Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6 | Следующая страница реферата

Лемма*. Если на предприятии больше одного менеджера, то их больше двух, ведь двоим нужен третий, чтобы разделить сферы ответственности. Так на предприятии возникает структура системы управления. Даже в самом простом случае мы получаем трехуровневую иерархическую систему управления.

Предположим, что в какой-то момент на предприятии создана оптимальная система управления (речь идет о "живой", человеческой, а не об автоматизированной системе управления). Понятно, что предприятие не сможет сколь угодно долго жить с этой системой управления, так как внешние условия непрерывно изменяются, и эти изменения должны отражаться в системе. Поэтому необходимы средства поддержания системы и обеспечения ее развития без потери свойств системности.

К сожалению, средства поддержания системы управления, будучи включенными в саму систему, имеют тенденцию по мере роста числа элементов системы порождать побочные информационные потоки, которые со временем способны подавить основные. Этот процесс ведет к деградации организации. Попробуем показать, какова его связь с проблемой автоматизации. Начнем с последнего этапа развития организации, когда система организационного управления практически подавила производственные структуры и начинается процесс деградации. Может показаться, что именно в этот момент необходимо ставить вопрос о внедрении системы автоматизации на предприятии. Так как объем информации стал чрезвычайно велик и без помощи компьютеров его не обработать, то необходимо приглашать команду "автоматизаторов", которые исследуют информационные потоки, направят их в компьютерные "русла", "обвяжут" сетями, и справки и сводки будут вылетать на столы руководителям, как газетные листы из печатного станка. Наш же опыт показывает, что в такой ситуации никакая автоматизация не поможет. Кто будет ставить задачу "автоматизаторам"? Те же менеджеры и руководители отделов, которые захлебываются в потоке информации. Но когда начинается обследование их деятельности, то выясняется, что их работа заключается в проверке результатов предыдущей операции или их интерпретации для вышестоящего контролирующего звена. Подобные звенья в системе многократно дублируют исходную информацию и, следовательно, порождают обвальные информационные потоки. Но они никогда не сознаются в этом и будут уверять в абсолютной необходимости и сложности их труда.

Теперь предположим, что молодая фирма, только что набравшая сотрудников (да и то не всех), решила сразу оснаститься по высшему классу, а уж потом думать, что и как она будет делать. Такая ситуация встречается не так уж редко. И в этом случае затраты на автоматизацию не приводят к оптимальному результату. Формирование "живой" системы требует определенного времени и усилий конкретных людей с их личным опытом и знаниями. Сам процесс формирования системы носит отпечаток личностей, в нем участвующих, и поэтому противоречив. В общем случае для такой фирмы рано создавать систему автоматизации. С большой степенью вероятности через некоторое время данная система перестанет быть адекватной "живой" системе, которая неминуемо сформируется, если фирма будет эффективно работать. Итак, как всегда, истина лежит посредине. Фирма готова к автоматизации, когда деятельность отдельных элементов в ее "живой" системе начинает стабилизироваться: направление определено, состав менеджеров минимальный, но функционально полный, показатели деятельности фирмы стабильно растут. Теперь перед руководством фирмы  встает вопрос: «Создавать самим или заказать на стороне систему автоматизации фирмы?».

Преимущества разработки автоматизированной системы управления специализированной фирмой

В большинстве случаев целесообразно заказывать систему на стороне, а не создавать собственное подразделение разработчиков. Почему так происходит, рассмотрим ниже.

Нередко случается так, что руководство нанимает "околокомпьютерного мальчика", который приносит кучу дискет, на которых записано множество "неофициально" полученных пакетов программ (от редакторов текстов до пакетов трехмерной графики). После этого устанавливают на компьютеры весь этот ворох программ, который венчает легально приобретенная бухгалтерская программа, к примеру "Финансы без проблем". Теперь можно сказать, что офис компьютеризован. Бог в помощь такому руководителю и процветания его фирме!

Но бывает и иной подход. Руководитель дает объявление, что примет на работу людей, умеющих то–то и то-то, и такие люди находятся. Перед ними ставится задача создать автоматизированную систему для управления предприятием... хорошую, очень хорошую, самую лучшую. Не исключено, что это будет "новое платье короля". Более того, нередко так и бывает. Но предположим, что система вышла на славу. Так могло получиться, только если в процессе работы сложился дружный творческий коллектив. Но работа у данного заказчика закончилась. Что предстоит такому коллективу разработчиков, неужели его деятельность ограничится внесением эпизодических улучшений в созданное изделие? Скорее всего, разработчики попрощаются с заказчиком и будут создавать аналогичные изделия для других. А с чем же останется наш заказчик? Так как работа производилась его персоналом, то никаких гарантийных обязательств по этой работе у него не осталось. Со всеми пожеланиями о доработках ему придется обращаться к самостоятельному коллективу и, как говорится, за отдельную плату. Следует вывод, что, пойдя по пути самостоятельной разработки, к тому же при очень малой вероятности хорошего результата, заказчик получает то, от чего хотел уйти.

Кратко обозначим основные преимущества внешнего разработчика, которые свойственны ему по определению.

Профессионализм. Внешний разработчик интегрирует не только опыт многих разработок, но и многих "живых" систем, которые ему пришлось автоматизировать.

