Московский Государственный Автомобильно-Дорожный Институт (Технический
Университет)

Кафедра экономики дорожного хозяйства.

Реферат: «Информационное обеспечение в процессе управления».

Преподаватель:

Виноградова В.Ю.

Студент:

Гончарова В.А.

МОСКВА 1998г.
План.

Научный метод управления……………………стр. 2
Управленческий цикл…………………….…….стр. 3
Схема информационной системы……………..стр. 5
Управленческая информация и закономерности ее движения………………………………………...стр. 7
Особенности обмена письменной информацией………………………………...……стр. 10
Собрание и совещание как форма обмена управленческой информацией…………………..стр. 12
Организация деловых бесед…………………..стр. 15
Теория информации…………………...………стр. 19
Организация коммуникативных процессов….стр. 22

Ни одна организация никак не может осуществлять свою деятельность без информации. В процессе нормального функционирования организации, управления ею в различного рода информации нуждаются все ее работники, от простого рабочего или служащего, до директора. В данном реферате рассматриваются различные виды информации, пути ее передачи и многое другое.

1. Научный метод управления.

Гипотеза

Не верна

Гипотеза

верна

Теория и направление управления.

Исследуются два трансформационных процесса:

. материальные процессы;

. информационные процессы, в которых управление рассматривается как информационное воздействие.

Эти два процесса отражают две стороны управления: o содержимое; o форма или метод изучения процесса.

Содержательной стороной процесса занимаются прикладные науки, а формой процесса управления занимаются управленческие науки — менеджмент.

Информационные процессы являются не самоцелью, они призваны в конечном итоге управлять материальными потоками, взаимодействием материальных и информационных потоков.

2. Управленческий цикл.
Управленческий цикл содержит в себе четыре функции, — это планирование, организация, мотивация, контроль. Данные функции охватывают все виды управленческой деятельности по. созданию материальных ценностей, финансированию, маркетингу и т. д.
Планирование. Эта функция представляет собой по существу процесс подготовки решений. Этапы планирования: а) постановка целей; б) определение исходных предпосылок; в) выявление альтернатив; г) выбор наилучшей альтернативы; д) ввод и исполнение плана.
Организация. Функция организации нацелена на упорядочение деятельности менеджера и исполнителей. Это прежде всего оценка менеджером своих возможностей, изучение подчиненных, определение потенциальных возможностей каждого работника, расстановка сил и т. д. Вся эта организаторская деятельность протекает на фоне проявление вполне конкретных структур предприятия.
Мотивация. После проведения подготовительных мероприятий менеджер должен обеспечить успешное выполнение работы В этих целях используются: а) стимулирование, т. е. побуждение работников к активной деятельности с помощью внешних факторов (материальное и моральное стимулирование); б) собственно мотивирование, т. е. создание у работников внутренних
(психологических) побуждений к труду. Главным здесь являются: заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности, переживание чувства удовлетворения от трудовой деятельности. Менеджер, чтоб успешно осуществить эту функцию управления должен быть компетентен в различных аспектах коммуникации он обязан развивать у себя соответствующие умения и навыки.
Контроль. Эта функция, как говорил Г. Файоль, «состоит в подтверждении того, что все идет в соответствии с принятым планом, существующими директивными документами и принятыми принципами управления». Другими словами, контроль — это процесс проверки и сопоставления фактических результатов с заданиями.
Круговорот управленческого цикла. Как известно, менеджер постоянно занят осуществлением управленческих функций. Если он хочет обеспечить будущее своему предприятию (организации), ему надо по серьезному включаться во все детали управления. И начинать нужно с планирования. Каждый профессионал планирует свою работу
— управляющий с карандашом в руках и с обычной канцелярской резинкой проводит многие часы над бюджетом;
— продавец тщательно обдумывает свой процесс общения с покупателями;
— плотник прежде чем сделать надрез на куске дерева, производит разметку.
Он следует мудрому совету: «Сем раз отмерь, один раз отрежь».
Если работа спланирована, то она должна быть организована, а работники подготовлены для целенаправленной деятельности. Они должны иметь четкую линию поведения и понимать, что их ждет впереди. Работники тянутся к детальному осознанию своей работы, они открываются для делового контроля своих производственных операций. Отсюда, необходимость в контроле. Он включает: а) простой и понятный план деятельности; б) эффективные и ненавязчивые методы контроля; в) обратную связь, т. е. надежную информацию о прогрессе в работе; г) корректирующие действия.

Довольно часто коррекция обеспечивается без каких-либо усилий: подчиненному достаточно услышать от руководителя какую-либо побудительную фразу или даже слово: «Так держать!» «Будь внимательней!» «Хорошо!» и т. д.
Все это воздействует на эмоциональную сферу работника. Реакция работника здесь мгновенная. Значительно труднее осуществлять коррекцию, если приходится обращаться к организационным факторам. Скажем, работник уяснил суть своей деятельности, включился в работу, но успеха не последовало.
Проблема может состоять в том, что работы оказалось больше, чем ожидалось.
Здесь требуется известная перегруппировка усилий, а может быть и соответствующая помощь. Иногда возникает необходимость введения изменений в планирование.

Как видно все четыре функции управления (планирование, организация, мотивация и контроль) находятся в определенном круговороте. Они взаимно связаны и взаимообусловлены: ни одно звено из этой цепи не выкинешь.
Ключевые проблемы: а) деятельность менеджера заключена в четырех основных функциях
(планирование/организация, мотивация, контроль). Любые иные виды деятельности работают на эти ключевые функции, отличающие менеджера от других лиц бизнеса; б) поскольку менеджер достигает целей организации с помощью своих подчиненных, то функция мотивации сегодня является самой существенной; в) цели организации могут быть достигнуты только при условии хорошо налаженной обратной связи, т. е. при осуществлении надежного контроля.
Однако контроль — это не опека. Эффективный контроль — это совет, помощь, современная подсказка, поощрение, одобрение и т. д. Контроль не несет в себе возмездия за упущения; г) все основные функции менеджмента цементируются действиями, менеджера по принятию решения. Эффективные решения, подчеркивает американский теоретик менеджмента К. Киллен — «залог существования коммерческого предприятия». Они являются существенным элементом каждой из рассмотренных выше четырех функций управления