Организация секретарской службы

| Категория реферата: Рефераты по менеджменту
| Теги реферата: скачать курсовую работу на тему, ответы по истории
| Добавил(а) на сайт: Esaulov.

На секретаря может быть возложена обязанность по обеспечению отъезда командируемых, в том числе приобретение билетов в наиболее приемлемые сроки и предварительный заказ гостиниц в местах командирования (если размещение обеспечивает принимающая организация, то ей заблаговременно направляется информация о количестве командируемых и их персональном составе).
Секретарь, как правило, изготавливает приказ о командировке и командировочные удостоверения, для регистрации которых он ведет специальный журнал, где отмечает номера выданных удостоверений, кому эти удостоверения выданы. Лица, получившие удостоверения, ставят свою подпись, секретарь проставляет сроки убытия и фактического прибытия командированного, делает отметки о сдаче тематического и финансового отчетов. При оформлении командировок и- финансовых отчетов по ним следует руководствоваться положениями постановления Совета Министров СССР от 18 марта 1988г. «О служебных командировках в пределах СССР»'.
Если размер расходов на служебную командировку (расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командирования и обратно) известен заранее, то оплата этих расходов с согласия командируемых работников производится без представления подтверждающих документов.
Важным элементом организационной стороны секретарского обслуживания является обеспечение личных контактов руководства с посетителями. Такое обеспечение ведется в отношении следующих групп посетителей: граждане, сотрудники данной организации, работники родственных и сторонних организаций.
Прием граждан проводится в заранее оговоренные дни и часы, которые фиксируются в объявлениях, помещенных у входа в организацию, на справочно- информационных стендах внутри самой организации и у служебных помещений руководства. Сотрудники организации для решения вопросов, не связанных со служебной деятельностью, принимаются руководителем наравне со всеми гражданами.
Секретарь ведет предварительную запись граждан на прием, в ходе которой устанавливает правильность обращения именно в данную организацию, записывает фамилию, имя и отчество посетителя, краткое содержание интересующего его вопроса. Все эти сведения фиксируются в специальной книге
(журнале) или на карточках, из которых затем формируется картотека, ведущаяся по алфавитному признаку. Секретарь может дополнительно извещать граждан о конкретном дне и часе их приема. В случае неправильного выбора организации для обращения секретарь рекомендует гражданину организацию, где наиболее полно может быть рассмотрен интересующий его вопрос.
При необходимости секретарь подготавливает для проведения приема граждан требующуюся для этого информацию, в том числе документальные материалы по упоминаемым посетителями вопросам, сведения о повторных посещениях.
В ходе приема секретарь обеспечивает соблюдение имеющейся по предварительной записи очередности и ведет запись решений в книге (журнале) и карточках по итогам переговоров руководителя с гражданами. Впоследствии секретарь извещает граждан лично, по телефону или письменно об окончательном решении по их вопросам (о сроках исполнения таких документов и контроле за их исполнением упоминается отдельно).