Реализм. Разработчик должен отчетливо представлять степень реализуемости задания, тем самым предохраняя заказчика от неоправданных затрат финансов и/или времени на нереализуемые проекты. Это, на наш взгляд, самое важное преимущество.

Ответственность. Внешний разработчик несет перед заказчиком юридическую и финансовую ответственность за разработку в полном объеме (в отличие от собственного разработчика).

Экономическая целесообразность. Разработку системы может выполнить только подготовленный коллектив, имеющий концептуальные, инструментальные и технологические наработки. На оснащение, обкатку и наработку всего этого уходит немало времени и средств. Поэтому при относительно небольших планируемых сроках (до двух лет) на эту работу и разовом ее характере на данном предприятии разработка внешним исполнителем будет стоить дешевле, чем собственным. В некоторых случаях могут быть варианты, но это требует детального анализа.

К созданию своих коллективов разработчиков обычно тяготеют те фирмы, которые сами специализируются в этой или близких областях. Собирая или приглашая к себе коллектив разработчиков, фирмы чаще всего имеют в виду, что, выполнив работу для них, данный коллектив впоследствии создаст рыночный продукт, который окупит разработку и сохранит коллектив для последующих усовершенствований созданной программы. Конечно, резон в таком подходе есть, и существуют примеры успешной его реализации. Однако в общем случае стимулы у коллектива, который находится на постоянной зарплате в организации, гораздо менее сильные, чем у фирмы, привлеченной для выполнения конкретной работы за конкретное вознаграждение. Есть еще один психологический момент, связанный с разработкой, выполненной собственным коллективом. После того как работа выполнена и ее стали использовать на предприятии, база данных системы начинает очень быстро насыщаться информацией. Если концепция и средства разработки были выбраны неправильно, то это ведет к стремительному падению эффективности ее применения. Руководство в этом случае требует ее доработки, даже когда оно уже понимает, что неправильна сама концепция системы. Слишком тяжело принять решение о создании или приобретении новой разработки и тем самым признать свою прежнюю ошибку.

Автоматизация учета или  учет на базе автоматизации?

Главная цель и к тому же первый результат системной автоматизации в области организационного управления — это нормальный учет.

Основное предназначение учета — сформировать базис данных о состоянии предприятия. При этом речь идет не только об учете товаров, но и о состоянии всех данных, характеризующих предприятие (количество товара на складе, в пути, сколько товара заказано, оплачено, выписано, разрешено к отпуску, сколько отпущено, отпущено в кредит, за наличную оплату, сколько возвращено по рекламациям и т. д.). И этот далеко не полный перечень относится к товарам, а ведь есть еще основные средства, "малоцен-ка", производственные запасы, договорные отношения с обязательствами, отношения с персоналом, с представителями бюджета, частные отношения руководителя фирмы. Все аспекты производственной деятельности, как в зеркале, находят отражение (хотя порой своеобразное) в бухгалтерии предприятия. Предприятию необходима бухгалтерия, чтобы увидеть недостатки в работе и устранить их. Отсюда главное и, пожалуй, единственное назначение бухгалтерии - отражать фактическое (!) состояние дел предприятия.

Бухгалтерский учет - прикладная экономическая дисциплина, приобретающая в условиях переходной экономики первостепенное значение для предприятий всех форм собственности и размеров - обеспечивает регистрацию, хранение и обработку информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В условиях экономической нестабильности и частой смены нормативных актов государства, правил ведения бухгалтерского учета профессия бухгалтера становится все более престижной, а его роль в управлении предприятием - ключевой. Сложности настоящего времени вынуждают бухгалтеров постоянно совершенствовать квалификацию, отслеживать последние изменения и дополнения к действующим законам и учитывать их в практической деятельности. Бухгалтерский учет в таких условиях гораздо менее формализуется, чем при стабильной экономической ситуации, и от бухгалтера подчас требуется настоящее искусство, чтобы, с одной стороны, не загнать предприятие в угол из-за уплаты налогов, а с другой - формально не нарушить закон и избежать штрафных санкций.

Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета является важной составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия. Сам по себе бухгалтерский учет состоит из множества рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных и платежных документов и переносом данных из одних документов в другие. Несмотря на кажущуюся простоту автоматизации бухгалтерской деятельности, не так-то легко получить решение, удобное для неискушенного в применении компьютеров человека. Кроме того, определенную трудность представляет постоянное изменение требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах.

Чем же может помочь российскому бухгалтеру компьютер? Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформированными реквизитами предприятия.

Часто под бухгалтерией понимают все функции управления финансами предприятия, в том числе планирование, прогнозирование, расчет затрат и т. п., поскольку на небольших предприятиях все эти вопросы зачастую находятся в ведении одних и тех же людей. Когда же разрабатываются средства автоматизации, эти функции необходимо различать. Не зря в структуре управления крупных предприятий существуют помимо бухгалтерии плановый, финансовый, экономический, а иногда и договорный отделы.

Рассмотрим процедуру отпуска товара со склада. Один из основных циклов, включающий данную процедуру, состоит из взаимосвязанных операций. К ним относятся:

1) выписка счета на интересующий покупателя товар;

2) оплата этого счета клиентом;

3) учет в бухгалтерии факта оплаты;

Рекомендуем скачать другие рефераты по теме: контрольные 9 класс, реферат диагностика.





Предыдущая страница реферата | 1  2  3  4  5  6 | Следующая страница реферата