Факсимильная связь - пути развития

| Категория реферата: Рефераты по информатике, программированию
| Теги реферата: оценка реферата, сочинение на тему зима
| Добавил(а) на сайт: Еванфия.

Рис.7 Передача и приём факсимильной информации (структурная схема).

Развёртывающие устройства приёмного и передающего Факсимильного аппарата часто аналогичны; конструктивно они подразделяются на механические и электронные. Наибольшее распространение получили Факсимильные аппараты с механической развёрткой барабанного, плоскостного и дугового типов, осуществляемой при помощи синхронных электродвигателей. В Факсимимльном аппарате с барабанной развёрткой оригинал (или носитель записи) закрепляется на поверхности цилиндра. Развёртка осуществляется в результате вращения цилиндра и его постулат, перемещения вдоль оси при неподвижном развёртывающем элементе (световом пятне) либо в результате вращения цилиндра и одновременного перемещения развёртывающего элемента вдоль образующей цилиндра. В Факсимильном аппарате с плоскостной развёрткой оригинал укрепляется между протягивающими валиками. Развёртка по строкам осуществляется развёртывающим элементом, перемещаемым по оригиналу при помощи качающегося зеркала, а по кадру (переход развёртывающего элемента на следующую строку) – перемещением самого оригинала. В Факсимильном аппарате с дуговой развёрткой оригинал (или носитель записи) размещается внутри цилиндрической камеры. Развёртка осуществляется в результате вращения оптической системы и перемещения камеры – на один шаг за каждый оборот оптической системы.
Синхронизация развёртывающих устройств передающего и приёмного
Факсимильного аппарата осуществляется либо автономно (в этом случае электродвигатели развёртывающих устройств питаются от высокостабильных по частоте камертонных или кварцевых генераторов независимо друг от друга), либо принудительно (по сигналам синхронизирующей частоты, поступающим от передающего Ф. а. на приёмный, или посредством включения синхронных двигателей в единую электроэнергетическую систему). фазирование развёртывающих устройств осуществляется в приёмном Факсимильном аппарате автоматически, полуавтоматически или вручную.
К основным параметрам Факсимильного аппарата относятся: скорость развёртки, т. е. число строк разложения в мин N, индекс взаимодействия (модуль), равный DЧm для барабанных и L (т/(для плоскостных Ф. а. (D – диаметр барабана, L – длина строки, т – плотность строк развёртки, т. е. их число на мм), время передачи, равное h (m/N (h – высота кадра).

3. Современные факсимильные системы

Телефакс представляет собой электромеханическое устройство, состоящее из сканера, модема, принтера, мотора и шестерней. Мотор и шестерни отвечают за нормальную подачу бумаги в сканер и принтер. Сканер считывает изображение документа, оцифровывает его и передает информацию в модем. Модем преобразует цифровые сигналы в последовательность модулированных сигналов и обеспечивает их передачу на другой факсимильный аппарат через обычную телефонную линию. Модем принимающего телефакса преобразует данную последовательность обратно в цифровую и передает ее на принтер. Принтер распечатывает изображение на специальной термобумаге в соответствии с полученной информацией.

Недостатки телефаксов

- Подверженность значительному механическому износу. При частом использовании сканер телефакса забивается пылью и грязью, попадающим со считываемых документов. Пластиковые шестерни изнашиваются. Все это приводит к перекосам и неравномерной подаче как считываемых документов в сканер, так и термобумаги в принтер. Таким образом, качество передаваемых и принимаемых документов значительно ухудшается.
- Невозможность автоматизированной работы. По обычному телефаксу сложно отправлять документы большому числу адресатов. Секретарь вынужден вручную набирать номера, перезванивать в случае занятости адресата или при неудавшейся передаче.
- Неэффективное использование дорогой термобумаги. Большинство факсимильных аппаратов распечатывает все получаемые сообщения (в том числе и не несущие никакой полезной информации) на специальной дорогой термобумаге. Кроме высокой цены, у этой бумаги есть еще один существенный недостаток - изображение на ней неизбежно выцветает со временем. Таким образом, все важные сообщения необходимо копировать для хранения.

