ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ

| Категория реферата: Рефераты по менеджменту
| Теги реферата: реферати курсові, ответы по математике
| Добавил(а) на сайт: Балин.

Метод аналогии непроизвольно и регулярно используется людьми в повседневной жизни и составляет их так называемый жизненный опыт.
Обыденность этого метода делает его наиболее привлекательным – изучаемое явление сопоставляется с другими внешне схожими, имевшими место при сходных обстоятельствах. Зная, чем завершилась аналогичная ситуация в прошлом, можно предположить вероятный ход событий в будущем. Но при кажущейся простоте это способ малонадежен и пригоден только для укрупненного анализа. Дело в том, что внешне схожие явления в действительности существенно разнятся и, прежде чем сопоставлять имеющиеся сведения с параметрами других известных явлений, необходимо тщательно сопоставить различия и только после этого приступать к определению сходства.

Сложившееся по аналогии представление о вероятном развитии события уточняется выявлением характерных для данного события устойчивых тенденций с помощью графиков и диаграмм для установления кривой развития (восходящая, нисходящая или цикличная). Анализ полученной траектории развития прогнозируемого события проводят, исходят из предположения, что при отсутствии данных, указывающих на обратное, существующая тенденция в обозримом будущем не изменится. В целом при исследовании относительно длительных событий, поддающихся количественной оценке с помощью графиков и диаграмм, графический способ вполне гарантирует от грубых ошибок. Однако следует помнить, что движущая сила любых интенсивных действий всегда имеет тенденцию к затуханию активности и важно не упустить момента перелома, чтобы наметившийся спад не пришелся на прогнозируемый период.

При анализе краткосрочных событий, когда графический способ применить невозможно, вынужденно пользуются методом причинных связей – выявляют и анализируют причины возникновения и функционирования данного явления и сопоставляют их с причинами, исключающими его существование и на этой основе строят предположение о возможной перспективе развития событий.
Несколько проще обстоит дело с экономическими проблемами, для которых характерны циклические изменения. В этих случаях, даже не имея аналогий, есть основания предположить, что цикличность развития сохранится на будущее, если она подтверждается достоверными данными, охватывающими период не менее двух полных циклов.

Психологически трудно начать изложение накопленного материала на бумаге. Полной уверенности в том, что работа завершена, никогда не бывает, но накопленный потенциал знаний и уходящее время заставляют приступить к составлению итогового документа. Убедив себя в этой необходимости, начинайте составлять черновой вариант и работайте над ним не останавливаясь, пока пишется, не подвергая сомнению написанное и оставляя пропуски для недостающих данных и примеров. Это обеспечит фиксацию первоначальных ассоциаций в том виде, в каком они возникли по ходу общего ознакомления с проблемой как основы для нестандартных (оригинальных) обобщений. В этом, прежде всего, ценность изложенного экспромтом чернового варианта, фиксирующего преимущественно свободные от стереотипов (штампов мышления) авторские мысли.. По мере последующих рассуждений, направляемых рамками рабочей гипотезы, сознание постепенно и необратимо стирает остроту первоначального восприятия и, если оно не было своевременно зафиксировано, восстановить его практически невозможно. В итоге, изложение потеряет свежесть и превратится в сухой трудно воспринимаемый материал. Исписавшись, надо сразу приступить к составлению предварительного варианта итогового документа с соблюдением всех требований, предъявляемых к материалам такого типа.

В целом комплекс требований к деловой информации укладывается в короткую формулу – своевременность и полезность. Факультативно экспертиза - оперативный документ, по форме - способ доказательства авторских концепций, а по содержанию - подборка новейших сведений, изложенных так, что ясно видно их значение для решения поставленной задачи. Ее основная цель - убедить потребителя, от инициативы и активности которого зависит действенность и дальнейшая судьба документа, в правильности авторских обобщений и выводов и побудить его к действиям в указанном направлении.
Феномен деловой информации в органической связи сознания с действием – нет импульса к действию, нет полезной информации. Ценной считается только та информация, которая обеспечивает ее потребителю выработку надежного алгоритма поведения в сложившейся проблемной ситуации.

