Шпaргалки по документальному обеспечению управления

| Категория реферата: Рефераты по менеджменту
| Теги реферата: шпоры по праву, диплом купить
| Добавил(а) на сайт: Pichushkin.

11. схемы расположения реквизитов по ГОСТу Р 6.30-97.
ГОСТ Р 6.30-2003( бывший ГОСТ Р 6.30-97 ) «Унифицирование системы документации. Унифицирование организационно-распределительных документов
Требование к оформлению документов ».
Перечисляет в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, входящих в унифицированную систему ОРД. Он определяет максимальный состав реквизитов документов и каждому реквизиту отводит строго определенное место на листе.

12. общая характеристика ОРД.
Среди большого разнообразия видов деловых документов, используемых на предприятиях и организациях, ОРД занимает центральное место. Можно сказать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в ОРД.
ОРД является наиболее широко используемым видом документации.
ОРД классифицируется на 3 группы:
- организационная документация (устав, положение, инструкция, штатное расписание)
- распорядительная документация (приказ по общим вопросам, распоряжениям)
- справочно-информационная документация (служебные письма, телеграммы, справки и т.д.).
Классификация ОРД позволяет обеспечить оперативный поиск документов, контроль за исполнением документов, создает условия для унификации.

13. характеристика организационных документов.
Исходя из данной группы документов, не сложно определить их главное назначение:
По средствам организационных документов осуществляется регламентация и документационное оформление таких вопросов, как создание организации и установление ее структуры, штатной численности и состава, порядок функционирования, взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка, их действие при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

14. документ «положение» (определение, реквизиты, правила составления).
Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права и обязанности организации, работы как на предприятии в целом, так и в его структурных подразделениях. В положении отражены права и обязанности отдельных должностных лиц.
Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 23, 24, (28).
Положения могут быть индивидуальные и типовые.
Индивидуальные положения чаще всего разрабатываются на основе типового.
Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений.
Исполнитель составляет проект положения, согласовывает с юридическим отделом. Если проект вызывает возражение, то их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе.
Проект положение предоставляют на утверждение руководителю предприятия, подписывает его руководитель структурного подразделения и разработчик.
Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.
Положение является сложным документом, как правило, типовое положение содержит в себе основные разделы:
- общие положения
- основные задачи
- функции
- права и обязанности
- руководство
- взаимоотношения, связи
- имущество, средство
- контроль, проверка, ревизия деятельности
- реорганизация и ликвидация деятельности
Оформляются положения на общем бланке предприятия.

15. документ «устав» (определение, реквизиты, правила составления).
Устав – юридический акт, который оформляет образование организаций и предприятий и определяется их структура, функции и правовое положение.
Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, (23), 24, (28).
Устав – это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики. Текст типового устава состоит из разделов:
- общие положения
- основные задачи
- функции
- права и обязанности
- руководство
- взаимоотношения, связи
- производственно-хозяйственная деятельность
- имущество, средство
- контроль, проверка, ревизия деятельности
- реорганизация и ликвидация предприятия.
Уставы государственных организаций, предприятий, учреждений утверждают выше стоящие органы (министерство, ведомство).
Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации.
Уставы частных предприятий утверждают владельцы, коллективы и регистрации в областных городских или районных администрациях.
Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций.

16. характеристика распорядительных документов.
Распорядительный документ играет очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.
Издание распорядительных документов обязательно. Во-первых, по организационным вопросам.
- по вопросам планирования
- производства
- строительства
- материально-технического сбыта и снабжения
- финансов и кредита
- труда и з/п.
Распорядительные документы носят административный характер, они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.
К распорядительным документам относятся:
- приказы
- распоряжения
- указания
- постановления и т.д.
Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурным подразделением, или отдельной специальной или рабочей группой.
Для подготовки проекта документа надо изучить суть вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект документа. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации.
Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

17. документ «приказ» (определение, реквизиты, правила составления).
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе едино начала, в целях разрешения основных задач, стоящих перед данными органами.
По содержанию и способам оформления, приказы делятся на:
- приказ по основной деятельности
- приказ по личному составу.
Приказы по личному составу используется для документирования, приема, перевода, увольнения и другого движения кадров.
Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (23), (24), (27), (28).
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:
- констатирующая
- распорядительная.
Приказы могут издаваться как по инициативе, так и для исполнения распорядительных документов выше стоящих организаций, органов власти и управления.
В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи, предписываемых приказом управленческих действий, даются объяснения необходимости исполнения приказа.
В приказах издаваемых для исполнения распорядительных документов выше стоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, №, заголовок к тексту этого документа.
Распорядительную часть начинают со слова «приказываю», которое пишут прописными буквами от левого поля, текст делят на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Распорядительные пункты строят последовательно, по схеме:

1) исполнитель (наименование должности, фамилия и инициалы или структурные подразделения в данном предприятии)

2) действие (главное в неопределенной форме осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.п.)