Новая аппаратура факсимильной связи

Объем информации, передаваемой по обычным телефонным линиям, постоянно увеличивается. В первую очередь это касается факсимильных сообщений.
Поэтому сегодня многие пользователи заинтересованы в приобретении не простых автономных телефаксов, выполняющих строго определенные функции, а более совершенных систем, которые позволяют автоматизировать процесс приема, обработки и рассылки факсимильных сообщений и исключить отмеченные недостатки.
Идея использовать для создания таких интегрированных систем персональный компьютер впервые была реализована в 1985 г., когда фирма GammaLink выпустила первую компьютерную факсимильную плату. Это позволило подключить телефонную линию непосредственно к компьютеру и превратить его в мощный и многофункциональный телефакс. Сегодня компьютерные факсимильные платы выпускает огромное количество производителей. Их продукция, различающаяся по некоторым функциональным возможностям, служит одной цели - автоматизации процесса передачи, приема и распределения факсимильных сообщений, обмен которыми происходит по обычным телефонным линиям.
Компьютерно-телефонные факсимильные платы являются неотъемлемой частью индустрии компьютерной телефонии (КТ). Их стоимость может варьироваться от
50 дол. (за обычные низкоскоростные факс-модемные платы, чьи возможности и характеристики, как правило, оставляют желать лучшего) до 5000-7000 дол.
(за специальные факсимильные платы, при создании которых использованы новейшие достижения и которые способны передавать разную информацию со скоростью 14 400 бит/с одновременно по 12 телефонным линиям. Системы, строящиеся на базе ПК с применением таких плат, обладают рядом существенных преимуществ перед обычными факсимильными аппаратами.
- Удобство использования. Интеграция ПК с телефонной сетью и наделение его возможностями телефакса позволяет пользователям получать, обрабатывать и отправлять факсимильные сообщения, не отрываясь от своих компьютеров.
- Эффективное использование телефонных линий. Факсимильная система, строящаяся на базе ПК, обеспечивает эффективный обмен информацией по малому числу телефонных линий, заменяя собой множество автономных телефаксов, для каждого из которых требуется отдельная линия.
- Высокое качество передаваемого изображения. Любой документ текстового или графического редактора может быть передан в виде факсимильного сообщения высокого качества. Для этого с помощью специального программного обеспечения он преобразуется в формат, используемый факсимильной платой для передачи сообщений. Таким образом, гарантируется высокое качество изображения, поскольку документ не может быть "испорчен" ни низким качеством печати принтера, ни загрязнением сканера телефакса, ни неполадками в механизме подачи бумаги.
- Сохранение конфиденциальности принимаемых сообщений. В отличие от обычных телефаксов, распечатывающих все поступающие сообщения на едином рулоне бумаги, системы КТ принимают и сохраняют их в персональных директориях пользователей, доступ к которым ограничивается паролем. Таким образом, полностью исключается просмотр важных документов посторонними людьми.
Кроме того, применение ПК для управления работой факсимильных карт позволяет реализовывать множество полезных и удобных алгоритмов - приложений КТ. Многие из них предоставляют возможность полностью автоматизировать процесс обмена факсимильными сообщениями. К таким приложениям КТ, получившим наиболее широкое распространение, относятся ФАКС-
СЕРВЕР, ФАКС ПО ЗАПРОСУ И ФАКС-РАССЫЛКА. Применение факс-сервера сводит к минимуму временные и материальные затраты при приеме и передаче факсимильных сообщений. Факс по запросу позволяет автоматизировать процесс предоставления абонентам часто запрашиваемых документов. Факс-рассылка значительно упрощает работу персонала при рассылке большого количества разных документов большому числу адресатов.