Активное восприятие делового сообщения (проникновение в суть его содержания) непосредственно зависит от личностных установок читателя
(подготовленности, потребностей, интересов и настроения), определяющих форму реагирования на полученные сведения. Согласно закономерности хранения следов в памяти воспринимаемая извне информация немедленно перерабатывается в сторону обобщения. При этом отфильтровывается все несущественное и остается только логическая канва, совмещенная с системой взглядов и отношений (установкой личности) потребителя. Поэтому необходимо так изложить материал, чтобы адресат (конкретный субъект) воспринял авторские обобщения и выводы, как свои собственные.

Активность позитивных реакций читателя на текст документа непосредственно зависит от умения автора нейтрализовать негативные барьеры, препятствующие восприятию содержания.
1. Тезаурусный (познавательный) барьер, зависящий от уровня специальных знаний читателя. Если эти знания недостаточны, то он не поймет содержания, если избыточны, то оно покажется ему насыщенным прописными истинами. И то, и другое раздражает потребителя и резко снижает действенность документа. Особенность экспертизы заключается в том, что она готовится для подготовленного читателя, которому не надо разжевывать ее положения на многочисленных примерах. В ней должен присутствовать необходимый минимум исходной информации и максимум авторских рассуждений. Мастерство здесь состоит в умении коротко, просто и доходчиво повествовать о серьезных вещах. Обычно хорошо воспринимается то, что известно и близко интересам адресата, тогда даже краткое сообщение предстанет ему в развернутом, образном виде. Также дают импульс к преодолению стереотипов мышления в сознании потребителя новизна и актуальность авторских рассуждений, поражающих воображение своей неожиданностью.
2. Суггестивный (доверительный) барьер, когда адресат сомневается в компетентности автора и не верит его концепциям. В быту каждый индивидуум охотно следует логике собственных рассуждений и проявляет антипатию к идеям со стороны. Эта врожденная склонность возражать чужим доводам рассеивает внимание на поиск возражений в пользу собственной ориентации, мобилизуя волю на подавление неудовлетворенных потребностей, что резко повышает затраты умственной энергии и снижает восприимчивость сознания к поступающей извне информации. В сфере управленческой деятельности руководитель, давший задание на экспертизу, заведомо ставит себя в положение ожидания информации. Такая направленная заинтересованность обеспечивает положительный настрой к ожидаемому материалу и, чтобы не растерять авансированного доверия, следует вести изложение в уважительной форме без менторства (поучения) и зазнайства (подчеркивания собственного превосходства). Главное надо стремиться обострить состояние ожидания, так излагая содержание, чтобы оно как можно лучше вписывалось в рамки жизненного опыта и профессиональной подготовки адресата, тогда он будет внимательно следить за своим понятийным аппаратом, сопоставляя собственные знания с содержанием изложения и воспринимая текст как приятную беседу с мудрым собеседником.
3. Есть еще ситуативный (конъюнктурный) барьер. Он возникает тогда, когда меняется ориентация вышестоящих инстанций по данной проблеме. Если это произошло на этапе чернового изложения, то можно еще попытаться переориентировать авторские концепции в новом направлении. Но если ориентация изменилась после составления предварительного варианта изложения итогового документа, то целевой подбор фактуры уже не обеспечит решения задачи, условия которой радикально изменились.

Основная цель составления предварительного варианта - критическая оценка чернового изложения аналитического материала, его композиционное расположение, заполнение пробелов, соблюдение делового стиля, смысловое уточнение используемых терминов, особенно в заголовках, в разделе, формирующем задачу, в выводах и предложениях. Если автор и читатель будут по разному толковать термины, то взаимопонимание исключено.
Помогает овладеть вниманием и запечатлеть в памяти читателя компоновка
(композиция) экспертизы. В деловой практике преимущественно распространено деление материала на три композиционно – логические части: вступление, изложение и заключение. Такое построение деловой информации сразу вводит потребителя в суть вопроса, последовательно разъясняет ему все положения экспертизы и в итоге дает четко сформулированные рекомендации для решения поставленной задачи. Оно наиболее соответствует основной цели документа – создать и логически разрешить проблемную ситуацию, установив непосредственную связь между объяснением закономерностей функционирования и развития явления и практическим разрешением проблемной ситуации.

