Введение

На первый взгляд работа с Access кажется не столь простой, как, например, работа с текстовым редактором, где можно сразу же приступать к набору теста. Прежде чем мы вообще сможем управлять собственными данными с помощью Access, необходимо создать базу данных состоящую из таблиц. В данной работе будет описано, как это сделать. Представленные в данной работе решения задач призваны дать по возможности хорошее понимание темы и развить навыки для достижения цели кратчайшим путем.

На основе базовых таблиц создаем запросы, которые обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице.
Поэтому они представляют собой важное дополнение к таблицам. В Access результат запроса можно всегда использовать так же, как таблицу. На основании запроса можно разработать форму или отчет.

Далее создаем формы, которые являются наиболее удобным средством отображения данных. Преимущество формы для ввода и редактирования данных состоит в простоте и наглядности, так как записи таблицы или запроса представлены в форме в удобном виде.

Создаем отчеты позволяющие представить и распечатать данные в соответствии с требованиями пользователя. Причем возможности оформления данных для вывода на печать настолько же гибки, как и возможности отображения на экране.

И на основе проделанной работы создаем главную кнопочную форму
(меню) для навигации по БД «Антипова».

Задание № 1.

Разработать структуру базовых таблиц (не менее двух) базы данных
(смотри таблицу заданий к работе), удовлетворяющих требованиям целостности, непротиворечивости и не избыточности. Такая структура базовых таблиц называется схемой данных. В таблицах в соответствии с типом данных, размещенных в каждом поле, определите наиболее подходящий тип для каждого поля.

Базы данных – это совокупность структур, предназначенных для хранения больших объёмов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия. Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблица с данными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом. Они представляют собой строки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять. Каждая запись представляет собой набор именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразную информацию, начиная от даты рождения и заканчивая подробным описанием кулинарного рецепта.
Однотипные поля образуют столбец таблицы.

Записи одной таблицы могут содержать ссылки на данные другой таблицы.
Взаимодействие таблиц называется связью.
Другие модули базы данных предназначены для обработки информации, хранящейся в таблицах. С помощью запросов производится выборка данных, отвечающих определённым условиям. Формы предназначены для форматированного ввода и восприятия информации. Отчёты обеспечивают вывод (как правило, на принтер) красочно оформленного списка записей с заголовками, пунктами и подпунктами.
Конструктор таблиц предназначен для задания и изменения структуры таблицы.
Разработаем две таблицы для библиотеки.

Сведения о книгах Сведения о читателях

[pic]
Задание № 2.

Создать структуры базовых таблиц, и наполнить их содержимым состоящим более чем из 15 записей. При создании структуры таблиц целесообразно задавать ключевые (уникальные) поля. Это поможет в дальнейшем для организации связей между таблицами.

Для заполнения этих таблиц использовали в качестве Подстановки вспомогательные таблицы Номер группы и Предмет. Также использовали ввод текущей даты по умолчанию с помощью Функции data ()
|Предмет |
|Предмет |
|КСЕ |
|Математика |
|Немецкий |
|язык |
|Физика |
|Экономика |
|Номер группы|
|Группа |
|Э-113 |
|Э-114 |
|Э-115 |

Заполняем таблицы данными.