3) срок исполнения (приводится или в каждом пункте приказа, или выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий).
Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, фамилия, инициалы).
Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.
Проект приказа до подписания согласовывают (визируют) с руководителем структурного подразделения, зам.руководителя, отвечающего за данные вопросы, должностными лицами, ответственными за исполнение приказа, юрисконсультом. Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, если приказ затрагивает их интересы, дата приказа – это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель
(заместитель), если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.
Приказы оформляются на общих или специальных бланках.
18. документ «выписка из приказа» (определение, реквизиты, правила составления).
Выписка из приказа – это копия части документа, представляющая собой ту часть текста, которая нужна для работы.
Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (23), 26, (28).
Выписка из приказа полностью сохраняется, заглавная часть документа с добавлением слов «выписка из», проставляется № и дата подписания документа, дается константная часть, если она есть, со словом «приказываю», а затем тот текст, который соответствует данной выписке.
В конце выписки указывается наименование должности, фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего подлинник документа, но без его подписи.
Подписывается выписка должностным лицом, заверявшим его подлинную версию.
Обязательно указывается дата ее изготовления.

19. характеристика справочно-информационных документов.
К ним относятся акты, служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационным и распорядительным документам, информация, содержащаяся в справочно-информационных материалах, может побуждать к действию или могут быть лишь принятыми к сведению.

20. документ «служебное письмо» (определение, реквизиты, правила составления).
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов. Выделяют в связи особых способов передачи текстов, пересылается по почте.
Реквизиты: 08, 09, 10, 11, 12, 13, 15, 18, 20, (21), 22, (27), (28).
Письма используются в том случае, если не возможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).
По содержанию и назначению письма могут быть:
- инструкционные
- гарантийные
- информационные
- рекламные
- коммерческие
- письма запроса
- письма извещения
- письма приглашения и т.д.
Датой письма является дата его отправки, письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.
Текст письма должен бать простым, последовательным, убедительным и корректным. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение, приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверенны, цифровые данные – точны. Не точности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы.
Текст письма как правило состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводятся ссылки на факты, документы и т.д. В основной части письма излагается цель, просьба, предложение, сообщение, отказ и т.д.
Письмо освещает один вопрос, это упрощает работу с документом, регистрацию и исполнение. Поэтому, если с одним адресатом нужно решить несколько вопросов, то по каждому из них следует составить отдельные документ.
Несколько вопросов излагают в одном письме, только если они взаимосвязаны.
Письмо не должно превышать одну машинописную страницу для составления писем, факсов, используется специальный бланк формата А4, если текст не превышает 7-10 строк, то используется бланк А5.
Правильность письма в соответствии с его содержанием, нормативным актом, удостоверяется подписью руководителя организации (структурного подразделения), который несет за нее полную ответственность.

21. документ «акт» (определение, реквизиты, правила составления).

Акт – это документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленный факт события, действия.
Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, (16), 18, (19), 20, 21, 22, (23), (24),
(25), (28).
Акты бывают:
- ликвидации (учреждения, организации, предприятия)
- проверки
- приема – передачи (при смене руководства, передаче материальных ценностей)
- инвентаризации
- проведения испытания
- уничтожения (дела).
Акт как правило составляется комиссией, это может быть постоянно действующая комиссия или назначенная по указанию руководства. Приступив к работе, члены комиссии изучают суть вопроса. Акт м.б. составлен по указанию руководителя или выше стоящей организации на основании распорядительного документа (приказа). Текст акта делится на части: вводная – для всех актов одинаковая: в ней указывается основание для составления акта; лица, составившие акт и при необходимости – присутствующие при составлении акта.
Слово ОСНОВАНИИЕ печатается о левого поля, далее указывается состав комиссии. ФИО председателей указывают в алфавитном порядке с перечислением должностей и названием учреждения. После слова ПРИСУТСТВОВАЛИ, перечисляют в алфавитном порядке ФИО присутствующих.
В констатирующей части, которая начинается с абзаца, излагаются цели, задачи и суть проведенной работы, ее результаты. Эта часть акта м.б. оформлена в виде таблицы, позволяющей обеспечить высокую информативность текста. В некоторых актах текст м. иметь третью часть – выводы, заключения, предложения комиссии.
При необходимости, в конце текста даются сведения о количестве экземпляров и месте их нахождения. Акт подписывает председатель и все члены комиссии, а также все лица, принимавшие участие в составлении.
Дата место составления акта должна соответствовать дате и месту активного события, акт оформляется на общем бланке А4, внутренние акты м.б. оформлены не на бланке. Для ряда актов требуется подпись руководителя и заверение печатью предприятия.
С актом ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают в акте. После подписи составителей ставится отметка «с актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и дата».
Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи и недостачи груза иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, выполняется без помарок, подписок и зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, отвечающего за перевоз груза).

