Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6 | Следующая страница реферата

Изменение расположения кнопок полей страниц

Обычно Excel выводит кнопки полей страниц в одном столбце над левым верхним углом таблицы. Если полей на оси страниц достаточно много , можно разместить их кнопки в нескольких столбцах. Для этого надо выполнить следующие действия:
1. Выделить в сводной таблице любую ячейку.
2. Выбрать команду Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов
Сводные таблицы.
3. Используя раскрывшийся список Макет страницы и поле Число полей в столбце окна диалога Параметры сводной таблицы задаем нужное расположение кнопок.

Обновление сводной таблицы

Как уже отмечалось , сводная таблица связана с исходными данными, но она не обновляется автоматически при изменении исходных данных. Чтобы обновить сводную таблицу , надо выделить в ней любую ячейку и затем в меню
Данные выбрать кнопку Обновить данные или нажать одноименную кнопку на панели инструментов Сводные таблицы.

Обновление таблицы при открытии файла

Чтобы Excel автоматически обновлял сводную таблицу при каждом открытие книги, в которой она находится, выберете команду Параметры в меню
Сводная таблица на панели инструментов Сводная таблица. Затем в окне диалога Параметры сводной таблицы устанавливаем флажок Обновить при открытии.
Если для получения данных используется запрос к внешнему источнику , занимающий достаточно много времени , то флажок Обновить при открытии лучше снять.

Обновление связанных сводных таблиц

Если одна сводная таблица служит источником данных для другой
, то при обновлении любой из них пересчитываются обе таблицы.

Обновление сводной таблицы , связанной с внешними данными

Если сводная таблица построена на основе внешнего источника данных , то Excel может выполнить запрос к нему в фоновом режиме, что позволяет работать с таблицей во время ее обновления. Чтобы включить этот режим обновления , нужно выделить в таблице любую ячейку и выбрать команду
Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы.
Затем в окне диалога Параметры сводной таблицы установить флажок Фоновый запрос. В том случае , когда в сводной таблице используются поля страниц , можно установить такой режим выполнения запроса , при котором Excel запрашивает только данные , необходимые для текущей просматриваемой страницы. Этот режим предъявляет более скромные требования к ресурсам компьютера , поскольку при выполнении запроса расходуется меньше оперативной памяти , что может оказаться немаловажным при работе с большой внешней базой данных. Кроме того , можно предпочесть этот режим при редком переключении страниц.
Чтобы запрашивать внешний источник данных только для одной страницы , нужно дважды щелкнуть на кнопки любого поля страницы. В окне диалога , которое появится , следует нажать кнопку Далее. Затем в окне диалога Дополнительные параметры поля сводной таблицы установить переключатель Обновлять внешние данные при выборе каждого элемента.

Выделение элементов сводной таблицы

При работе со сводными таблицами в Microsoft Excel 97 мы можем использовать новый режим выделения , который называется структурным выделением. Если этот режим включен , то при выделении элементов в сводной таблице Excel автоматически расширяет выделение , включая в него все остальные экземпляры этого элемента.
Структурное выделение облегчает сравнение связанных элементов в сводной таблице. Не менее важным является то , что при включенном структурном выделении все форматы , примененные к выделенным ячейкам , сохраняются даже после обновления или реорганизации сводной таблицы.
Тем не менее Excel позволяет отключать этот режим , поскольку структурное выделение существенно отличается от обычного выделения ячеек в рабочих листах.

Включение и выключение структурного выделения

Чтобы включить или выключить структурное выделение , выделим любую часть сводной таблицы. Затем выберем команду Выделить в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы.
Когда структурное выделение включено , кнопка слева от команды Разрешить выделение находится в нажатом состоянии , и три верхние команды этого подчиненного меню становятся доступными.
Если режим структурного выделения выключен , то кнопка выглядит не нажатой
, а три первые команды не доступны.

Выделение только заголовков или только данных

Команды из подчиненного меню Выделить и соответствующей кнопки на панели инструментов Сводные таблицы позволяют выделить только заголовка или только данные. Если бы мы хотели выделить заголовки без соответствующих данных , то надо было бы нажать кнопку Только заголовки. Чтобы восстановить полный режим выделения , мы должны нажать кнопку Заголовки и данные.

Выделение всей сводной таблицы

Чтобы выделить сводную таблицу целиком ,необходимо выбрать команду Выделить в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы. Затем в подчиненном меню Выделить выбрать команду Таблица целиком.

Форматирование сводной таблицы

Для изменения внешнего вида ячеек сводной таблицы можно использовать стандартную технику форматирования. Excel сохранит форматы и после обновления или реорганизации таблицы при условии , что не снят флажок
Сохранить форматирование в окне диалога Параметры сводной таблицы. Чтобы примененные форматы не терялись при обновлении или реорганизации таблицы , надо выполнить следующие действия:
1. Выделить в сводной таблице любую ячейку.
2. Выбрать команду Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов
Сводные таблицы.
3. В окне диалога Параметры сводной таблицы необходимо установить флажок
Сохранить форматирование.

Применение автоформата к сводной таблице

Обычно Excel применяет к только что созданным сводным таблицам автоформат , используемый по умолчанию. Но можно применить другой автоформат. Для этого выделим любую ячейку сводной таблицы , в меню Формат выберем команду Автоформат и затем в появившемся окне диалога выберем нужный автоформат.
Любые форматы , примененные другими способами до или после использования автоформата , имеют преимущества над установками автоформата. Например , мы можем отформатировать всю таблицу с помощью автоформата и затем изменить форматы отдельных ячеек. И до тех пор , пока включен режим структурного выделения , Excel будет сохранять назначенные форматы при обновлении и реорганизации сводной таблицы.
Чтобы создать сводную таблицу без автоформатирования , нажмем кнопку
Параметры в четвертом окне диалога мастера сводных таблиц и затем снимем флажок Автоформат.
При удалении автоформатирования из существующей таблицы , выделим в ней любую ячейку , выберем команду Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы , снимем флажок Автоформат и затем нажмем кнопку ОК.
После этого в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы выберем команду Выделить и затем - Таблица целиком. И на конец , в меню
Формат выберем команду Стиль и применим стиль Обычный.

Применение числовых форматов

Если включен режим структурного выделения , то можно изменять числовой формат ячеек в сводной таблице , выделяя эти ячейки и используя стандартную технику форматирования. Чтобы применить числовой формат сразу ко всем ячейкам сводной таблицы , воспользуемся следующей процедурой:
1. Выделим любую ячейку в области данных таблицы ( но только не кнопку поля и не заголовок элемента ).
2. Нажмем кнопку Поле сводной таблицы на панели инструментов Сводные таблицы.
3. В окне диалога Вычисление поля сводной таблицы нажмем кнопку Формат.
После нажатия кнопки Формат мы попадем в обычное окно диалога для числового форматирования , которое открывается в ответ на выбор команды Ячейки в меню
Формат.

Отображение пустых ячеек в сводной таблице

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: диплом государственного образца, реферат по экологии.





Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6 | Следующая страница реферата