Сведения о читателях

|Фамилия |Груп|Номерабонемен|Номер |Дата |
| |па |та |книги |получения |
|Сорокина |Э-11|1160 |1257 |06.09.02 |
|Л.Ю. |4 | | | |
|Мухина Р.Д.|Э-11|1267 |1268 |06.09.02 |
| |4 | | | |
|Мусина Р. |Э-11|1540 |1269 |06.09.02 |
| |5 | | | |
|Мельникова |Э-11|1590 |1287 |06.09.02 |
|М.; |3 | | | |
|Шумилова |Э-11|2578 |1489 |06.09.02 |
|Е.Г. |5 | | | |
|Юмагулова |Э-11|3124 |1579 |06.09.02 |
|Э.А. |4 | | | |
|Урманова |Э-11|3125 |2100 |06.09.02 |
|А.Р. |3 | | | |
|Тюрина А |Э-11|5342 |2234 |06.09.02 |
| |4 | | | |
|Гончар А.Д.|Э-11|3214 |2465 |06.09.02 |
| |4 | | | |
|Кузнецова |Э-11|3365 |2541 |06.09.02 |
|С.Р. |4 | | | |
|Евсюкова |Э-11|3687 |2587 |06.09.02 |
|Н.В. |4 | | | |
|Данилова |Э-11|5487 |2790 |06.09.02 |
|Е.Д. |4 | | | |
|Елемова |Э-11|5497 |2990 |06.09.02 |
|И.П. |5 | | | |
|Головина |Э-11|3697 |3675 |06.09.02 |
|О.Э. |3 | | | |
|Бикташева |Э-11|5187 |4122 |06.09.02 |
|С.А. |3 | | | |
|Бабикова |Э-11|5214 |5241 |06.09.02 |
|Р.Л. |3 | | | |
|Бочкарёва |Э-11|8216 |5721 |06.09.02 |
|О.Л. |3 | | | |
|Коленченко |Э-11|5548 |5732 |06.09.02 |
|Т.Н. |4 | | | |
|Смакова |Э-11|5268 |8842 |06.09.02 |
|О.Г. |4 | | | |

Общие сведения о книгах

|Груп|Фамилия |Номерабонемен|
|па | |та |
|Э-11|Елемова |5497 |
|5 |И.П. | |
|Э-11|Мусина Р. |1540 |
|5 | | |
|Э-11|Шумилова |2578 |
|5 |Е.Г. | |

Затем создаём аналогичным способом Запрос из двух полей. В качестве источника данных выбираем две таблицы Общие сведения о книгах и Сведения о читателях. Перетаскиваем поля Автор Предмет из первой таблицы и поля
Фамилия Группа Номерабонемента Дата получения из второй таблицы.

|Фамилия |Груп|Номерабонемен|
| |па |та |
|Мельникова|Э-11|1590 |
|М.; |3 | |
|Головина |Э-11|3697 |
|О.Э. |3 | |
|Урманова |Э-11|3125 |
|А.Р. |3 | |
|Бабикова |Э-11|5214 |
|Р.Л. |3 | |
|Бикташева |Э-11|5187 |
|С.А. |3 | |
|Бочкарёва |Э-11|8216 |
|О.Л. |3 | |

Запросы с вычисляемым полем. Выбираем таблицу Общие сведения о книгах.
Перетаскиваем поля Цена Количество Предмет. Включаем на панели инструментов кнопку Групповые операции. В полях Цена и количество выбираем функцию
Sum. В поле Предмет в Условии отбора Набираем [Введите предмет]. Этим запросом мы посчитаем количество и общую сумму книг по определённому предмету.
|Запрос с выч полем |
|Sum-Цен|Sum-Количест|Предмет|
|а |во | |
|265,59р|5 |Экономи|
|. | |ка |

Итоговый запрос. Вычисляет различные статистические параметры. Выбираем таблицу Общие сведения о книгах. Поля Предмет Автор Годиздания. Включаем
Групповые операции и в поле Автор выбираем функциюCount Количество записей, соответствующее поле которых не содержит величины Null. Мы получим в результате выполнения запроса количество авторов по предметам и годам издания.
|Итоговый запрос |
|Предмет |Count-Авт|Годиздан|
| |ор |ия |
|КСЕ |1 |1996 |
|КСЕ |2 |1999 |
|КСЕ |1 |2000 |
|КСЕ |1 |2001 |
|Культуроло|1 |1987 |
|гия | | |
|Культуроло|1 |1998 |
|гия | | |
|Математика|1 |1957 |
|Математика|1 |1978 |
|Математика|1 |1987 |
|Математика|1 |1995 |
|Математика|1 |1998 |
|Немецкий |1 |1978 |
|язык | | |
|Немецкий |1 |1980 |
|язык | | |
|Немецкий |1 |1985 |
|язык | | |
|Немецкий |1 |2001 |
|язык | | |
|Физика |1 |1967 |
|Физика |1 |1985 |
|Физика |1 |1989 |
|Физика |1 |1994 |
|Физика |2 |1999 |
|Экономика |1 |1987 |
|Экономика |1 |1990 |
|Экономика |1 |1999 |
|Экономика |1 |2000 |
|Экономика |1 |2001 |

Задание № 4.

Создать удобные подчиненные формы на основе таблиц для ввода, редактирования и отображения данных.