22. документ «договор» (определение, реквизиты, правила составления).
Договор – один из наиболее распространенных юридических документов, устанавливающий права, обязанности и ответственность за их выполнение.
Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 25.
Заключение договора обычно начинается с предложения его заключить, т.е. направления оферты.
Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки. Принятии предложения другой стороной считается акцептом (согласие). Обмен документами между сторонами может происходить по средствам почтовой, телеграфной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту.
Договорные отношения могут быть также установлены путем предоставления одной из сторон проекта договора, получив его, другая сторона рассматривает и если нет возражений, подписывает. Один экземпляр договора возвращается стороне, составившей проект. При составлении договоров и их заключении следует уделять особое внимание:
- четкая формулировка прав и обязанностей сторон
- возможность расторжения договора одной из сторон
- санкции к каждой из сторон за невыполнение обязательств
- соответствие пунктов договора Федеральному закону о защите прав потребителей и другим законодательным актам.
- соответствие подписей, печатей, дат, юридических адресов.
При указании цены договора, необходимо следовать требованиям статьи 317 ГК
РФ, устанавливающей, что денежные обязательства должны быть выражены в рублях. Допускается упоминание других валют, но только формулировки
(подлежит оплате в руб., сумме, эквивалентной сумме иностранных валют).
Несоблюдение этого правила приведет к признанию этого договора не действительным.
Коммерческий договор храниться 5 лет, после истечения срока договора или условий его выполнения. Договора на большую сумму или имеющие важное значение могут быть переданы в архив. Договор с иностранными партнерами с учетом разницы в сроках исковой ценности других стран следует хранить не менее 10 лет.

23. документ «справка» (определение, реквизиты, правила составления).
Это документ, подтверждающий какие либо факты или события.
Реквизиты: 08, 09, 10, 11, (12), (14), 15, (18), 20, (21), 22, (25), (28).
Виды справок:
- справки, подтверждающие и списывающие факты или события в производственной деятельности организации или предприятия. Эти справки составляют по указанию вышестоящей организации или по указанию руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей: В первой излагают факты, послужившие поводом для написания этой справки, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справках не приводят, это отличает их от докладной записки. Датой справки является дата ее подписания. Справки составленные по указанию вышестоящей организации подписывает руководитель, справки, составленные для руководителя – составитель, справки финансового характера – руководитель и главбух. Заверяют такие справки печатью. Справки, выходящие за пределы предприятия оформляются на общем бланке формата А4, а внутренние – на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами. Справки на производственную тематику составляют в двух экземплярах, один из которых направляют адресату, а второй подшивают в дело.
- справки, удостоверяющие юридические факты, подтверждающие место работы, учебы, занимаемой должности и т.д. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.
Отличительной чертой трафаретной справки является то, что адресат перемещен во вторую часть справки. Текст начинается с указания ФИО в именительном падеже. В конце справки указывают название организации, куда оно представляется, заверяется подписью и печатью.

24. документ «докладная записка» (определение, реквизиты, правила составления).
Это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 15, 18, 20, (21), 22, (27), (28).
По содержанию, д/з подразделяются на: инициативные, информационные, отчетные. Инициативные – составляются с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются не только какие- то факты, но и конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная д/з составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Отчетные д/з – информируют о завершении работы, выполнении указаний, распоряжений, результатах проверки и т.д.
Текст д/з делится на 2 части:
- изложение факто, послуживших причиной составления д/з.
- выводы и мнения составителя.
Текст д/з может состоять только из одной части, если речь идет об общеизвестных фактах. Оформление д/з зависит от ее адресата: если она адресована руководителю данного предприятия, то считается внутренней и пишется на листе бумаги формата А4 или А5 с помощью компьютера, машинописным или рукописным способом, подписывает ее автор-составитель.
Если документ выходит за пределы организации (в вышестоящую организацию), то считается внешним, и оформляется на общем бланке организации, формата
А4, подписывается руководителем организации. Датой д/з считается дата ее подписания. д/з по основным вопросам предприятия хранится 5 лет.