3.1. Факс-сервер

Факс-сервер представляет собой компьютер, оборудованный несколькими специальными факсимильными платами (или одной многоканальной картой) и интегрированный с локальной вычислительной сетью (ЛВС). Он обладает многими преимуществами по сравнению с группой из нескольких автономных телефаксов, позволяя обмениваться факсимильными сообщениями с лучшим качеством, большими удобствами и меньшими издержками. Факс-сервер наделяет каждого пользователя ЛВС возможностью передавать и принимать факсимильные сообщения с помощью своего рабочего ПК. При его использовании отпадает необходимость в дорогой термобумаге, так как все принятые сообщения сохраняются в виде файлов, которые в случае необходимости можно распечатать с помощью обычного сетевого или локального принтера; облегчается контроль затрат на пересылку сообщений (факс-сервер регистрирует все процессы в файле-отчете); и наконец, факс-сервер является более дешевым вариантом, чем подключение каждой рабочей станции к телефонной сети с помощью модема.
Передача. На каждом ПК локальной сети устанавливается специальная программа. Она дает возможность пользователю отправлять документы со своего компьютера. Достаточно указать документ, подлежащий отправке, и телефонный номер адресата. Все остальное факс-сервер сделает сам, оповестив пользователя об успешной передаче документа адресату. Причем все несрочные сообщения могут быть сохранены на диске факс-сервера и отправлены в ночное время по более низким тарифам. Некоторые факсимильные серверы также позволяют рассылать документы большому числу адресатов.
Прием. Факс-сервер принимает каждое поступающее факсимильное сообщение и сохраняет его в общей директории либо в персональной директории пользователя, извещая об этом в первом случае секретаря, а во втором - конкретного пользователя. Права доступа к обеим директориям для каждого пользователя могут быть ограничены. Этим обеспечивается сохранение конфиденциальности принимаемой информации.
Понятно, что сохранение поступающих сообщений в персональных директориях пользователей является наиболее удобным, однако для реализации такой возможности требуется применение специальных способов маршрутизации сообщений. На сегодняшний день актуальны следующие два способа: ручная маршрутизация и распознавание тональных сигналов.
При применении ручной маршрутизации все поступающие сообщения сохраняются в общей директории. На компьютер секретаря каждый раз выводится извещение и
"шапка" поступившего сообщения. Если ее достаточно для определения конечного адресата, то секретарь нажатием одной клавиши отправляет сообщение в персональную директорию сотрудника. В противном случае секретарь просматривает все сообщение и только после этого переадресует документ.
Распознавание тональных сигналов является наиболее практичным способом маршрутизации. Его суть проста. Каждый сотрудник имеет персональный добавочный номер, который указывается после номера телефакса организации.
Для того чтобы передать документ конкретному сотруднику, достаточно позвонить по номеру организации и после ответа факс-сервера ввести добавочный номер сотрудника с помощью тональных сигналов. Таким образом, документ сразу попадает в его персональную директорию. Этот способ является наиболее практичным, поскольку все телефаксы имеют режим тонального набора.
Соответственно, набрав номер из пяти или более знаков, абонент безо всякого труда переключит телефакс в режим тонального набора и введет еще две-три цифры. Это удобно, не отнимает много времени и гарантирует доставку сообщения адресату.