Вступление - это введение читателя в суть рассматриваемой проблемы с раскрытием ее значения для решения поставленной задачи. В последнее время роль вступления повысилась. Ранее считалось, что начало и конец печатного текста усваиваются одинаково хорошо, однако к настоящему времени однозначно установлено, что лучше понимается и запоминается именно начало, а хуже всего конец. Поэтому надо уже в начале заручиться доверием адресата к документу, как к надежному источнику достоверной информации, и заинтриговать его, вызвав тем самым ощущение сопричастности к неразрешенной пока ситуации.
Это достигается изложением краткой, но емкой характеристики проблемы в целом, составленной на основе впечатляющих фактов, цифр и ссылок на авторитетные источники - постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие документы директивного характера. Чувство большой ответственности за практическое разрешение конфликтной ситуации психологически подготовит читателя к эффективному восприятию содержания последующего изложения, в котором он будет искать выход из возникшего у него тревожного состояния неопределенности.
Учитывая высокий авторитет руководящих документов, на которые делаются ссылки, надо особенно тщательно фиксировать их названия, номера и даты выпуска, не допуская ни малейшего искажения содержания. Даже незначительные отклонения или ошибки, в том числе грамматические, могут вызвать резко негативное отношение к документу и не исключено, что он будет возвращен на доработку не дочитанным.
Вступление - это визитная карточка, которой специалист представляет подготовленный документ руководителю, давшему ответственное задание, и которая представляет также и самого специалиста.

Главная часть экспертизы – изложение деловой информации, которая достаточно подробно, обстоятельно и всесторонне раскрывается суть рассматриваемой проблемы.
Деловая информация – документ смешанного состава, включающий повествование, описание и рассуждение.

1. Повествование - последовательный рассказ о событии в той хронологической последовательности, в какой они происходили в действительности;

2. Описание – характеристика события путем перечисления его признаков, свойств и особенностей;

3. Рассуждение - раскрытие внутренних причинно – следственных связей события.
Первые два раздела строятся на фактическом материале, поддающемся объективной (количественной и качественной) оценке, независимо от позиции автора.
В повествовании, чтобы оно легче воспринималось и оценивалось читателем, необходимо строго придерживаться хронологического принципа, а если хронология нарушается, то это должно быть логически оправданным и обязательно мотивированным в тексте.
При составлении описания надо стремиться к тому, чтобы его элементы раскрывали действительно важные признаки и свойства и располагались по степени важности – сначала наиболее существенные для данного момента в сложившейся ситуации и далее по убывающей.
В рассуждении дается в логической последовательности ряд определений, суждений и умозаключений, доказывающих положения рабочей гипотезы.

В целом деловая информация – документ целенаправленного действия, за текстом которого стоит автор, преследующий цель добиться согласия читателя со своим мнением и побудить его к действию в направлении, описанном в подготовленных им рекомендациях. Процесс воздействия деловой информации на потребителя состоит из трех последовательных стадий:
1. Информирование. Повествуя о предмете изложения, особенно в форме, возбуждающей интерес, автор стимулирует читателя к размышлению

(включение сознания);
2. Убеждение. Убедительно рассуждая о структуре события, автор побуждает читателя к осмыслению информации и включению ее в систему собственных взглядов путем закрепления в памяти главного (обретение уверенности в правильности приводимых доводов);
3. Побуждение. Обретя уверенность в правильности приведенных автором рассуждений, читатель испытывает стремление к активным действиям

(выработка алгоритма поведения).

Иногда выделяют еще одну стадию (фазу) – внушение, но это частный случай побуждения, когда довод (факт, пример) настолько ошеломляет читателя своей неожиданной очевидностью, что воспринимается, минуя фазу осмысления, как бесспорное утверждение.

Действенность изложения зависит от доступности представленных для понимания сведений и рассуждений, что определяется, с одной стороны, компетентностью читателя, а с другой - доходчивостью изложения. Поэтому деловой текст - это функция двух составляющих: содержания (смысловой части)
– первичная функция и оформления (языкового материала) – вторичная, ориентирующая функция.

Содержание.

Приступая к изложению автор должен иметь четко сформулированную определенную цель и в соответствии с ней формировать деловое сообщение, наглядно иллюстрируя свои мысли впечатляющими (запоминающимися) фактами и примерами для активизации внимания читателя и побуждения его к действию. Но чтобы достичь эффекта побуждения, кроме глубокого знания предмета изложения надо еще уверенно владеть приемами и правилами убедительного рассуждения – обязательный компонент мастерства настоящего специалиста. Дело в том, что способность мыслить логически – врожденное качество человека и каждый рассуждающий стихийно следует законам логики, но в этой стихийности обычно превалирует стремление выдать желаемое за действительное. Избежать скоропалительных обобщений и выводов можно только сознательным следованием принципам формальной логики – науки об искусстве аргументированного рассуждения.