25. документ «объяснительная записка» (определение, реквизиты, правила составления).
Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа, плана, отчета, проекта ли объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Реквизиты: (08), 10, 11, (12), 15, (18), 20, 22, (28). о/з можно разделить на 2 группы:
- документы, чаще всего сопровождающиеся основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке предприятия и подписываются руководителями.
- составляют о/з по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков, поведения отдельных лиц. Текст таких о/з должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства, как и внутренние д/з, они оформляются на чистых листах бумаги, подписывают составители.

26. документ «заявление» (определение, реквизиты, правила составления).
Это документ, адресованный организации или должностному лицу, и содержащий изложение какого-либо вопроса.
Реквизиты: 10, 11, 15, 20, (21), 22, (28).
Документ может иметь форму просьбы, заявления, жалобы.
З. о приеме на работу составляется в произвольной форме и пишется как правило от руки или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4.
На заявлении о приеме на работу ставится резолюция руководителя и виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста. З. поступает в отдел кадров или должностному лицу, который работает с документами по кадрам, а затем издается приказ о приеме на работу.
З. о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, а в небольших организациях может составляться в произвольной форме, и написано от руки. З. о предоставлении учебного или академического отпуска, отпуска по уходу за членами семьи и т.п. должно содержать в тексте указание на соответствующие документы.

27. документ «доверенность» (определение, реквизиты, правила составления).
Документ, предоставляющий доверенному лицу право на совершение каких-либо действий от имени доверителя. Официальные доверенности выдаются для совершения сделок, подписания документов, получения товарно-материальных или денежных ценностей или др. действий от имени предприятия.
Реквизиты: 08, 09, 10, 11, 12, 20, 22, 25.
В тексте официальной доверенности указывается должность, паспортные данные должностного лица, организация, в которой производится действие по доверенности; вид действия; образец подписи лица, получившего доверенность и срок действия доверенности.
Если действие, указанное в доверенности имеет отношение к денежным или материальным ценностям, то она подписывается руководителем предприятия и главбухом, заверяется печатью. Доверенность может быть оформлена на бланке предприятия или на стандартном бланке, как правило, машинописным способом или от руки.
Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение з/п и др. выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пособий, стипендий, пенсий и т.д. Такие доверенности не требуют нотариального заверения.
Реквизиты личной доверенности: 10, 11,20, 22, 25, 26.
В тексте такой доверенности указывается:
- ФИО лица, выдавшего доверенность
- ФИО лица, которому выдали доверенность
- наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности
- содержание доверенности.
Удостоверение личной доверенности производится руководителем организации, по устному заявлению заинтересованного лица. При этом руководитель должен установить личность человека, который предоставляет доверенность на засвидетельствование по документам, удостоверяющим личность доверенного лица.
Доверенность удостоверяется в одном экземпляре. При выдаче денег по доверенности, кассир обязан проверить паспорт или заменяющий его документ, удостоверяющий личность получателя.
Максимальный срок действия доверенности – 3 года, если не указан срок ее действия, то она сохраняет силу в течение 1 года со дня выдачи.
Доверенность считается недействительной, если не указан срок выдачи.

28. документ «расписка» (определение, реквизиты, правила составления).
Документ, удостоверяющий получение каких-либо ценностей (денег, вещей, документов и т.п.).
Реквизиты: 10, 11, 20, 22.
Текст расписки состоит из указания должности, ФИО лица, получившего ценности, затем данные лица, выдавшего ценности; перечисление ценностей, с указанием количества, а иногда и цены, которая пишется цифрами и в скобках прописью.
Составляется в одном экземпляре и хранится у лица, предоставлявшего ценности. При утрате ценностей она является основанием к их взысканию.
Расписка подтверждает не только факт предоставления ценностей, но и дату их сдачи. На предприятиях торговли, расписки составляются в тех случаях, когда полученные от поставщика товары взяты на ответственное хранение.

29. документ «телеграмма» (определение, реквизиты, правила составления).
Обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особой передачей текста (по телеграфу).
Реквизиты: 10, 12, 15, 20, 22. Эти реквизиты помещают над чертой, в той части телеграммы, которая подлежит оплате.
Реквизиты: 08, 09, 11, 22, 25 – неоплаченные.
Категория и вид телеграммы указывается перед адресатом: простая, правительственная, срочная, с уведомлением о вручении. Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прибыть к адресату за срок до 3 часов, а простая – до 6. Телеграммы подписываются руководителем организации или его заместителем.
Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления.
Телеграммы печатают на чистом листе бумаги или на специальном бланке в 3 экземплярах: 1 – передают на телеграф; 2 – подшивают в дело канцелярии; 3 – передают в бухгалтерию.
Текст телеграммы печатается на 1 стороне через 2 интервала прописными буквами, между словами делается пропуск 2 удара. Текст печатается начиная с абзаца, далее – красная строка. Исправления, переносы, абзацы – не допускаются. Текст должен излагаться сжато, и состоять из одного логического элемента – заключения. Лишь в исключительных случаях можно допустить краткое доказательство.
Пишется телеграмма особым телеграммным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания, если знаки препинания необходимы, то они пишутся сокращенно, строчными буквами – тчк, зпт, квч и т.п.
Цифровые данные, в том числе даты в тексте указывают словами, чтобы избежать искажений при передаче. Заканчивается указанием ее индекса.