3.2. Факс по запросу

Системы факс по запросу (ФПЗ) позволяют автоматизировать обработку запросов абонентов с предоставлением им факсимильных сообщений Как показывает практика, при обработке запросов вручную обычно выполняется следующая последовательность действий. Абонент звонит по номеру, на котором не установлен телефакс, и запрашивает какой-либо документ. Сотруднику нужно найти необходимый документ, дойти до телефакса, установить с абонентом новое соединение (известно, что 75% вызовов не достигают цели с первой попытки - занято, не отвечает, и т.д.) и отправить документ. Данный процесс обычно отнимает не менее пяти минут рабочего времени, а при передаче многостраничных документов временные затраты увеличиваются еще больше. Если допустить, что в день приходится обрабатывать 10 запросов, на каждый из которых уходит пять минут, то получается, что примерно одна восьмая часть рабочего времени тратится на выполнение рутинной работы. Если даже запрос поступает по линии, на которой установлен телефакс, то не каждый абонент, тем более иногородний, может позволить себе ждать, пока секретарь найдет необходимый документ.
На сегодняшний день, применение систем ФПЗ является лучшим подходом к решению подобного рода проблем. Системы ФПЗ позволяют в цепочке абонент- сотрудник-документ полностью исключить звено "сотрудник". Это достигается за счет широких возможностей взаимодействия с абонентами. Именно по этому признаку системы ФПЗ можно разделить на три вида - простого ответа, вещательные и интерактивные.
Работа систем простого ответа выглядит следующим образом. Организация, имеющая в своем распоряжении систему ФПЗ, указывает в рекламе рядом с каждым коммерческим предложением его индекс. Клиент, позвонив с телефакса по номеру системы ФПЗ, вводит один из этих индексов, используя функцию тонального набора, доступную на любом современном телефаксе. В ответ система автоматически высылает соответствующий индексу документ, в котором содержится подробная информация о коммерческом предложении. Все документы хранятся в системе в виде файлов специального формата. Их можно создать двумя путями: позвонить на номер системы с обычного телефакса и передать документ, после чего он будет автоматически преобразован в используемый формат; преобразовать документ текстового или графического редактора в используемый формат с помощью специального программного обеспечения.
Возможности систем простого ответа не выходят за рамки приведенного примера. Они просты в установке, их техническое обслуживание заключается лишь в пополнении библиотеки документов. Все это обуславливает их минимальную, по сравнению с другими видами систем ФПЗ, стоимость, которая определяется используемой факсимильной платой и программным обеспечением.
Она может варьироваться от 450 дол. (за систему, обслуживающую одну линию), до десятков тысяч долларов (за системы, обрабатывающие одновременно десятки запросов).
Вещательные системы ФПЗ, в отличие от систем простого ответа, позволяют абоненту выбирать документы, следуя кратким речевым инструкциям. Система
"поднимает трубку", приветствует абонента и проигрывает речевое меню.
Разные пункты меню содержат информацию, соответствующую разным видам продукции или услуг, предлагаемых организацией. В ответ абонент может сделать следующее: как в предыдущем случае, ввести известный индекс предложения и сразу получить необходимый документ; нажать клавишу, соответствующую одному из пунктов меню; переключиться на оператора. При выборе абонентом пункта меню система проигрывает речевое сообщение, которое содержит информацию о конкретных товарах или услугах и соответствующих им индексах. Абонент вводит заинтересовавший его индекс (или несколько индексов) и получает соответственно один или несколько документов.
Вещательные системы позволяют организовывать древовидные речевые меню с разным числом ветвей и уровней, информация в которых может быть представлена как в факсимильном, так и в речевом виде. Техническое обслуживание вещательных систем заключается не только в пополнении библиотеки документов, но и в строгом контроле за структурой меню.
Организация таких меню требует аккуратного и продуманного подхода.
Стоимость вещательных систем, по сравнению с системами простого ответа, выше минимум в полтора раза. Это объясняется применением дополнительного аппаратного обеспечения, для управления работой которого также требуются более сложные программы.
Интерактивные системы ФПЗ, так же как и вещательные, позволяют абонентам получать доступ к информации с помощью индексов и древовидных речевых меню.
Разница между этими системами состоит в том, что интерактивные системы ФПЗ могут предоставлять каждому абоненту не только однотипные документы, но и индивидуальные. Они создаются системой в процессе общения, в зависимости от набираемой абонентом на телефонном аппарате последовательности команд.
Выглядит это следующим образом. Абонент звонит на номер системы ФПЗ, вводит свой персональный номер, код и, следуя речевым инструкциям, получает доступ к персональной информации. Другой вариант - абонент отвечает на вопросы системы, которая формирует сообщение в зависимости от ответов, включая/не включая те или иные данные в документ. Таким образом, все сообщения, высылаемые интерактивной системой ФПЗ, индивидуальны для каждого абонента.
Интерактивные системы ФПЗ предоставляют абонентам самый высокий уровень сервиса. Они сложнее в установке и эксплуатации, так как для создания высылаемых документов требуется оперативное обращение к различным базам данных, а следовательно, интеграция с ЛВС. Соответственно, цена таких систем является самой высокой среди систем ФПЗ и определяется как стоимостью аппаратного и программного обеспечения, так и стоимостью услуг специалистов по ее наладке и запуску.
Каждый из описанных видов систем ФПЗ может обеспечивать один или два режима доставки документов. Первый - режим одного вызова. Абонент звонит со своего телефакса, выбирает нужные документы и инициирует их немедленное принятие нажатием на клавишу "Старт". Все расходы по оплате телефонного вызова оплачивает абонент. Такой способ доставки документов применяется на всех системах ФПЗ. Для систем простого ответа он является единственно возможным.
Другой режим - двух вызовов - предоставляет абонентам более высокий уровень сервиса. Абонент звонит на номер системы ФПЗ, выбирает необходимые документы и вводит номер телефакса, на который следует выслать затребованную информацию. Сразу после окончания разговора система установит соединение и вышлет затребованные документы. Соответственно время, затраченное на передачу документов, оплачивает владелец системы ФПЗ. Многие современные вещательные и интерактивные системы ФПЗ предоставляют такой способ доставки документов наряду с режимом одного вызова.
Применение систем ФПЗ выручает сотрудников компаний в тех случаях, когда им приходится обрабатывать большое число запросов абонентов. Экономится время сотрудников, не требуется постоянного технического обслуживания, неизбежного при частом использовании обычных телефаксов. Все отправляемые документы имеют идеальное качество, так как большинство систем позволяет создавать библиотеку документов с помощью специального программного обеспечения, которое преобразует любой текстовый или графический документ в формат, используемый системой для передачи документальной информации.
Время, требуемое на обработку запроса, сводится к минимуму, что на руку и организации (уменьшаются счета за использование телефонных линий) и абонентам (они быстро получают необходимую информацию).