Согласно этим принципам, мысль в рассуждении должна сохранять неизменное содержание (закон тождества), нельзя одновременно утверждать
«да» и «нет» по одному и тому же поводу (закон противоречия), бесполезно искать компромисс «или-или» на конкретно поставленный вопрос – ответ должен быть однозначным «да» или «нет» (закон исключения третьего) и ничто не утверждается голословно – правильная мысль должна обосновываться другими уже доказанными (бесспорными) мыслями (закон достаточного основания). На этих принципах строится логический прием - доказательство, включающий три взаимосвязанных элемента: тезис, аргумент и демонстрацию.

Тезис (основная идея в рассуждении) это мысль, которую надо доказать.
Она должна быть четко сформулированной и неизменной в течение всего доказательства. Чтобы убеждать надо самому быть уверенным в своей правоте, а она приобретается доскональным знанием предмета рассуждения и четко сформулированной на этой основе мыслью. Продуманную до мелочей мысль практически невозможно подменить (исказить) в ходе рассуждения, и наоборот, расплывчатая мысль ведет, как правило, к путанице понятий (противоречию с самим собой) и полной несостоятельности – потере нити рассуждения.
Аргументы (доводы) в пользу тезиса - это основание доказательства, его фундамент. Они должны быть бесспорными, уже доказанными независимо от тезиса и достаточными в такой мере, чтобы из них как необходимое следствие вытекал тезис. Сомнительные доводы всегда ведут к несостоятельным выводам, разрушающим всю систему доказательства. Однако при аргументировании тезиса нельзя терять чувства меры – недостаточное и чрезмерное доказательства одинаково опасны. В первом случае делается попытка формировать далеко идущие выводы на основе недостаточных по объему и содержанию фактов, которые выглядят поспешными и потому недостаточно убедительными. Во втором
– приведение все большего количества доводов в пользу очевидных положений превращается в бесполезное и скучное чтение прописных истин. И то, и другое вызывает раздражение. Умение отбирать наиболее убедительные обоснования своей точки зрения, отбрасывая все несущественное – секрет мастерства.

Демонстрация – это способ рассуждения, показывающий логическую связь тезиса с аргументами, то есть, что тезис логически необходимо вытекает из достоверно установленных фактов и доводов. Она не может быть произвольной, так как логика рассуждений в каждом конкретном случае диктуется спецификой темы, характером и объемом информации к ней. Различают три способа демонстрации.
1. Аналогия – уподобление неизвестного известному, имевшему место в подобной ситуации. Она опирается на прошлый опыт и дает возможность сравнительно объективно судить о незнакомых событиях, не имея достаточной информации. Применяется как прикидка на этапе составления рабочей гипотезы или как яркий пример, рассчитанный на ассоциативное восприятие. Для доказательства используется в сочетании с более точными способами.
2. Дедукция – движение от общего к частному. Здесь фактура (частное) подводится под общепринятые (научные) положения, то есть роль логических оснований, на которые опираются оценки, обобщения и выводы, выполняют законы науки (эмпирические обобщения или аксиоматические положения). Дедукция обычно используется при научных исследованиях.
3. Индукция – движение от частного к общему, то есть вывод делается на основе анализа и обобщения фактуры. Это - основной метод экспертизы событий, явлений и ситуаций в экономике и технике. Индукция бывает двух видов: полная и неполная.

Полная индукция - это частный случай индуктивного метода, когда налицо условия для обобщения всех возможных случаев определенного рода, обеспечивающие достижение абсолютного результата – нового всеобщего закона, где гарантия убедительности достигается всеобщностью анализа. В своем апогее она смыкается с дедукцией, как метод научного синтеза. Для обычной экспертизы значения не имеет.

Неполная индукция - это обобщение на основе анализа отдельных случаев, признаки которых принимаются за типичные для объектов данного рода. Она, разумеется, не дает безусловного вывода, но обеспечивает достаточную вероятность, условием состоятельности которой является отсутствие противоречащих случаев в анализе. Здесь доказательное значение метода определяется не количеством, а качеством отобранной фактуры. Она также бывает двух видов: популярная (обывательская) индукция и индукция через отбор.