной информацией в процессе разведки, добычи, подготовки и транспорта нефти. Их инициативы направлены на обеспечение точности и доступности используемой информации, которая интегрируется в различных базах данных и приложениях и предоставляется пользователю в режиме реального времени. Наиболее эффективным подходом, позволяющим оптимизировать весь комплекс работ с неструктурированной информацией, является внедрение единой платформы управления документами, способной решить весь спектр задач стоящий перед предприятием нефтегазовой отрасли в данной области. Кроме того, использование единой платформы, позволяет снизить затраты на эксплуатацию и дальнейшее развитие системы управления документами. В настоящее время ведущие российские предприятия нефтегазовой отрасли стремятся повысить эффективность своей работы путем снижения операционных затрат и повышения прозрачности процессов управления. Одним из способов достижения этой цели является эффективное использование информационных активов компании. От того, насколько быстро можно найти требуемую информацию и насколько она актуальна и верна, напрямую зависит успех управленческой и производственной деятельности. Главные источники информации на любом предприятии — это документы, как бумажные, так и электронные. Превратить информацию, содержащуюся в них, в работающий ресурс предприятия поможет Внедрение систем управления документами (СУД).

Почему необходимы системы управления документами

Более 80 % информации, которую используют предприятия нефтегазовой отрасли, является неструктурированной. Это различные документы: техническая документация, стандартные операционные процедуры, чертежи, служебные записки, договора и др. Согласно специальным исследованиям на поиск и обработку документов уходит 30-50 % рабочего времени инженерного персонала. Кроме того, на прохождение и согласование различных проектных документов по различным оценкам затрачивается до 50 % общего времени реализации проектов. Поэтому к основным целям внедрения систем управления документами относятся:

- оптимизация процессов согласования документов;

- повышение эффективности коллективной работы распределенных проектных команд;

- оптимизация хранения и сокращение времени поиска документов.

Подсистемы систем управления документами

Для достижения перечисленных целей нефтегазовые предприятия применяют следующие типовые решения (см. таблицу).

Все перечисленные решения могут работать автономно, но максимальный эффект достигается при их совместной работе. Например, система управления ПКД для процессов согласования документов использует систему электронного документооборота. При этом все документы хранятся в централизованном хранилище и архиве.

Важно учитывать, что многие компании используют большое число точечных решений для поддержания различных инженерных и административных функций. Как правило, внедряемые и используемые на протяжении многих лет эти решения представляют собой неоднородную и плохо управляемую среду, состоящую из совокупности коробочных продуктов и доморощенных систем. Хотя эти системы на определенном этапе развития предприятия удобны для решения узких задач, разобщенность информационной среды впоследствии резко увеличивает расходы на ее сопровождение и развитие.

В связи с отмеченным все большее число нефтегазовых компаний внедряет у себя единую систему управления документами и переносит в нее данные из существующих систем (рис. 1).

Опыт компании КРОК показывает, что для создания единой СУД наиболее эффективно использовать промышленные платформы, такие как ЕМС Documentum или IBM Content Manager. Эти платформы благодаря модульной архитектуре позволяют постепенно добавлять новые функции, увеличивая число пользователей и обеспечивая плавный переход от унаследованных систем к единому решению.

Архитектура современной системы управления документами

Современные СУД построены на базе трехуровневой архитектуры (рис. 2), что позволяет расширять возможности масштабирования как по производительности, так и по объемам хранения документов.

Система включает следующие основные компоненты.