3.3. Факс-рассылка

Факс-рассылка является популярным приложением КТ в организациях, которым по роду своей деятельности приходится рассылать большие объемы факсимильных сообщений большому числу адресатов. Системы факс-рассылки обычно строятся на базе ПК с помощью многоканальной факсимильной карты, что позволяет одновременно рассылать по разным линиям различные по содержанию документы разным группам адресатов.
Для рассылки документов, например, 1000 абонентам достаточно объединить их телефонные номера во временную группу и соотнести ее с рассылаемыми документами. Системы факс-рассылки обычно без проблем взаимодействуют с любой широко распространенной базой данных, используя хранящуюся в ней информацию о номерах абонентов. После этого, если необходимо, указывается интервал времени, в течение которого следует производить рассылку. Все остальное система делает автоматически.
Системы факс-рассылки не имеют каких-либо общепринятых стандартов. Их функции и возможности целиком зависят от производителя. Тем не менее существует некий перечень требований, на наличие которых следует обращать особое внимание при выборе системы. Только система, удовлетворяющая этим требованиям, может гарантировать действительно качественную доставку документов.
"Интеллектуальная" досылка. Нередко при передаче факсимильных сообщений происходят сбои, в результате которых документ передается не полностью. Для минимизации временных затрат следует приобретать систему, которая осуществляет досылку только непереданных страниц, а не всего документа. Это важно при передаче документов большого размера.
Выбор маршрута наименьшей стоимости. Хорошие системы должны обладать возможностью выбора маршрута для передачи документа с наименьшими тарифными ставками. В данных целях могут использоваться разные префиксы - для выбора разных поставщиков телефонных услуг в зависимости от времени суток и телефонного номера вызываемой стороны. Сегодня это стало актуально и для
России, где число поставщиков телефонных услуг постоянно растет.
Настройка "шапки". Система должна предоставлять возможность создания
"шапки", данные в которую вносятся в процессе передачи. Это может быть имя, адрес, персональное сообщение и т.д.
Передача нескольких документов. Важной является возможность передачи нескольких документов в течение одного соединения - один длинный вызов дешевле, чем несколько коротких. Сегодня предлагается малое количество систем, реализующих данную возможность.
Задержанная рассылка. Система должна обладать возможностью рассылки несрочных сообщений в ночное время для экономии затрат по оплате междугородных (международных) разговоров, с приостановкой процесса до следующего вечера в случае невозможности рассылки за одну ночь.
Обновление оригиналов документов в процессе работы. Подразумевается внесение изменений в документ или алгоритм работы системы без ее отключения. Некоторые системы реализуют эту возможность, другие требуют освобождения всех линий - это может стать существенной проблемой для загруженной системы факс-рассылки.

3.4. Виды систем и их установка

Организовать работу любой из приведенных здесь систем можно разными способами. Современные одноканальные факс-модемы с возможностью обработки речи и распознавания тональных сигналов обычно поставляются в комплекте с программным обеспечением, которое позволяет реализовывать любое из описанных приложений КТ. Они вполне подойдут для небольшого предприятия.
Подключить факс-модем к компьютеру под силу любому пользователю, знакомому с архитектурой и принципами действия ПК, однако наладка взаимодействия с телефонной линией может потребовать минимальных знаний из области телефонии или консультаций специалиста.
Многоканальные системы ФПЗ и факс-рассылки часто поставляются в виде автономного законченного устройства, требующего подключения к телефонным линиям, настройки речевого меню и создания библиотеки документов. В случае с системой ФПЗ - это обычно системы простого ответа или вещательные, значительно реже - интерактивные. Для организаций, сталкивающихся с проблемой обработки большого числа однотипных запросов или часто рассылающих большие объемы документов и не претендующих на создание мощной телекоммуникационной инфраструктуры, применение таких систем является лучшим решением проблемы автоматизации рутинной работы.
Автономные системы обычно устанавливаются квалифицированными специалистами фирмы-поставщика. Это снимает все вопросы по поводу их нормального совместного функционирования с существующими офисными АТС или прямыми городскими телефонными линиями. Те же специалисты быстрее, чем любое описание, помогут техническому персоналу разобраться во всех нюансах функционирования системы. Это сохранит много драгоценного времени.
Если организация заинтересована в расширении возможностей факсимильной системы КТ в будущем, то вариантом, который позволит без существенных проблем изменять конфигурацию системы при минимальных материальных затратах, является применение готовых программных пакетов. Они предоставляют широкие возможности конфигурации различных параметров, обеспечивают поддержку многих протоколов ЛВС, позволяют легко наращивать число обслуживаемых телефонных линий. Именно с их помощью обычно организовывается работа факс-серверов, интерактивных систем ФПЗ и мощных систем факс-рассылки.
При выборе готовых программных пакетов может возникать множество различных проблем, связанных, в основном, с организацией нормального совместного функционирования специализированного аппаратного и программного обеспечения. В связи с этим не следует отказываться от услуг квалифицированных специалистов. Их знания и опыт позволят избежать подобных проблем, решить вопросы взаимодействия систем с телефонными линиями и в кратчайшие сроки обучить сотрудников правильно и с максимальной эффективностью использовать их возможности.

