Эффективная работа с Microsoft PowerPoint

| Категория реферата: Рефераты по информатике, программированию
| Теги реферата: реферат религия, реферат по биологии
| Добавил(а) на сайт: Ozerov.

После создания слайда с диаграммой или добавления графика в уже существующий слайд необходимо выбрать тип диаграммы из 18 возможных, предлагаемых PowerPoint. Для выбора диаграммы необходимо:
1. Выделить пример диаграммы на слайде.
2. Нажать стрелку справа от кнопки Тип диаграммы панели инструментов
Стандартная модуля Graph. На экране появится палитра типов диаграмм.
3. Щелкнуть мышью нужный тип диаграммы.

Пример нестандартной диаграммы “Вырезанные сектора”

Далее можно уточнить свой выбор, нажав кнопку Параметры диалогового окна
Тип диаграммы и определив подтип диаграммы.

Диаграммы с областями показывают количественные изменения значений нескольких величин на протяжении некоторого интервала времени. Диаграммы- графики весьма похожи на них, но они скорее подчеркивают степень изменения величин, нежели количественное значение этих изменений.

Линейчатые диаграммы сравнивают данные, накопленные на протяжении некоторых временных интервалов. Они в большей мере подчеркивают различие данных во времени. Линейки таких диаграмм обычно направлены горизонтально. Подтип
Сгруппированные линейчатые диаграммы служит для отображения относительных вкладов различных данных в некоторое целое. Подтип Процентные сгруппированные линейчатые диаграммы служит для отображения тех же относительных вкладов, выраженных в процентах.

Гистограммы – это линейчатые диаграммы с вертикальным расположением линеек.
Как и линейчатые диаграммы, они сравнивают данные, накопленные за некоторые промежутки времени и иллюстрируют как бы “моментальные снимки” данных.
Аналогично линейчатым диаграммам, гистограммы не очень удобны для демонстрации изменения данных во времени. Гистограммы также имеют подтипы
Сгруппированные и Процентные сгруппированные.

Графики служат для изображения изменения данных во времени или трендов.
Такая информация может демонстрироваться и с помощью линейчатых диаграмм, но графики гораздо лучше отражают динамику измерений. Два подтипа графиков, максимальный-минимальный-конечный и начальный-максимальный-минимальный- конечный, обычно используются для отображения биржевых цен на момент открытия и закрытия торгов, а также максимального и минимального значения индекса цен в ходе торгов. Данный подтип графиков может применяться и для отображения других типов данных, которые имеют максимум и минимум на некотором интервале, например, таких как температура или давление.

Круговые диаграммы показывают соотношения, возникающие при разбиении некоторого целого на части. Можно отделять определенные сектора от круга, чтобы заострить внимание на каких-то данных. Значения, представляемые секторами, содержатся в одном ряде чисел таблицы данных модуля Graph.

XY-точечные диаграммы демонстрируют степень связи между двумя рядами чисел.
В основном они используются для предоставления научных данных.
Кроме того, диаграммы этого типа позволяют изобразить в координатах XY два множества чисел в виде одного.

Кольцевые диаграммы, как и круговые, служат для отображения соотношений между частями некоторого целого, однако здесь появляется возможность представить в одной диаграмме несколько подобных соотношений.
Объемные диаграммы с областями представляют собой обычные диаграммы с областями, изображенные в трех измерениях. Объемность не имеет практического значения и предназначена только для украшения диаграммы.
Объемные линейчатые диаграммы представляют собой обычные линейчатые диаграммы, изображенные в трех измерениях.

Лепестковые (радарные) диаграммы позволяют сопоставить значения нескольких разнородных величин. При этом каждому типу данных соответствует своя радиальная ось, выходящая из центра диаграммы.

Ввод числовых данных.

В исходном множестве значений, в окне таблицы данных при запуске Microsoft
Graph, содержится пример того, как текст и числа должны располагаться в таблице. График, находящийся позади окна таблицы данных, изображает текст и числа в графической форме и обновляется автоматически каждый раз, когда редактируется таблица.
Чтобы создать требуемый график, программа PowerPoint должна знать, как введены ряды данных: по строкам или по столбцам. Если ряды расположены по столбцам, нужно нажать кнопку По столбцам панели инструментов Стандартная модуля Graph. Для возврата к построчному расположению данных необходимо нажать кнопку По строкам.

Ввод меток

При вводе данных для графика нужно заменить текстовые метки в первой строке и первом столбце. Для замены метки необходимо щелчком мыши или с помощью клавиш со стрелками переместить указатель активной ячейки на ячейку с текстовой меткой, а затем ввести новую метку поверх существующей.
Поскольку PowerPoint по умолчанию размещает данные для графика по строкам, каждая метка, введенная в крайней левой ячейке строки, появляется в легенде графика. Метки, введенные в крайних верхних ячейках столбцов, часто представляют собой время или дату, но они могут иметь и любой другой смысл, позволяющий отличать друг от друга конкретные значения данных числового ряда.