30. документ «телефонограмма» (определение, реквизиты, правила составления).
Обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особой передачей текста (по телефону и записывается получателем).
Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 15, 14, 20, 22. А также должность, фамилию передавшего телефонограмму, № телефона и время передачи.
Телефонограммы передают несложные тексты до 50 слов, чаще всего – это приглашения, напоминания о совещании. Текст должен быть кратким, четко сформулированным и не содержащим труднопроизносимых слов. Подписывается телефонограмма руководителем или ответственным лицом. Телефонограмма составляется в 1 экземпляре на чистом листе бумаги и специальном бланке.
Передающий зачитывает текст, а принимающий – записывает и принимает повторным чтением, при этом указываются все знаки препинания. Принимающий телефонограмму несет ответственность за правильность записи, содержания и направления на исполнение. После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу – исполнителю.

31. документ «протокол» (определение, реквизиты, правила составления).
Это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, (16), 18, 20, (21), 22, (23), (28).
В зависимости от вида заседания выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая. Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопроса, фамилии докладчиков и принятые решения, рекомендуется вести только в таких случаях, когда заседание стенографируется.
Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по каждому вопросу.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание доклада и выступлений участников заседания. Все высказывания, мнения, прозвучавшие реплики и вопросы, замечания, позиции; позволяет документировать подробную картину заседания.
Все виды протоколов оформляются на общем бланке формата А4. датой протокола является дата заседания, если оно продолжалось несколько дней, то датой протокола включает дата начала и окончания.
Номером протокола является порядковый номер заседания, заголовок к тексту, как правило отражает вид заседания и согласуется с названием документа.
Текст протокола состоит из двух частей: вводная и основная.
Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.
Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии – председатель, секретарь присутствовали. Эти слова пишут с большой буквы от левого поля. Фамилии присутствующих располагают в алфавитном порядке, через запятую и в строчку, если присутствующих более чем 7-10 человек, то указывают их общее количество и рядом пишут, регистрационный лист прилагается. К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. водная часть заканчивается повесткой дня. Словосочетание «повестка дня» пишется от левого поля, заглавными буквами, с красной строки начинают запись пункта повестки дня, нумеруют их арабскими цифрами, вопросы располагают по степени важности и сложности. Каждый вопрос должен быть конкретизирован.
Основная часть протокола строится по схеме: слушали – выступили – постановили (реже РЕШИЛИ), при чем для каждого вопроса в отдельности, которые пишут прописными буквами от левого поля. После них ставится двоеточие, перед словом СЛУШАЛИ ставиться порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждается несколько вопросов. С красной строки пишут фамилию и инициалы докладчика в именительном падеже. Затем ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада или сообщение. Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого изложения доклада пишут, доклад прилагается.
После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступавших в именительном падеже. После, с большой буквы пишут содержание выступлений, которые излагаются от первого, третьего лица и в безличной форме. Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают, выступление прилагается. «вопросы и ответы» фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ, слова вопрос и ответ не пишут, записывают ФИО выступающего и краткое содержание вопроса или ответа.
Завершающей частью протокола является постановление, начинают эту часть со слова ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ, которые пишут от левого поля и отделяют от предыдущей части текста двумя интервалами.
Постановляющую часть строят по схеме ДЕЙСТВИЕ – ИСПОЛНИТЕЛИ – СРОК.
Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с красной строки.
В ходе заседания, обычно составляется черновик протокола. В течение 5 дней протокол уточняется, добавляется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывает председатель и секретарь. Протоколы хранятся не менее
10 лет и могут передаваться в архив.

32. документ «выписка из протокола» (определение, реквизиты, правила составления).
Это документ, представляющий собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.
Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (25), 26, (28).
Выписки из протокола воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий обсуждение вопроса, часть СЛУШАЛИ, часть ПОСТАНОВИЛИ. Выписку подписывает секретарь, он же составляет заверительную надпись, состоящую из слова ВЕРНО, указание должности лица, заверяющего выписку, личные подписи, расшифровки и даты. Если выписка предоставляется в другую организацию, то она заверяется печатью.