* * *
Факсимильная связь на сегодняшний день является наиболее дешевой, быстрой и доступной из всех современных видов электронной передачи информации. Это обеспечивает ее устойчивое положение на мировом телекоммуникационном рынке.
Перенос акцентов на мощные многофункциональные факсимильные системы, базирующиеся на ПК, позволяет предложить пользователям факсимильной связи новый, ранее недоступный уровень сервиса. Появление новых стандартов
(Группа 4), определяющих требования к передаче полноцветных документов, активная поддержка со стороны производителей аппаратного и программного обеспечения, развитие цифровых телефонных сетей - все это гарантирует факсимильным системам устойчивый и растущий спрос как со стороны организаций, так и со стороны единичных пользователей.
В России, где наиболее развитой телекоммуникационной инфраструктурой является телефонная, а доступ к ресурсам глобальных компьютерных сетей существенно ограничен, использование для передачи информации в документальном виде факсимильной связи является наиболее рациональным подходом. Проблема высоких тарифов на услуги российских поставщиков телефонной связи остро ставит вопрос о применении интеллектуальных факсимильных систем, способных не только освободить персонал от выполнения рутинной работы, но и повысить эффективность использования телефонных линий, а также сократить затраты, связанные с их эксплуатацией.

4. Факсимильная связь по сети

Новые разработки в области технологий факсимильной связи расширяют возможности компаний по управлению обменом факсов и контролю затрат на него.

"Зачем нужны факсы, если есть электронная почта?" "Как насчет безбумажного офиса?" "У нас есть Internet, зачем нам еще и факсимильный аппарат?"
Вам, вероятно, приходилось слышать вопросы, подобные этим. И в самом деле, многие отраслевые эксперты предсказывали факсимильной связи скорую кончину.
Но несмотря на все прогнозы она продолжает процветать.
Совместный обзор, подготовленный Gallup и Institute for the Future, свидетельствует, что работники интеллектуального труда прочитывают в неделю в среднем 178 сообщений, 42 из которых отправлены по факсу. International
Data Corp. предсказывает ежегодное увеличение числа факсимильных страниц на
22%, в результате чего общее их число в 2001 году достигнет 1 триллиона.
(Продажи факс-аппаратов, однако, останутся на прежнем уровне.)
С ростом факсимильного трафика компании начинают искать более эффективные и экономически оправданные способы его передачи. IP-телефония, в которой речь передается с помощью пакетов TCP/IP, обещает сократить расходы на обмен факсами, а также предоставить необходимые мощности для поддержки дополнительного факсимильного трафика. Как производители традиционных сетевых факс-серверов, так и провайдеры Internet взяли на вооружение эту модель и предоставляют корпоративные продукты и услуги на базе IP.
Наличие подобных разработок свидетельствует, что технологии факсимильной связи эволюционируют в соответствии с изменяющимися требованиями корпоративных сетевых сред. IDC прогнозирует, что мировой рынок факс- серверов возрастет до 1 млрд в 1998 году. Рынок же факс-серверов на базе
Windows NT должен достигнуть 1 млрд в 1999 году.
Такие тенденции можно только приветствовать, потому что они дают более широкий выбор при реализации передачи факсов по сети. В этой статье мы обсудим разработки в области технологий факсимильной связи и то, чем они могут вам пригодиться.
4.1. Увеличение продуктивности
| |
| |
|ЗАЧЕМ АВТОМАТИЗИРОВАТЬ РАССЫЛКУ |
|ФАКСОВ? |
|Факс-аппарат |Факс-сервер |
|Путь до |Отправка факса с|
|факс-аппарата 1 |компьютера 1 мин|
|мин | |
|Среднее время | |
|ожидания 1 мин | |
|Установление связи| |
|30 с | |
|Передача факса (из| |
|4 стр.) 4 мин | |
|Путь назад 1 мин | |
|Общее затраченное |Общее |
|время 7+ мин |затраченное |
| |время 1 мин |
|Источник: Davidson Consulting, 1997 |
|год |
|[pic] |
|Таблица 1. По данным Davidson |
|Consulting, факс-серверы могут |
|значительно повысить продуктивность |
|пользователей, экономя в среднем 6 |
|минут на каждом факсе. |