Ввод чисел

После того, как введены текстовые метки, необходимо заменить приведенные в качестве примера числа своими. Можно выбрать любую отдельную ячейку, ввести число поверх записанного, а затем переместиться к следующей.
После ввода числа и нажатия клавиши ENTER указатель активной ячейки перемещается на ячейку ниже, а по достижении последней ячейки столбца выделенного фрагмента переходит в первую ячейку следующего. После ввода числа в последнюю ячейку выделенного прямоугольного фрагмента и нажатия клавиши ENTER указатель ячейки возвращается к первой ячейке фрагмента.
Форматирование меток и чисел

Для выбора различных шрифтов и форматов чисел в таблице можно использовать панель инструментов Форматирование модуля Graph. Любые изменения шрифта отражаются только в таблице данных, а изменения, вносимые в формат чисел, видны и в таблице и на графике.
С помощью панели инструментов Форматирование можно выбрать гарнитуру шрифта, его размер и начертание символов (полужирный, курсив и подчеркивание) для текста и чисел таблицы данных.
Чтобы изменить форму записи чисел таблицы, нужно сначала выделить числа, а затем либо использовать кнопки форматирования панели инструментов
Форматирование, либо выбрать команду число в контекстном меню или в меню
Формат.

Выбор автоформата

Автоформат представляет собой сочетание типа диаграммы, его подтипа и специальных параметров форматирования (таких как расположение легенды или размещение меток данных) для каждой части графика. Выбор автоформата придает графику законченный дизайн и может избавить пользователя от необходимости вносить мелкие изменения формата в отдельные элементы графика. Microsoft Graph поставляется вместе с широким набором автоформатов для каждого из 18 основных типов диаграмм PowerPoint. Также можно создавать пользовательские графические дизайны и сохранять их как самостоятельные автоформаты.
Для выбора автоформата графика необходимо выбрать команду Автоформат в контекстном меню или в меню Формат.
Диалоговое окно Автоформат содержит галерею шаблонов дизайна для каждого типа диаграммы модуля Graph. Необходимо выбрать тип диаграммы из списка, а затем выбрать формат. График немедленно воспримет выбранный автоформат.
Если ни один из автоформатов не подходит, нужно щелкнуть переключатель
Нестандартные в области Тип диаграммы.

Добавление слайдов с организационными диаграммами

Процедура, которая используется для добавления оргдиаграммы в презентацию, зависит от того, где ее необходимо разместить: если на специально предназначенном для нее слайде, то нужно создать новый слайд и выбрать для него разметку, включающую местозаполнитель оргдиаграммы; если нужно поместить новую диаграмму на уже существующий слайд, то следует вставить в слайд объект с оргдиаграммой.
После того , как диаграмма создана необходимо дать ей название, выделив текст “Название диаграммы” в ее верхней части, ввести новое название. Чтобы добавить строку подзаголовка, нужно нажать ENTER в конце строки названия.
После ввода текста в блоке оргдиаграммы его можно отредактировать, выделив блок щелчком мыши, а затем переместив точку вставки в нужное место текста.
Можно использовать все методы выделения и редактирования текста, которые предусмотрены в PowerPoint.

Закончив оргдиаграмму, нужно выбрать команду Обновить (имя презентации) в меню Файл модуля OrgChart, а затем команду Выход и возврат в (имя презентации) в том же меню.
Новая оргдиаграмма появляется на текущем слайде PowerPoint. После этого можно перемещать диаграмму целиком или изменять ее размер с помощью угловых маркеров, однако форма ее всегда будет оставаться неизменной.
Чтобы отредактировать диаграмму, необходимо дважды щелкнуть ее мышью. При этом снова откроется окно Microsoft Organization Chart с готовой для редактирования диаграммой внутри.

Добавление слайдов с таблицами

Когда требуется включить в презентацию таблицу, можно либо создать новый слайд с авторазметкой Таблица, либо добавить таблицу в уже существующий слайд, который содержит и другие объекты.
При создании нового табличного слайда, внутри серой рамки на слайде появляется пустая таблица. Вертикальные и горизонтальные линейки, обрамляющие таблицу, и точечные линии сетки отмечают границы самой таблицы и ее ячеек.
Когда новая таблица появляется на текущем слайде, меню и панели инструментов Word заменяют собой меню и панели инструментов PowerPoint.
Закончив таблицу необходимо щелкнуть за пределами серой рамки. На слайде разместится только та часть таблицы, которая находилась внутри серой рамки.
В рабочем окне снова появятся панели инструментов PowerPoint.
Создав таблицу можно менять ее структуру, добавляя, удаляя, перемещая и копируя ячейки, столбцы и строки. Можно также менять ширину столбцов, высоту строк и объединять или разбивать ячейки.
После того как введено содержимое ячеек таблицы и сделаны все необходимые структурные изменения, можно изменить внешний вид таблицы в целом. По умолчанию для форматирования элементов таблицы (шрифт текста, цвет)
PowerPoint использует шаблон текущей презентации.
Параметры форматирования текста таблицы можно изменить с помощью обычных методов форматирования текста используемых в PowerPoint. Нужно просто выделить текст и использовать кнопки панели инструментов Форматирование, команды меню Формат или контекстного меню.
Внесение глобальных изменений