Для приема сотрудников организации дополнительно выделяются специальные дни в неделе, декаде, месяце и т.д., например «день открытых дверей», «день открытого письма». Для их проведения не требуется предварительных записей на прием; ведется протокольная запись беседы руководителя с сотрудниками, в ходе которой вопросы решаются оперативно на месте или оговариваются сроки и формы их решения. Прием руководителем сотрудников данной организации по служебным вопросам проводится в заранее установленные сроки, о чем путем помещения объявлений информируется весь персонал организации. Сведения о порядке приема сотрудников по служебным вопросам могут включаться также в разного рода регламенты.
Секретарь должен располагать перечнем вопросов, по которым руководитель принимает вне зависимости от установленного времени, а также списком должностных лиц, имеющих неограниченный доступ к руководителю. При возникновении неотложной необходимости контакта сотрудника с руководителем в нарушение существующего порядка секретарь информирует об этом руководителя и о его решении сообщает сотруднику. Секретарю целесообразно вести запись поручений и указаний, возникающих по итогам посещений сотрудников.
Посещение сотрудниками руководителя может быть заменено его обходом рабочих мест. При необходимости секретарь информирует руководство подразделений о предстоящем обходе и тех вопросах, которые намечено при этом рассмотреть. В соответствии с указанием руководителя секретарь может вести запись его бесед с сотрудниками во время обхода.
Время приема сторонних должностных лиц (работников родственных и сторонних организаций, в том числе и прибивших в командировку) предварительно согласовывается. В ходе такого согласования определяются взаимоприемлемые сроки прибытия этих лиц. В случае несанкционированного прибытия работника секретарю следует уточнить интересующие того вопросы и целесообразность встречи именно с руководителем организации (ведь тот или иной вопрос может быть решен на уровне конкретного подразделения). Если же вопрос требует решения на уровне руководства, секретарь сообщает о создавшейся ситуации руководителю и информирует посетителя о возможности беседы. В случае невозможности оперативного приема посетителя ему сообщается о точной дате и времени возможного приема. Одновременно секретарь записывает данные о посетителе (фамилию, организацию, должность, адрес и телефона) и сообщает ему телефоны организации, по которым он может получить дополнительную интересующую его информацию. При наличии у посетителей командировочных документов, свидетельствующих о направлении их именно в данную организацию, в таких документах делаются необходимые отметки.
В число организационных операций секретарского обслуживания входит обеспечение руководства необходимыми канцелярскими принадлежностями (клеем, скрепками, кнопками и т.п.), бумагой. При оснащении рабочего места руководителя средствами оргтехники секретарь обеспечивает их надлежащее эксплуатационное состояние и необходимый технический уход (например, зачехление их после работы, обеспыливание и т.п.), для чего прибегает к помощи сотрудников специализированных подразделений организации, а в случае их отсутствия — к услугам специализированных организаций.
В обязанности секретаря входит также обеспечение нормальных условий труда
(освещение, температура и т.п.) в рабочем помещении руководителя и на своем рабочем месте.
В комплекс условий труда входят следующие показатели.
Освещенность. Наиболее целесообразно комбинированное освещение — общее для всего помещения и местное для конкретного рабочего места. Для местного освещения мощность ламп не должна превышать 75 Вт. Следует также предусматривать оснащение рабочих мест светозащитными шторами. Минимальная норма освещенности равна 300 Лк. Следует учитывать, что окраска помещений в светлые тона за счет более высокого коэффициента их отражения (до 40% и выше) на 20 — 30% повышает их освещенность без дополнительных затрат.
Микроклимат. Наиболее благоприятными являются температура служебного помещения + 20 - 22°С, относительная влажность воздуха в зимний период 45—
50% в летний период - 50- 55%. Воздух должен быть чистым.
Для обеспечения его чистоты помимо естественной и искусственной
(кондиционеры) вентиляции могут применяться бытовые воздухоочистители.
Улучшает состав воздуха, снимает зрительное утомление озеленение служебных помещений, являющееся вместе с тем и эстетическим элементом интерьера. При выборе растений необходимо учитывать размещение служебных помещений относительно строн света, а также температурный режим и влажность воздуха.
Цвет и формы растений должны гармонировать с цветом окраски помещений и размещенного в них оборудования.
Цветность. Рекомендуется использовать светлые тона цветовой окраски служебных помещений, например оттенки зеленого, голубого, желтого и промежуточные.
Шум. Уровень шума не должен превышать 60 дБ. Для понижения шумовых уровней применяются акустическая обивка стен, устройство подвесных акустических потолков и установка акустических экранов.
При оснащении рабочего места секретаря техническими средствами, специализированной мебелью и другим оборудованием следует предусматривать возможности для гибкого использования технических средств; максимальной электрификации, хранения личных вещей, расстановки рабочих и дополнительных столов и тумб в различной последовательности, хранения различных носителей информации, в том числе микрофильмов и магнитных лент, модульного расширения имеющихся столов, шкафов и т.п., а также для создания разных уровней высоты рабочих поверхностей мебели при одной высоте подставки для ног.
Необходимо учитывать также периодичность и трудоемкость выполняемых секретарем операций, характер и объем документации, с которой он работает, взаимосвязи секретаря с подразделениями организации и со сторонними организациями. Если для размещения посетителей, ожидающих приема, выделяется специальная комната, то она должна находиться рядом с помещением, где располагается секретарь, и иметь достаточное количество конторских стульев, диванов и т.п.

Рабочее место секретаря следует обеспечить справочно-информационными материалами, необходимыми ему для оперативной работы, в том числе телефонными справочниками, справочниками по административно- территориальному делению, орфографическими справочниками, словарями технических отраслевых терминов, каталогами, проспектами и т.п. Все эти материалы должны иметь яркую и четкую индикацию для ускорений их поиска и храниться в специализированных средствах оргтехники.

При выделении площади для размещения рабочего места секретари необходимо учитывать возможность размещениям посетителей без возникновения помех для нормальной работы секретаря.

При определении площади, необходимой для размещения рабочего места секретаря, следует руководствоваться действующими нормативно-методическими документами (например, «Строительными нормами и правилами» и т.п.), имея при этом в виду выделение площади для приема и переговоров с посетителями не менее 12 м2. Ориентировочно площадь для размещения рабочего места секретаря должна занимать от 8 до 24м2.

При определении времени работы секретаря учитывается время, в течение которого он выполняет работы, как предусмотренные, так и не предусмотренные должностной инструкцией, и время перерывов на отдых и личные надобности.
Жёсткой регламентации подлежит время для перерывов на отдых, которое желательно назначать на середину рабочего дня. В течение этого перерыва, который должен длиться от 30 до 60 мин, следует предусмотреть прием пищи и послеобеденный отдых. Желательно также устраивать перерывы для предупреждения утомления до 5 мин после каждого часа работы. График обеденного перерыва секретаря нужно строить с учетом графика такого перерыва у руководителя, но возможно и несовпадение этих графиков.

Многообразие операций секретарского обслуживания требует их регламентационного оформления. В этих целях следует разрабатывать должностные инструкции для секретарей с учетом действующих регламентов работы в данной организации. Такие инструкции как правило, должны включать следующие основные разделы: 1) общие положения, 2) основные обязанности, 3) права, 4) ответственность, 5) взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» излагаются квалификационные требования к секретарю, порядок его приема и увольнения; определяются документы, которыми он должен руководствоваться в своей работе. В разделе «Основные обязанности» перечисляются все документационные и организационные операции, исполнение которых возлагается на секретаря. В разделе «Права» излагаются права» которыми он может пользоваться в своей работе. Раздел
«Ответственность» содержит упоминание о тех видах ответственности, которая возлагается на секретаря при исполнении им своих обязанностей и использовании имеющихся у него прав. В разделе «Взаимоотношения» оговариваются взаимоотношения секретаря с руководителями организации, руководителями структурных подразделений и служб, с отдельными работниками организации.

В том случае, если выполнение секретарского обслуживания возлагается на специальное подразделение, составляются положение о таком подразделении и должностные инструкции на работников этого подразделения.