Традиционно сетевые факс-серверы автоматизировали ручную рассылку факсов по обычной телефонной сети, благодаря чему пользователи могли отправлять факсы как с, так и на компьютерную рабочую станцию. Технология получила широкое признание как средство повышения продуктивности даже для организаций с умеренным факсимильным трафиком. Согласно исследованиям компании Davidson
Consulting, специализирующейся в исследовании рынка факсов, факс-серверы экономят в среднем 6 минут на каждом факсе (см. Таблицу 1).
Технология может оказаться особенно полезной при больших объемах факсимильного трафика в высококритичных средах. Например, в среде обработки транзакций с банком факс-аппаратов, где несколько сотрудников заняты сортировкой, сшивкой и доставкой факсов в отдел ввода данных, факс-сервер мог бы значительно сократить затраты и улучшить документооборот за счет автоматизации доставки электронных факсов на настольную систему, возможно, в разделенное окно с изображением факса на одной стороне и приложением ввода данных с другой.
Выбор типа факс-сервера диктуется сетевой средой и конкретными потребностями пользователей. Факс-серверы имеют обычно множество функций, так что вы должны определить, какие из них наиболее отвечают вашим требованиям.
Особое внимание следует обращать на наличие таких функций, как автоматический повтор попытки передачи, извещение о получении, быстрая вставка строк заголовка, библиотеки с наиболее часто отправляемыми документами и телефонные книги со связями с другими базами данных. Продукт должен позволять создавать группы и титульные страницы, а также использовать популярный текстовый процессор в качестве редактора титульных страниц.
Факсимильная система должна иметь функцию организации очередей с возможностью программирования рассылки факсов в предопределенные интервалы времени. Предпочтительным периодом времени будет ночь, когда расценки за связь ниже и трафик в системе относительно невелик. Она должна также позволять отправлять факсы из клиентского программного обеспечения факсимильной связи, клиентов электронной почты, прикладного программного обеспечения типа текстовых процессоров и электронных таблиц, а также из браузеров.
Если вы хотите встроить факс-сервисы в заказное приложение, то здесь как нельзя кстати окажутся факс-серверы с библиотеками API. OptioFax компании
Optio Software — один из продуктов, обладающий такой функциональностью. При необходимости тесной интеграции с мэйнфреймами вы можете обратиться к продуктам для приема и отправки факсов с хост-компьютеров таких компаний, как CommercePath.
Другая функция, на которую вы должны обратить внимание, — многоадресная рассылка факсов, т. е. рассылка одного или более факсов нескольким адресатам одновременно. Компаниям потребительского кредита и компаниям по выдаче ипотечных ссуд приходится часто отправлять одни и те же данные о процентных ставках по ссуде сотням брокеров в короткий интервал времени — несомненно, они получат немалую выгоду от многоадресной рассылки факсов.
Выгоду от подобной функциональности могут получить и крупные компании, если им необходимо одновременно информировать всех сотрудников о крупном приобретении или об изменениях в политике.
Факс-сервер должен позволять осуществлять многоадресную рассылку по нескольким телефонным линиям, выполнять слияние баз данных для персонализации титульного листа каждого из получателей и создавать группы многоадресной рассылки. Он должен также поддерживать маршрутизацию многоадресных рассылок сервис-провайдеру для последующей доставки.

