Реорганизация бизнес - процессов при изменении информационной системы в крупной организации.

Содержание:

1. Концепция информационной системы и требования которые могут к ней предъявляться
2. Типы изменений информационной системы
3. Принципы планирования проекта по изменению информационной системы
4. Принципы формирования и работы команды, отвечающей за изменение информационной системы, подбор ее участников и взаимоотношения с организацией

1. Концепция информационной системы и требования которые могут к ней предъявляться
В настоящее время понятие информационной системы настолько размыто, что под информационной системой может быть определено любое понятие от компьютерной программы, помогающей автоматизировать какой-то процесс, до сложивщегося набора правил и процедур, регламентирующих действия сотрудников компании по организации процессов создания и использования информации в нужном для компании виде.

Поэтому не ставя перед собой задачу рассмотреть все возможные определения для информационной системы, автор предложил бы1 понимать под информационной системой интегрированную базу данных, позволяющую благодаря своей функциональности обрабатывать широкий спектр бизнес процессов, в который могут входить следующие (поскольку данная работа связана с участием автора в конкретном проекте по интеграции новой информационной системы в крупной компании, определенные области деятельности организации могли не войти в данный список, как например кадровый учет, некоторые финансовые, бухгалтерские и логистические аспекты, маркетинг и т.д.):
. процесс приема заказов
. учет складского инвентаря
. учет транспортировок продукции
. процесс закупок продукции
. процесс таможенной очистки продукции
. бухгалтерское отражение всех указанных процессов
. учет счетов к получению
. учет счетов к выплате
. учет затрат и т.д.

__________________
1Поскольку выбор данной темы был обусловлен участием автора в проекте, во многом отражающем тенденции по изменению информационных систем в крупных компаниях, автор счел возможным рассматривать процесс перехода крупных компаний к новой интегрированной базе данных с широкой функциональностью во многом типичным, а следовательно и саму базу данных (постепенно завоевывающую рынок «крупных» информационных систем) типичной и наиболее подходящей под определение информационной системы.
Что касается функциональности информационной системы, то признаком
«системности» автор предложил бы считать степень разработанности данной функциональности. Чем больше областей деятельности организации охватывает данная конкретная база данных, и чем больше функциональных возможностей по учету нестандартных «жизненных ситуаций» эта база данных предоставляет, тем ближе ее можно отнести к информационной системе. Естественно информационная система должна быть способна обрабатывать достаточные объемы информации
(определяемые размером бизнеса конкретной организации) за относительно короткое время.

Под «интегрированностью» информационной системы можно понимать степень связанности всех процессов организации, которые нашли отражение в системе, в единое целое. Типичным примером интегрированной системы может быть система, которая позволяет учитывать и логистические, и бухгалтерские процессы. Например, при оформлении в системе заказа, который делает заказчик, в системе возникает соответствующая бухгалтерская проводка, увеличиваются счета к получению и уменьшается количество товара на складе, которое имеет статус свободного использования.

Предложив понимать под информационной системой описанное выше и ограничиваясь перечислением факторов, свойственных информационной системе, автор дал бы неполное представление о ней. Одной из важнейших компонент, непосредственно связанных с информационными системами, являются люди, использующие систему в своих целях, и процессы, регламентирующие деятельность сотрудников по использованию системы. Организация данных процессов и обучение сотрудников работе с системой являются ключевой предпосылкой успешного функционирования системы и будут описаны ниже при описании изменения информационной системы.
2. Типы изменений информационной системы
Изменения информационной системы можно классифицировать в зависимости от нескольких факторов. Под такими факторами автор предложил бы понимать следующие:
1. вид изменения информационной системы
2. причина изменения информационной системы
3. область изменения информационной системы
4. масштаб вовлечения ресурсов.
Опишем каждый из факторов более подробно, сделав оговорку, что вне зависимости от фактора или типа изменения каждый проект, относящийся к изменению информационной системы, имеет свои настолько уникальные черты, что вряд ли возможно найти два абсолютно идентичных проекта в этой области.
Это в первую очередь можно объяснить спецификой и уникальностью внутренней организации бизнес процессов в каждой компании, а также видом ее деятельности.

1. Вид изменения информационной системы
Здесь имеется в виду, насколько качественно сильным и радикальным является изменение. Можно условно выделить следующие типы изменений:
. Установка системы с нуля при отсутствии какой-нибудь предыдущей системы
(установка с нуля).
Здесь существенным моментом является то, что бизнес процессы не были автоматизированы, а внедрение системного подхода к ведению бизнеса требует автоматизации. В принципе этот тип целесообразно применять тогда, когда объемы бизнеса таковы, что уже становится трудно управлять ими и анализировать их на исключительной основе (то есть каждое событие в отдельности). Требуется какой-то механизм, позволяющий стандартизировать показатели, по которым происходит анализ эффективности деятельности организации.
. Расширение функциональных возможностей существующей системы (расширение функций).
Такое изменение возможно в двух случаях. В первом случае те процессы, которые попадают под расширенные функциональные возможности системы, начинают требовать системного стандартного подхода, как описано в предыдущем пункте. Второй случай происходит тогда, когда те процессы, которые не отслеживались в системе, ранее отслеживались в другой системе.
Это происходит, если другая система становится неэффективной, а та система, у которой расширяются функциональные возможности, позволяет отслеживать данные процессы эффективно. К особенностям этого типа изменений относится необходимость тщательного изучения возможностей дополнительной функциональности системы и ее адаптация к процессам в организации, где особенно важно учесть подготовку персонала к работе с системой.
. Отчуждение части функциональных возможностей существующей системы
(отчуждение функций).
Такого типа изменения возможны в случае изменения деятельности организации
(в частности, если какой-то из процессов, существовавших ранее и игравших важную роль, перестает быть актуальным). Например, при постройке завода прекращается импорт продукции, что приводит к тому, что процесс растаможки исчезает, и его эффективность не отслеживается, что в свою очередь приводит к отчуждению таможенного модуля информационной системы.
. Установка новой информационной системы при сохранении части функциональности старой системы (пристройка системы).
Здесь возможен вариант, когда новая система существует в качестве надстройки к старой и выполняет часть функций, которые раньше выполняла старая система или выполняет часть новых функций. Здесь, как и в предыдущем разделе, следует особое внимание обратить изучению возможностей новой системы, обучению персонала, а также организации коммуникации данных между двумя системами.
. Установка новой информационной системы при полном отчуждении старой системы (полная смена системы).
Это один из самых сложных проектов, потому что при его реализации следует учитывать сразу весь комплекс факторов:

- изучение процессов организации для проведения анализа при тестировании новой системы;

- изучение возможностей новой системы по сравнению со старой применительно к процессам организации;

- моделирование тестовых ситуаций;

- тестирование новой системы как в предварительном режиме, так и в режиме работы с реальными данными, вплоть до двойного ввода данных - в новую и старую систему одновременно;

- принятие решений относительно изменений в процессах, которые можно осуществить при смене системы;

- подготовка менеджмента и персонала к проведению изменений в процессах;

- обучение персонала работе с новой системой;

- планирование перехода со старой системы на новую при сохранении правильности данных и их учета;

- поддержка нормального функционирования новой системы в ближайшее время после перехода и в дальнейшем.
. Установка системы, которая выполняет роль интерфейса между двумя существующими, но не совместимыми ранее системами (установка интерфейса).
Для такого типа изменений характерна необходимость проведения тренингов для персонала по разъяснению основных изменений при работе с системами относительно новых возможностей, которые появляются при создании интерфейса, а также тщательное планирование технических разработок интерфейса.

2. Причина изменения информационной системы
Причина изменения информационной системы позволяет определить, почему произошла смена системы в организации. В качестве примеров можно привести ряд наиболее распространенных причин, по которым происходят изменения в информационной системе:
. технические характеристики системы (быстродействие, способность обрабатывать определенные объемы информации, совместимость с существующими системами, удобность использования). Здесь ключевую роль играет критичность технических способностей системы - если старая система не в состоянии обрабатывать вводимую в нее информацию с нужной скоростью, то тогда данная причина является одной из основных, из-за которых происходит изменение или смена информационной системы.
. область деятельности организации (появление новых процессов или исчезновение старых). Изменение деятельности приводит к изменению процессов, в процессах требует изменения в системе.
. функциональность системы (набор функций, которые может поддерживать система - от обработки информации до конкретных процессов, которые можно отслеживать в системе). Напрямую связана с областью деятельности организации и размером бизнеса. При изменении деятельности организации происходит изменение функциональности системы, при изменении размера бизнеса может возникнуть или отпасть необходимость систематической и электронной регистрации информации (например, если фирма производит всего несколько отгрузок в день, то не надо хранить статистики по тому, как качественно прибывает транспорт к заказчику - во время/ не во время, если же фирма отгружает по 40-50 или более грузовиков к заказчикам, то в этом случае просто необходимо вести статистику по количеству опозданий и работать по улучшению показателей, иначе качество сервиса может начать постепенно ухудшаться, что потенциально может привести к потере покупателей).
. моральное устаревание системы (старая версия меняется на новую).
Достаточно распространенная ситуация; часто бывает так, что новая версия информационной системы не только удобней в использовании, но и предоставляет более совершенные технические характеристики и более широкую функциональность.
. политика организации относительно стандартизации процессов в разных отделениях организации (подведение всех процессов под один стандарт и как следствие установка стандартной информационной системы). Данная причина характерна для компаний с большим количеством филиалов. Если компания стремится к стандартизации бизнес процессов (что имеет ряд существенных преимуществ, таких как экономия на использовании единого формата процессов и обработки данных, внедрение передового опыта, экономия при организации бизнес процессов в новых филиалах, широкие возможности для развития и перемещения сотрудников между филиалами и т.д.), то для нее кроме организации единого стандарта реализации бизнес процессов еще и необходимо установить единую систему, которая будет являться механизмом по реализации стандартного подхода, а также инструментом интеграции данных для анализа.
. интеграция различных областей деятельности организации (пример - интеграция в одну системы бухгалтерии и логистики). Данная причина связана с возможностью экономии на затратах ресурсов по ведению данных при объединении разных процессов, регистрируемых в организации на системном уровне.
. престижность использования новой системы. Может являться конкурентным преимуществом для организаций, работающих в сфере информационных технологий или услуг (особенно в сфере услуг по предоставлению информации).

3. Область изменения информационной системы
Под областью изменения информационной системы предлагается понимать ту сферу информационной системы, которая относится к определенной системе бизнес процессов в деятельности организации. Основываясь на опыте, полученном автором во время работы, можно определить следующий базовый набор сфер информационной системы:

. логистика

. бухгалтерский учет

. финансовый анализ

. учет кадров

. маркетинг