4.2. Маршрутизация входящих факсов
Другая заслуживающая внимания функция — маршрутизация входящих факсов получателям. Некоторые факс-серверы автоматически направляют поступающие факсы на принтер (имитируя факс-аппарат), после чего их можно сортировать вручную. В идеале факс-сервер должен выполнять функцию печати сам, а не рассчитывать на клиента факсимильной связи, так как последнего может и не быть в сети.
Конечно, немедленная печать подрывает одну из основных целей факсимильной связи по сети — сокращение бумажного потока. Кроме того, она не обеспечивает защиты для факсов с конфиденциальными данными. Таким образом, если только требования документооборота или закона не предполагают обратного, немедленная печать факсимильных документов может оказаться не лучшим методом внутренней маршрутизации факсов.
Одно из возможных решений — назначить администратора или другого штатного сотрудника ответственным за направление оцифрованных факсимильных изображений в соответствующие почтовые ящики. Некоторые факс-серверы показывают уполномоченным администраторам только титульные листы, обеспечивая определенный уровень конфиденциальности и защиты. Другие продукты имеют интерфейс с автоматическим распознаванием символов для чтения и идентификации имени получателя на титульном листе и автоматического принятия решения о маршрутизации.
Другие варианты внутренней маршрутизации опираются на Direct Inward Dialing
(DID) и Dual-Tone Multifrequency (DTMF). В случае DID магистральной линии с центральной станцией может быть приписано несколько номеров, так что маршрутизация возможна для каждого номера; по сути, каждый получатель имеет свой собственный номер факса. В случае DTMF отправитель звонит по основному номеру факса, а затем вводит дополнительный номер получателя.
DID обеспечивает элегантную реализацию внутренней маршрутизации, но он стоит дорого. Вследствие того, что каждому почтовому ящику для факсов требуется номер, который вы не можете ему дать с помощью своей УАТС, компании придется приобретать блок номеров у своего местного оператора межстанционной связи.
Дополнительные затраты могут оправдать себя разве только при небольшом числе пользователей. Но для крупных компаний затраты могут оказать- ся неподъемными. Ральф Фурлонг, менеджер по стратегическим направле- ниям развития в аэрокосмическом гиганте Boeing, объясняет: "Мы имеем свыше
300 000 внутренних пользователей и не можем себе позволить тратить 1 млн долларов с лишним на получение каждым своего собственного номера факса".
Boeing выбрала реализацию на базе DTMF, когда отправители звонят по определенному номеру. Набор этого номера приводит к появлению второго сигнала готовности, в ответ на который отправитель вводит дополнительный номер получателя.
Шлюзы электронной почты обеспечивают другой метод внутренней маршрутизации
— маршрутизацию факсов через систему электронной почты. Включение такого рода интегрированной функции обмена сообщениями является фактически обязательным для любого производителя факс-сервера, если он хочет оставаться конкурентоспособным.
Архитектура интегрированного обмена сообщениями позволяет работать с сообщениями электронной, голосовой и факсимильной почты. Крег Рандалл, вице- президент по маркетингу в Omtool, говорит: "Общая тенденция состоит в унификации почтового ящика для входящих сообщений, откуда пользователи могут отправлять и принимать факсы нажатием тех же самых клавиш, что и при отправке сообщений электронной почты".
Большинство факс-серверов имеет шлюзы с Exchange, Notes, cc:Mail и
GroupWise, благодаря чему почтовая система может взять на себя маршрутизацию и доставку входящих и исходящих факсов. Некоторые продукты, например от RightFax и Omtool, способны поддерживать несколько систем электронной почты одновременно.
Faxination for Exchange компании Fenestrae использует механизмы доставки и маршрутизации Exchange. По утверждению Fenestrae, интеграция ее продукта с
Exchange значительным образом сокращает затраты на администрирование и обучение за счет применения интерфейса Exchange и встроенных функций маршрутизации.

4.3. Сокращение затрат

С ростом трафика факсов директора финансового и информационного отделов начинают проявлять повышенную заинтересованность в решениях в области факсимильной связи, с помощью которых они могли бы сократить расходы. Эту задачу решает, в частности, маршрутизация в соответствии с критерием наименьшей стоимости (Least-Cost Routing, LCR).
Понятие "маршрутизация в соответствии с критерием наименьшей стоимости" относится к стратегии маршрутизации трафика факсов между распределенными факс-серверами, взаимодействие которых позволяет получить экономически целесообразную, а также наиболее эффективную услугу. В рамках LCR организация может задействовать свои частные соединения по глобальной сети или Internet для маршрутизации факсов на ближайший к адресату факс-сервер.
Затем факсы могут быть доставлены на рабочую станцию полу

[pic]